Kontrole zewnętrzne

Data publikacji 03.10.2006

Protokół kontroli RIO przeprowadzonej w dniach 30.01.2006r. - 07.04.2006r.

 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W ŁODZI

 

 

 

 

 

Numer egzemplarza:

1

 

 

 

PROTOKÓŁ
KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ
I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

 


Jednostka kontrolowana:

Urząd Miasta Brzeziny

 

 

Termin kontroli:

30.01.2006r. – 07.04.2006r.

 

 

Kontrolujący (imię, nazwisko, stanowisko służbowe):

Urszula Podrażka-Krawczak – st. inspektor kontroli

Bogusław Wenus- inspektor kontroli

 

 

Okres objęty kontrolą

2004-2005

 

 

Numer i data upoważnienia:

WK 601/2/10/2006 z dnia 11.01.2006r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Uwaga!
Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.

 

 

 

 

 

I.                    Informacje wstępne

Miasto Brzeziny jest położone w środku Województwa Łódzkiego, obejmuje obszar 21,68 km2. Na koniec 2004 roku zamieszkiwało w nim 12.492 mieszkańców, w tym 6.545 kobiet i 5.947 mężczyzn. Struktura wieku mieszkańców, od 0 do 18 lat 2.608 osób, od 18 do 65 lat 8.312 osób i powyżej 65 lat 1.572 osoby. Stopa bezrobocia dla Powiatu Brzezińskiego na koniec 2004r. wynosiła 20,8%, zarejestrowanych jako bezrobotni było 2.580 osób, w tym 1.330 bezrobotnych z terenu miasta, na koniec 2005 roku stopa bezrobocia wynosiła 18,0 %, jako bezrobotni zarejestrowano 2.196 osób, w tym 1.144 bezrobotnych zamieszkałych w mieście Brzeziny.  

Urząd Miasta znajduje się przy ul. Sienkiewicza 16, 95-060 Brzeziny, numer telefonu 046 874-22-24 lub 046 874-35-29, został on zarejestrowany w systemie Regon i posiada numer identyfikacyjny 750148615 nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi Oddział w Brzezinach. Numer identyfikacji podatkowej NIP 833-00-05-565 nadany przez Urząd Skarbowy w Brzezinach.

Niniejszy protokół kontroli stanowi dokumentację przeprowadzenia kontroli kompleksowej Urzędu Miasta Brzeziny obejmującej lata 2004 i 2005.

II.                  USTALENIA OGÓLNE

1.      Kierownictwo jednostki

Przewodniczący rady miasta

Przewodniczącym Rady Miasta Brzeziny w okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2004-2005 był p. Andrzej Kurczewski, wybrany uchwałą nr I/1/02 Rady Miasta z dnia 19 listopada 2002 roku.

W dniu 19 listopada 2002 roku Rada Miasta uchwałą nr I/2/02 wybrała Wiceprzewodniczących Rady w osobach: Tadeusz Barucki i Marcin Pluta.

Burmistrz miasta i zastępcy

Miejska Komisja Wyborcza w Brzezinach wystawiła zaświadczenie o wyniku wyborów przeprowadzonych w dniu 10 listopada 2002 roku wynika z niego, że na Burmistrza Miasta wybrana została p. Ewa Mądra. Na sesji Rady Miasta w dniu 19 listopada 2002 roku złożyła ona przed Radą Miasta ślubowanie, obejmując tym samym obowiązki Burmistrza.

Pani Burmistrz podpisała w dniu 20 listopada 2002 roku Zarządzenie nr 1/02 w sprawie powołania p. Grzegorza Raczyńskiego na Zastępcę Burmistrza Miasta. W dniu 24 lutego 2004 roku Burmistrz Miasta podpisała Zarządzenie nr 18 w sprawie odwołania p. Grzegorza Raczyńskiego z funkcji Zastępcy Burmistrza.

W dniu 5 maja 2005 roku Pani Burmistrz podpisała Zarządzenie nr 46/05 w sprawie powołania p. Anny Durańskiej na Zastępcę Burmistrza na okres od 6 do 16 maja 2005 roku, następne zarządzenie w sprawie powołania p. Anny Durańskiej na Zastępcę p. Burmistrz podpisała w dniu 18 lipca 2005 roku na okres od 20 do 22 lipca i od 28 do 29 lipca 2005 roku.

Skarbnik miasta

Skarbnikiem Miasta Brzeziny jest p. Grażyna Mela, powołana uchwałą Rady Miasta nr XV/90/03 z dnia 30 grudnia 2003 roku. Burmistrz Miasta powierzyła obowiązki głównego księgowego określone w art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 15 poz. 148 z późn. zm.) w zakresie czynności, uprawnień i odpowiedzialności podpisanym przez p. Grażynę Mela w dniu 31.12.2003r.

Sekretarz miasta

 Funkcję Sekretarza Miasta pełni od dnia 28 czerwca 1993 roku p. Grażyna Dziedzic powołana przez Radę Miasta uchwałą nr 34 z dnia 28 czerwca 1993 roku.

2.      Gminne  jednostki organizacyjne
i prawnoorganizacyjne formy ich działalności

Zgodnie z zapisami zawartymi w § 5 Statutu Gminy Miasto Brzeziny Burmistrz Miasta prowadzi rejestr jednostek organizacyjnych powołanych w celu wykonywania zadań własnych gminy. W tutejszym urzędzie prowadzone są dwa rejestry, rejestr jednostek organizacyjnych i rejestr instytucji kultury. Jako jednostki budżetowe wpisano:

- Przedszkole nr 1,

- Przedszkole nr 3,

- Szkołę Podstawową nr 1,

- Szkołę Podstawową nr 2,

- Gimnazjum,

- Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej.

W formie zakładu budżetowego działalność prowadzi Międzyszkolna Kryta Pływalnia. Miejską Bibliotekę Publiczną i Muzeum Regionalne wpisano w rejestrze instytucji kultury.

Miejska Biblioteka Publiczna w Brzezinach prowadzi działalność na podstawie statutu zatwierdzonego uchwałą Rady Miejskiej nr XXVI/2/2001 z dnia 30 stycznia 2001 roku w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Juliana Tuwima w Brzezinach, zmienionej następnie uchwałą nr XIX/19/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 roku o zmianie uchwały w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Juliana Tuwima w Brzezinach. Statut ten opracowano w oparciu m.in. o przepisy:

·       ustawy z dnia 9 kwietnia 1968 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 12, poz.63 z późn. zm.),

·       ustawy z dnia 25 października 1990 roku o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej ( tekst jednolity z 2001r. Dz. U. nr 13, poz.123).

W rozdziale IV pn. Gospodarka finansowa biblioteki w § 16 zapisano, że „Biblioteka prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”, w § 17, że „Działalność Biblioteki jest finansowana z budżetu Gminy Miasta Brzeziny, z uzyskanych przychodów, środków otrzymanych od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł”. Kserokopia statutu stanowi załącznik nr 2 do protokołu.

Kontroli poddano plan finansowy biblioteki na 2005 rok, został on przedstawiony przez Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w piśmie Nz.I-4/1/2005 z dnia 3 lutego 2005 roku skierowanym do Burmistrza Miasta. Zamieszczono w nim wydatki w wysokości 291.010,00 zł, w podziale na poszczególne paragrafy, dotacja z budżetu w kwocie 290.000,00 zł + 1.010,00 zł - saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. Kserokopia budżetu na 2005 rok stanowi załącznik nr 3 do protokołu.

 

Muzeum Regionalne w Brzezinach prowadzi działalność w oparciu o statut nadany przez Radę Miasta uchwałą nr XXXI/29/2001 z dnia 29 czerwca 2001 roku w sprawie nadania Statutu Muzeum Regionalnemu w Brzezinach, który opracowano m.in. na podstawie przepisów ustaw z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. nr 13, poz. 123). W rozdziale V pn. Majątek i finanse w § 14 zapisano, że „Muzeum prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”, w § 16, że „Działalność Muzeum jest finansowana z budżetu Gminy Miasta Brzeziny, z uzyskanych przychodów, środków otrzymanych od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł”. Kserokopia statutu stanowi załącznik nr 4 do protokołu.

Przeprowadzono kontrolę planu finansowego złożonego w Urzędzie Miasta przez Dyrektora Muzeum p. Jerzego Kołodziej, (budżet na 2005 rok został przedstawiony w piśmie M.Reg.I-3/1/05 z dnia 15 marca 2005 roku) zaplanowano w nim wydatki jednostki w wysokości 286.462,00 zł, przychody z dotacji w wysokości 280.000,00 zł, saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. na kwotę 6.462,00 zł.

Kserokopia budżetu na 2005 rok stanowi załącznik nr 5 do protokołu.

 

W podjętej w dniu 27 stycznia 2005 roku przez Radę Miasta uchwale budżetowej nr XXIX/1/05 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Miasta Brzeziny na 2005 rok w załączniku nr 9 ustalono plan dotacji dla instytucji kultury na 2005 rok. Udzielenie dotacji zaplanowano w dziale 921 dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w rozdziale 92116 w wysokości 290.000,00 zł, dla Muzeum Regionalnego w rozdziale 92118 w wysokości 280.000,00 zł. Kserokopia wyciągu z uchwały budżetowej i uchwał zmieniających budżet stanowi załącznik nr 5 do protokołu.

W toku kontroli ustalono, że obsługa księgowa biblioteki i muzeum prowadzona jest w Urzędzie Miasta w Wydziale Finansów przez młodszego referenta p…………., w programie księgowym wykorzystywanym do obsługi urzędu, w dziale 921 rozdziale 92116 - biblioteka i 92118 - muzeum. W kasie tutejszego urzędu sporządzane są odrębne raporty kasowe dotyczące wydatków dokonywanych przez muzeum i bibliotekę. Na podstawie analizy dokumentów dotyczących wydatków ujętych w raporcie kasowym nr 198/05 z dnia 27 kwietnia 2005 roku sporządzonym dla biblioteki i raporcie nr 199/05 z dnia 27 kwietnia 2005 roku sporządzonym dla muzeum ustalono, że Dyrektorzy biblioteki i muzeum sprawdzali tylko faktury oraz inne dokumenty dotyczące wydatku pod względem merytorycznym, natomiast zatwierdzenia danego wydatku do wypłaty dokonywała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra. Dla powyższych jednostek prowadzone są odrębne rachunki bankowe w banku PEKAO S.A., obsługującym również Urząd Miasta, upoważnienie do dysponowania środkami na tych rachunkach posiadała p. Burmistrz i na podstawie jej dyspozycji dokonywane były wypłaty środków z tych rachunków. Zatem Dyrektorzy opisanych wyżej instytucji kultury nie byli dysponentami środków dotacji przyznanych przez Radę Miasta, nie gospodarowali samodzielnie środkami finansowymi przyznanymi do dysponowania, co naruszało postanowienia wynikające z art.27 ust.1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Kserokopia raportów kasowych nr 198/05 i 199/05 z 27 kwietnia 2005 roku z wybranymi dokumentami dotyczącymi wydatków stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Kserokopia wyciągów z rachunków bankowych wraz z fakturami dotyczącymi największych (kwotowo) wydatków oraz karta wzorów podpisów, stanowi załącznik nr 8 do protokołu. Miejska Biblioteka Publiczna ma rachunek bankowy o numerze ……………………………., Muzeum Regionalnego o numerze ……………………………..

Wyjaśnienie w sprawie prowadzenia w Urzędzie Miasta ewidencji księgowej instytucji kultury oraz dysponowania przez p. Burmistrz środkami finansowymi zawartymi w budżetach tych instytucji, stanowi ono załącznik nr 9 do protokołu.

Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że od początku działalności instytucji kultury ich obsługę księgową prowadzi Urząd Miasta, co podyktowane było zmniejszeniem kosztów funkcjonowania tych instytucji oraz racjonalnego i gospodarnego wydatkowania środków z budżetu miasta.

Przeprowadzono kontrolę sprawozdań finansowych złożonych za 2005 rok i stwierdzono:

1.         Sprawozdanie z działalności Miejskiej Biblioteki Publicznej podpisane zostało przez Dyrektor p. Danutę Wylazłowską, wynika z niego, że:

dochody instytucji ogółem wynosiły 433.731 zł, w tym:

·          dotacja z budżetu miasta 397.000 zł,

·          dotacja z Ministerstwa Kultury 18.000 zł, otrzymana przez bibliotekę na podstawie porozumienia nr 6082 zawartego w dniu 31 sierpnia 2005 roku pomiędzy Ministrem Kultury a Gminą Miasto Brzeziny w ramach programu pn. Promocja czytelnictwa. Środki z porozumienia wpłynęły na rachunek bankowy Urzędu Miasta w dniu 10 października 2005 roku, w dniu 12 tego miesiąca zostały przekazane na rachunek bankowy biblioteki. W dniu 30 listopada 2005 roku zostało podpisane przez p. Burmistrz i przesłane do Ministerstwa Kultury rozliczenie z wykorzystania dotacji, ponadto w dniu 31.01.2006r. p. Burmistrz podpisała sprawozdanie końcowe z realizacji programu Promocja Czytelnictwa. Z powyższych dokumentów wynika, że kwota dotacji została wykorzystana w całości w 2005 roku,

·          środki z Fundacji im. St. Batorego 1.760 zł, przekazane do biblioteki na podstawie umowy z dnia 24 czerwca 2005 roku zawartej pomiędzy fundacją a Miejską Biblioteką Publiczną, która zobowiązała się do przeznaczenia środków przyznanych w ramach   grantu na zakup literatury humanistycznej i przedłożenia do końca 2005 roku 2005 roku sprawozdania z ich wykorzystania. Ustalono, że środki wykorzystano w terminie,

·          saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. wynosiło 1.010 zł,

·          dochody własne 15.961 zł, składały się na nie:

-        przychody 11.680,61 zł z tytułu dostarczania energii cieplnej innym podmiotom, w budynku biblioteki w 2005 roku zainstalowano kotłownię olejową, której moc pozwala na sprzedaż energii Urzędowi Stanu Cywilnego, Państwowej Szkole Muzycznej i Towarzystwu im. św. Brata Alberta,

-        czynsz z tytułu wynajmu lokali w wysokości 1.427,61 zł,

-        odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym w wysokości 732,88 zł.

Kserokopia sprawozdania biblioteki za 2005 rok, wydruku z ewidencji wydatków i ewidencji dochodów jednostki, wyciąg z rachunku bankowego z dnia 30.09.2005r. i 27.08.2005r. - przekazania dotacji za miesiąc wrzesień stanowi załącznik nr 10 do protokołu.

2. Sprawozdanie przedłożone przez Muzeum Regionalne:

dochody ogółem 309.226 zł, w tym:

dotacja z budżetu 300.000 zł,

saldo rachunku bankowego na 1.01.2005r. wynosiło 6.462 zł,

wpływy z usług 2.764 zł, składały się na nie:

- dochody z opłat za przeprowadzenie kursu tańca towarzyskiego i za wynajem garażu w wysokości 1.085,68 zł,

- odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym 1.677,96 zł. Na podstawie wydruku z ewidencji dochodów jednostki i wyciągów z rachunku bankowego ustalono, że najwyższe odsetki w wysokości 176,51 zł jednostka osiągnęła sierpniu, dotację na ten miesiąc z Urzędu Miasta przekazano w dniu 9.08.2005r. w wysokości 23.330 zł, saldo początkowe na rachunku bankowym w tym dniu wynosiło 42.926,16 zł, saldo końcowe 66.256,16 zł. 

Kserokopia sprawozdania muzeum za 2005 rok, wydruku z ewidencji wydatków i dochodów jednostki, wyciąg z rachunku bankowego z dnia 9.08. i 31.08.2005r. stanowi załącznik nr 11 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie przekazywania na rachunek bankowy muzeum środków finansowych w sytuacji niewykorzystania przez instytucję posiadanych środków złożyła Burmistrz Miasta, stanowi ono załącznik nr 9 do protokołu.

Z wyjaśnienia wynika, że w Urzędzie Miasta przyjęto zasadę przekazywania dotacji dla instytucji kultury w równych miesięcznych ratach, Pani Burmistrz potwierdziła również, że odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych instytucji kultury stanowiły ich przychody własne, które były następnie przeznaczane na wydatki własne związane z funkcjonowaniem instytucji kultury.

 

Ponadto na podstawie analizy sprawozdań za 2005 rok złożonych przez opisane instytucje kultury oraz wyciągów z rachunków bankowych sporządzonych na 31.12.2005r. wynika, że:

1.  Na rachunku bankowym biblioteki pozostawały środki finansowe w wysokości 38.622 zł, minus (-) saldo początkowe tego rachunku na 1.01.2005 r. 1.010 zł, minus (-) przychody własne 15.961 zł, pozostałe kwota w wysokości 21.651 zł – były to środki z budżetu Miasta Brzeziny.

2.      Na rachunku muzeum pozostały środki w wysokości 26.083,62 zł, minus saldo początkowe na 1.01.2005r. 6.462,00zł, minus przychody własne 2.764 zł, pozostałe kwota w wysokości 16.857,62 zł to środki z dotacji z budżetu miasta.

Zatem jednostki nie wykorzystały na koniec 2005 roku dotacji przekazanych im przez Urząd Miasta. Z ustnego wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Miasta p. Grażynę Mela wynika, że do dnia przeprowadzenia kontroli niniejszego zagadnienia, tzn. 15 lutego 2006 roku instytucjom kultury nie były przekazywane środki finansowe na prowadzenie przez nie działalności.

Stan środków finansowych na rachunkach bankowych tych jednostek na koniec 2004 roku przedstawiał się następująco, na rachunku biblioteki pozostała kwota 265,00 zł, jednostka osiągnęła w 2004 roku przychody z usług w wysokości 1.857,00 zł, na rachunku muzeum pozostała kwota 283,00 zł, przychody z usług w wysokości 2.040 zł.

Kserokopia wyciągów z rachunków bankowych jednostek na 31.12.2005r. stanowi załącznik nr 12. Kserokopia sprawozdań za 2004r. załącznik nr 13 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie nie egzekwowania zwrotu niewykorzystanej części dotacji przez instytucje kultury złożyła Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra stanowi ono załącznik nr 14 do protokołu. Pani Burmistrz w wyjaśnieniu potwierdziła ustalenia dokonane w trakcie kontroli. W 2006 rok zaplanowano mniejsze kwoty dotacji dla instytucji kultury, z uwagi na fakt niepełnego wykorzystania kwot dotacji w 2005 i przeznaczenia tych środków na wydatki w pierwszych miesiącach 2006 roku.

Na podstawie sprawozdań z wykonania budżetu przez instytucje kultury w 2005 roku stwierdzono, że poza dotacją z Urzędu Miasta uzyskiwały one jeszcze przychody z innych źródeł, zatem na podstawie art.27 ust.4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej plany działalności tych instytucji powinny zawierać także plany przychodów z uwzględnieniem np. przychodów z tytułu usług poza przychodami z tytułu dotacji, plany kosztów, plany remontów i konserwacji środków trwałych, czy plany inwestycji.

 

 

W trakcie kontroli ustalono, że na terenie Miasta Brzeziny funkcjonują trzy spółki prawa handlowego, których 100 % udziałów posiada kontrolowana jednostka:

-          Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o. powołany po reorganizacji Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Brzezinach, dokonanej uchwałami Rady Miejskiej z dnia 10 września 1996 roku nr 58/96, z dnia 28 listopada 1996 roku nr XXVIII/78/96 i z dnia 18 marca 1997 roku nr XXXI/17/97. W §9 aktu notarialnego repetytorium nr 212/1997 stanowiącego akt założycielski spółki ustalono, że 100 % udziałów objęło Miasto Brzeziny,

-          Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. utworzona z dniem 1 września 1999 roku uchwałą Rady Miasta nr VIII/30/99 z dnia 31 maja 1999 roku. Akt założycielski spółki został podpisany w Kancelarii Notarialnej w Rawie Mazowieckiej w dniu 30 lipca 1999 roku, określono w nim m.in., że Miasto Brzeziny jako założyciel obejmuje wszystkie udziały spółki,

-          Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. utworzona na podstawie uchwały Rady Miejskiej nr 41 z dnia 10 grudnia 1994 roku w sprawie wyboru organizacyjno-prawnej formy działalności wykonywanej dotychczas przez Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Brzezinach, w §1 uchwały zapisano, „Dokonać prywatyzacji przedsiębiorstwa komunalnego pod nazwą Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Brzezinach i przekształcić je w jednoosobową spółkę gminy z ograniczoną odpowiedzialnością”. Akt notarialny repetytorium A nr 683/1995 dotyczący przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego został podpisany w dniu 22 grudnia 1995 roku, w §9 zapisano, że kapitał zakładowy Spółki należy od chwili przekształcenia w całości do Miasta Brzeziny.

Unormowania wewnętrzne

         Statut gminy

W okresie objętym kontrolą organizację wewnętrzną i tryb pracy organów Gminy określał Statut Gminy Miasto Brzeziny zatwierdzony uchwałą Rady Miasta nr III/26/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku, zmieniony następnie uchwałą Rady nr XVI/1/04 z dnia 28 stycznia 2004 roku.

Regulamin organizacyjny urzędu

Organizację i zasady funkcjonowania urzędu określały następujące Regulaminy Organizacyjne Urzędu Miasta wprowadzone:

-                      Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 30 z dnia 31 marca 2003 roku,

-                      Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 140/2004 z dnia 29 grudnia 2004  roku, zmieniony następnie Zarządzeniem nr 108 z dnia 7 września 2005 roku.

Obowiązujący w trakcie przeprowadzania kontroli regulamin określa;

-                      zasady wykonywania funkcji kierowniczych w urzędzie,

-                      organizację wewnętrzną urzędu,

-                      zadania realizowane przez wszystkie komórki urzędu,

-                      zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych,

-                      zasady postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych,

-                      organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli,

-                      zasady podpisywania pism i decyzji. 

W wewnętrznej strukturze urzędu wyodrębniono następujące komórki organizacyjne: Wydział Organizacyjny (Or), Wydział Finansowy (Fn), Wydział Inwestycji (In), Wydział Infrastruktury i Gospodarki Mieniem (IGM), Wydział Spraw Obywatelskich (SO) i Urząd Stanu Cywilnego (USC), ponadto samodzielne stanowiska pracy: ds. obsługi Rady Miasta (RM), ds. oświaty, kultury i sportu (OK), ds. kontroli (FK) i ds. społecznych i działalności gospodarczej (SDG).

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów

W okresie objętym kontrolą obowiązywała w jednostce Instrukcja w sprawie obiegu dokumentów finansowo-księgowych i ewidencji środków rzeczowych w Urzędzie Miasta Brzeziny wprowadzona Zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 119 z dnia 20.10.2003r., zmieniona wymienionymi zarządzeniami:

nr 4 z dnia 8 stycznia 2004 roku,                                                              

nr 49 z dnia 20 maja 2004 roku,

nr 100 z dnia 10 września 2004 roku,

nr 6 z dnia 31 stycznia 2005 roku,

nr 44 z dnia 4 maja 2005 roku,

nr 47 z dnia 5 maja 2005 roku,

nr 86 z dnia 18 lipca 2005 roku.

Począwszy od 30 września 2005 roku obowiązuje w jednostce Zarządzenie nr 119 z dnia 30 września 2005 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny, którym zatwierdzono i wprowadzono do użytku wewnętrznego:

Zakładowy Plan Kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego i jednostki budżetowej,

Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych,

Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

Instrukcję w sprawie gospodarki kasowej,

Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym

Rada Miasta nie określiła na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata. W przypadku podejmowania takich czynności, były one dokonywane każdorazowo za zgodą Rady.

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł

W toku kontroli ustalono, że Burmistrz Miasta w dniu 30 grudnia 2005 roku podpisała Zarządzenie nr 161 zatwierdzając Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowania terroryzmu. Wyszczególniono w niej m.in.: przykładowe operacje finansowe, które mogły wskazywać na wprowadzanie do legalnego obrotu finansowego środków finansowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, wyznaczono koordynatora ds. współpracy z GIIF, określono obowiązki koordynatora i pracowników jednostki w przypadku stwierdzenia podejrzenia wystąpienia operacji finansowych polegających „...na praniu brudnych pieniędzy”.

Zasady składania oświadczeń woli – pełnomocnicy.

W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta wprowadzonym Zarządzeniem Burmistrza nr 140/2004 w rozdziale VIII pn. Zasady podpisywania pism ustalono, że Burmistrz podpisuje:

-          zarządzenia,

-          wystąpienia i pisma kierowane do organów władzy i administracji publicznej oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta,

-          pisma kierowane do posłów i senatorów,

-          decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

-          odpowiedzi na skargi i wnioski,

-          odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

-          pisma dotyczące spraw urzędu, nie zastrzeżone na rzecz innego organu,

-          korespondencję i materiały kierowane celem publikacji w mediach.

Ponadto p. Burmistrz mogła upoważnić pracowników urzędu do występowania w jej imieniu oraz wydawania decyzji administracyjnych. W toku kontroli ustalono, że upoważnień takich udzielono:

·         Skarbnikowi Miasta p. Grażynie Mela do:

wydawanie decyzji administracyjnych ustalających podatek od nieruchomości, leśny, rolny i łączne zobowiązanie pieniężne oraz określających wysokość zobowiązania pieniężnego,

wydawania postanowień w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Finansowego Urzędu Miasta,

podpisywania w imieniu Burmistrza Miasta korespondencji w sprawach należących do właściwości Wydziału Finansowego,

wydawania zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Finansowego.

Sekretarzowi Miasta p. Grażynie Dziedzic do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Infrastruktury,

Naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich p. Elżbiecie Matczak do wydawania zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do podpisywania w imieniu Burmistrza Miasta korespondencji w sprawach należących do właściwości wydziału,

inspektorowi p. Danucie Zielińskiej do wydawania dowodów osobistych w imieniu Burmistrza Miasta oraz zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Wydziału Spraw Obywatelskich,

inspektorowi p. Grzegorzowi Maślanko do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy materialnej dla uczniów,

inspektorowi p. Annie Nowowiejskiej do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego oraz łącznego zobowiązania pieniężnego w 2004 roku.  

Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej (finansowej).

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne

Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej określały w kontrolowanej jednostce: 

-          „Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta”- regulamin wprowadzony w życie zarządzeniem nr 18 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 31 grudnia 2002 roku, określający zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, przestrzegania wewnętrznych unormowań jednostki, pobierania i gromadzenia dochodów w tym podatkowych, udzielanie zamówień publicznych, planowanie i realizację inwestycji, gospodarowanie majątkiem jednostki i jego ochronę,

-          „Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Brzeziny”, z którego wynikał hierarchiczny (pionowy i poziomy) podział stanowisk pracy, oraz odpowiedzialność poszczególnych wydziałów i ich kierowników za realizację  przypisanych im zadań. W powyższym regulaminie opracowano zakres działania Wydziału Finansowego, którego pracownicy m.in. są odpowiedzialni za  egzekucję dochodów podatkowych, kontrolowanie i analizę wykonywania budżetu, nadzorowanie i bieżącą kontrolę realizacji planów finansowych jednostek budżetowych i zakładu budżetowego. Z zapisów działu V ust. 8 regulaminu wynika, że w jednostce funkcjonuje samodzielne stanowisko ds. kontroli, do obowiązków którego należy przeprowadzanie kontroli procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środkami publicznymi urzędu, jednostek podległych Miasta i spółek Miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

-          „Instrukcja w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Brzeziny”, w której określono dokumenty, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych oraz zasady obiegu dowodów księgowych,

-          „Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta Brzeziny”. Zgodnie z powyższą, odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi pracownik Wydziału Organizacyjnego –p. …………………………………….(zakres czynności podpisany w dniu 2.08.2004 i aneks z dnia 31.12.2004 rok), na którym również spoczywa obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy, ponoszą pracownicy na każdym stanowisku pracy,

-          „Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Brzeziny”, określająca dokumentację kasową, zasady przyjmowania wpłat i dokonywania wypłat, zasady ochrony wartości pieniężnych i czynności kontrolne dotyczące kasy ( inwentaryzacja kasy, kontrole doraźne),

-          Zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, w tym pracowników Wydziału Finansowego. W opracowanych zakresach  uwzględniono sprawowanie czynności kontrolnych przez poszczególnych pracowników w zakresie prowadzonych zagadnień. Zadania określone dla Wydziału Finansowego w regulaminie organizacyjnym, znajdują odzwierciedlenie  w zakresach obowiązków pracowników tego wydziału. W zakresach czynności każdego pracownika znajduje się zapis dotyczący obowiązku sprawowania zastępstwa w przypadku nieobecności innego pracownika wydziału. Każdy pracownik wydziału ma ustalone zastępstwo w przypadku swojej nieobecności.                      

Opracowane przez jednostkę i wdrożone regulacje dotyczące kontroli finansowej, obejmowały wszystkie obszary działania jednostki a mianowicie: odnosiły się do procesów związanych z gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków, gospodarowanie majątkiem. Szczegółowa analiza treści procedur kontroli wykazała, że uwzględnia on poszczególne etapy sprawowanej kontroli tj. etap wstępny, etap bieżący i etap następczy. Kontrola na etapie wstępnym dokonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej przez właściwych pracowników, a udokumentowaniem jej jest sporządzana karta wydatku wraz z jego uzasadnieniem. Kartę podpisuje Skarbnik i zatwierdza kierownik jednostki. Kontrola bieżąca sprawowana na etapie realizacji zadania przez merytorycznie odpowiedzialnych za realizację zadań pracowników zgodnie z zakresem czynności, natomiast kontrolę następną sprawuje pracownik ds. kontrolki finansowej. Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej zajmuje w jednostce p. ……………………….., któremu zgodnie z zakresem czynności podpisanym przez ww. w dniu 1 czerwca 2003 roku, powierzono przeprowadzanie kontroli następczych w zakresie gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych przez Urząd, jednostki organizacyjne, z uwzględnieniem kryterium legalności, gospodarności i celowości, gospodarowania majątkiem jednostki oraz w zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych. Kserokopia zakresu czynności ww. stanowi załącznik nr 15 do niniejszego protokołu kontroli.

W ramach procedur związanych z kontrolą finansową, Skarbnik ustala zgodność operacji gospodarczych i finansowych z planami finansowymi oraz kompletność i rzetelność dokumentów finansowych, dokumentując przeprowadzenie kontroli złożeniem podpisu na kontrolowanym dokumencie. Powyższe uregulowania znajdują odniesienia w zakresie czynności opracowanym dla Skarbnika Miasta, gdzie w części II pkt. 1 zakresu zapisano: „Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej, bieżącej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków, wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmian, wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności  i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych”.

Burmistrz Miasta Brzeziny powierzył obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości Skarbnikowi Miasta p. Grażynie Meli. W punkcie 1 części I opracowanego zakresu czynności dla w/w (zakres czynności podpisany w dniu 31.12.2003 roku) ujęto zapis: „Prowadzenie rachunkowości jednostki i miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającymi na: „organizowaniu sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów, bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej, nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące się”.

W § 21 pkt 18 instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych określono zasady rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych. Z powyższych unormowań wynika obowiązek składania wszystkich dokumentów potwierdzających fakt zakupu składników majątkowych, zakupu usług w sekretariacie urzędu, gdzie wpływający dokument ujęty zostaje w rejestrze i opatrzony pieczęcią z datą wpływu i odpowiadającym mu numerem z rejestru. Po dokonaniu wstępnej dekretacji dokumentów przez kierownika jednostki, dokumenty finansowe powinny trafiać do wydziału finansowego, które w tym samym dniu lub dniu następnym są dekretowane na poszczególne stanowiska pracy. Zdaniem kontrolujących jest to nieuzasadnione wydłużanie obiegu danego dokumentu. Dokument wstępnie zadekretowany przez kierownika jednostki  powinien trafiać do merytorycznego wydziału, a następnie do wydziału księgowości.  

W celu sprawdzenia przestrzegania przyjętych wyżej procedur dotyczących rejestracji wpływających dokumentów, czy ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych podlegają dokumenty określone w instrukcji i czy realizacja operacji gospodarczych jest autoryzowana przez osoby upoważnione, przeanalizowano wybrane dokumenty finansowo-księgowe z 2004 i 2005 roku. Zasady wyboru próby dokumentów do kontroli opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym rozrachunków. Powyższa analiza wykazała, że:

-          z ujętych  w ewidencji księgowej w miesiącu grudniu 2004 roku 29 dokumentów finansowo-księgowych, 7 dokumentów (faktur, rachunków) nie wpisano do rejestru dokumentów wpływających, a mianowicie nie ujęto w rejestrze: f-ry nr 3/2004/P z dnia 22.12.2004 rok, f-ry nr 6324 z 16.12.204 rok, f-ry nr 4110617196, f-ry VAT F01417/04 z 28.12.2004 roku, faktury nr 2004/422, f-ry 22/2004 z 26 listopada 2004 roku, rachunku nr 92/04 z dnia 20 grudnia 2004 roku. Faktury te nie posiadały daty wpływu do jednostki. Data wpływu pozostałych dokumentów była zgodna z ewidencją wpływających dokumentów. Z ujętych w ewidencji księgowej w miesiącu grudniu 2005 roku 33 dokumentów, jeden dokument nr 1280/05 z 29 grudnia 2005 roku, nie został zaewidencjonowany w rejestrze dokumentów wpływających do jednostki i nie posiadał daty wpływu,

-          przeanalizowane dokumenty spełniały wymogi dokumentów określonych przez kierownika jednostki w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Na ich podstawie dokonywano zapisów w księgach rachunkowych,

-          wszystkie skontrolowane dokumenty posiadały akceptację (zatwierdzenie) ich realizacji (wypłatę gotówki czy polecenie przelewu) przez kierownika jednostki (Burmistrza Miasta). Autoryzacji operacji finansowych w jednostce dokonuje Burmistrz Miasta. Nie przekazano stałego upoważnienia do dokonywania  autoryzacji operacji finansowych innym osobom. W przypadku dłuższej nieobecności Burmistrza (urlop), przekazała jednorazowo upoważnienie do podpisywania realizacji operacji gospodarczych i finansowych na czas swojej nieobecności p. A Durańskiej.

Wymieniana wyżej funkcjonująca w jednostce instrukcja w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, opisuje obieg dokumentów dotyczących dokumentowania wypłaty wynagrodzeń, wypłaty zaliczek, zakupu towarów i usług, sprzedaż towarów i usług, dokumentowanie zmian majątku trwałego, inwentaryzacji. W celu skontrolowania przestrzegania przyjętych rozwiązań przeanalizowano drogę obiegu następujących dokumentów:

-          faktura VAT nr 02111/241/PE/DO/05 z dnia 31.12.2005 roku za nadane przesyłki listowe. Faktura wpłynęła do Urzędu w dniu 6 stycznia 2006 roku. Zewidencjonowana w rejestrze dokumentów wpływających pod numerem 100. Wstępnej dekretacji dokumentu dokonała 6.01.2006 roku Burmistrz Miasta kierując fakturę do Wydziału Organizacyjnego. A więc dokument trafia bezpośrednio do merytorycznego wydziału, a nie jak zapisano w instrukcji do Wydziału Finansowego. Sprawdzenia pod względem prawidłowości merytorycznej dokumentu i jej zgodności z umową nr 01373/Z/HK/05 dokonała podinspektor wydziału p. ………………….. W dniu 10 stycznia 2006 roku, sprawdzenia formalno-rachunkowego dokonał pracownik Wydziału Finansowego p…………….,  następnie dokument podpisała Skarbnik Miasta i zatwierdziła do wypłaty Burmistrz. W dniu 10 stycznia 2006 roku dokonano polecenia przelewu. Dokument ujęto w księgach rachunkowych w dniu 10 stycznia 2006 roku, nadając mu numer wyciągu W-273 poz. 11,

-          faktura VAT nr 86/J/2005 z dnia 21 grudnia 2005 roku, za wykonanie robót objętych w protokole odbioru robót z dnia 21.12.2005 roku przy realizacji inwestycji pn.: „Budowa odkrytego boiska sportowego w Brzezinach przy ul. Sportowej nr 1”. Faktura wraz z protokołem odbioru robót wpłynęła do jednostki w dniu 21 grudnia 2005 roku, co potwierdza data wpływu na dokumencie i  poz. książki korespondencji 7006. Fakturę zadekretowaną przez p. Burmistrz przekazano do Wydziały Inwestycji. Na fakturze potwierdził wykonanie robót inspektor nadzoru oraz prawidłowość merytoryczną  wykonanego zadania i zgodność z umową nr 174/2005 z dnia 12 lipca 2005 roku, stwierdziła inspektor Wydziału Inwestycji p. ……………… w dniu 27 12.2005 roku.  W tym samym dniu przekazano dokument do Wydziału Finansowego, co potwierdza data kontroli formalno-rachunkowej, dokonanej przez pracownika tegoż wydziału p…………….. Tak opisaną fakturę podpisała Skarbnik Miasta oraz zatwierdziła wydatek do wypłaty p. Burmistrz. Fakturę opłacono poleceniem przelewu w dniu 27 grudnia 2005 roku i w tym dniu zaewidencjonowano w księgach rachunkowych nadają mu numer W 269 poz. 20,

-          polecenie księgowania Pk nr 263 z dnia 31.12.2005 roku. Przyjęcie na stan środków trwałych programu ADOBE PHOTOSTOH – jako wartość niematerialną i prawną (konto 020). Polecenie księgowania w instrukcji obiegu dokumentów jest wymienione jako dowód księgowy rozliczeniowy. Nie określono drogi jego obiegu. Powyższe polecenie sporządził pracownik Wydziału Finansowego, podpisała Skarbnik Miasta. Na poleceniu ujęto pozycję w księdze inwentarzowej, pod którą przyjęto powyższy program. Wg ustnych wyjaśnień p. Skarbnik, zostanie dokonana weryfikacja obowiązującej instrukcji i ujęte odpowiednie zapisy uwzględniające obieg wszystkich funkcjonujących w jednostce dokumentów,

-          wniosek o zaliczkę z dnia 4 stycznia 2005 roku. Obieg powyższego dokumentu został określony w § 13 rozdziału IV instrukcji. Wniosek o zaliczkę wypisał pracownik Wydziału Organizacyjnego ubiegający się o jej wypłatę, konieczność jej wypłaty zatwierdziła Sekretarz Urzędu - nadzorująca prace Wydziału Organizacyjnego, pod względem prawidłowości formalno-rachunkowej podpisała Skarbnik Miasta i kwotę zaliczki do wypłaty zatwierdziła Burmistrz Miasta. Wypłatę zaliczki z kasy, potwierdziła na dokumencie kasjerka, podając adnotację o ujęciu dokumentu w raporcie kasowym nr 9 pod poz. 6. Pobierająca zaliczkę pokwitowała jej odbiór, składając jednocześnie zobowiązanie o jej terminowym rozliczeniu, i upoważniając do potrącenia nierozliczonej zaliczki z najbliższego wynagrodzenia,

-          raport kasowy nr 628/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku. Obieg i zasady jego sporządzania określa § 23 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. Raport sporządzony z zachowaniem ciągłości numeracji dla roku obrotowego, dowody kasowe zaewidencjonowane na bieżąco w układzie chronologicznym. Wypełniony i zamknięty raport, podpisała kasjerka i przekazała za potwierdzeniem odbioru księgowej p. ……………... Kopia raportu pozostała w kasie w bloku raportów. Wszystkie dokumenty załączone do raportu posiadały numer i pozycję, pod którą je zapisano w raporcie. Pod datą sporządzenia raportu, ujęto go w księgach rachunkowych.

Znajomość przez pracowników zasad oraz procedur związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli finansowej, jest najistotniejszym elementem jego funkcjonowania. Dlatego też Skarbnik Miasta w imieniu Pani Burmistrz zapoznała pracowników Wydziału Finansowego z obowiązującymi procedurami i instrukcjami  regulującymi zasady gospodarki finansowej i procedurami kontroli finansowej, co potwierdzili pracownicy podpisując stosowne oświadczenie. Informacja i oświadczenia stanowią załącznik nr 16 do niniejszego protokołu kontroli.

Przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad kontroli i ich efektywność, badano w trakcie analizy poszczególnych zagadnień merytorycznych, a mianowicie w trakcie kontroli wydatków osobowych, wydatków na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi, wydatków związanych z realizowanymi inwestycjami, gromadzonych dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych i stwierdzono, że analizy i wprowadzenia dodatkowych unormowań wymagają procedury kontroli dokumentów związanych z rozliczaniem dotacji udzielonych na dofinansowanie zadań realizowanych przez podmioty pozarządowe. Nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przyjętych rozwiązań odnotowano również przy realizacji wydatków inwestycyjnych. Powyższe opisano w merytorycznych rozdziałach niniejszego protokołu.

Ustalenia dokonane w odniesieniu do funkcjonowania procedur kontrolnych zostały przedstawione również w teście załączonym do protokołu.

Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych

Zarządzeniem nr 24/04 z dnia 1 marca 2004 roku, Burmistrz Miasta Brzeziny wprowadziła procedury kontroli jednostek organizacyjnych Miasta Brzeziny. Zgodnie z powyższym jednostki organizacyjne podlegają kontroli, które z upoważnienia i na polecenie Burmistrza Miasta przeprowadzają inspektor ds. kontroli wewnętrznej i merytoryczni pracownicy Urzędu Miasta. Kontrole w jednostkach organizacyjnych są przeprowadzane w oparciu o zatwierdzony przez Burmistrza okresowy plan kontroli wewnętrznej, realizowany przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej. Zgodnie z zapisami § 4 i 5 przedmiotowych procedur, kontrola wydatków jednostek organizacyjnych powinna obejmować nie mniej niż 5% wydatków w każdym roku i być przeprowadzana przynajmniej raz na 2 lata, uwzględniając materiały źródłowe w zakresie 5% wydatków z każdego roku.

Podstawę przeprowadzania czynności kontrolnych stanowić powinno pisemne upoważnienie wydane przez Burmistrza Miasta.

Dokumentem przeprowadzenia kontroli jest protokół sporządzany w 3 egzemplarzach, po jednym dla kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, burmistrza i kontrolującego. Analizie poddano protokoły z przeprowadzonych przez inspektora p. …………………… kontroli w 2005 roku, udokumentowanych protokołami:

-          Nr KF –1/01/2005 z kontroli przeprowadzonej w MOPS na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta z dnia 13.01.2005 roku. Tematem kontroli była prawidłowość opłat za pobyt w Domu Pomocy Społecznej podopiecznych MOPS. Nie wydano zaleceń pokontrolnych,

-          Protokół nr KF 4/2005 z kontroli wydatków MOPS w 2004 roku. Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta nr Or.1032-10/2005 z dnia 15.04.2005 roku. Wartość skontrolowanych wydatków stanowiła 16,1 % wykonanych w 2004 roku. W powyższym protokole odnotowano fakt objęcia kontrolą zagadnień związanych z funkcjonowaniem kontroli finansowo-księgowej. Brak wniosków z kontroli w tym zakresie. Nie odniesiono się do tego, czy procedury funkcjonują czy też nie, czy są przestrzegane i czy dostosowano je do struktury jednostki. Nie wydano zaleceń pokontrolnych. O wyjaśnienie w powyższej kwestii poproszono inspektora przeprowadzającego kontrolę. Zgodnie z treścią ustnego wyjaśnienia, brak nieprawidłowości w powyższym zagadnieniu, uznane zostało przez ww. za niewymagające dodatkowych adnotacji.

-          Protokół nr 9/2005 z dnia 14 listopada 2005 roku, z kontroli wydatków budżetowych Przedszkola nr 3, poniesionych w 2004 roku. W protokole dokonano oceny wewnętrznego systemu kontroli, z której wynika, iż system kontroli w zakresie wydatków funkcjonuje prawidłowo, natomiast budziły wątpliwości rozwiązania w zakresie procedur kontrolnych dotyczących „gospodarki żywnościowej”. W powyższej kwestii zostały wydane zalecenia pokontrolne. Wartość skontrolowanych przez inspektora wydatków stanowiła 27,6% wydatków wykonanych przez Przedszkole w 2004 roku.

-          Protokół nr KF-11/2005 z dnia 7 listopada 2005 roku z kontroli przestrzegania zasad rozliczania dotacji udzielonej Brzezińskiemu Klubowi Sportowemu „Start”. Kontrolę przeprowadził w siedzibie Klubu zespół kontrolny w skład którego wchodzili pracownicy merytoryczni Urzędu i inspektor ds. kontroli.

-          Protokół nr KF-12/05 z dnia 14 grudnia 2005 roku, z kontroli wydatków poniesionych przez Gimnazjum w 2004 roku. Dokonano oceny funkcjonujących w jednostce procedur kontroli i stwierdzono nieprawidłowości (na dokumentach źródłowych odnotowano brak uzasadnień poniesionych wydatków,). Powyższe znalazło odzwierciedlenie w wydanych przez Burmistrza Miasta w dniu 9 lutego 2006 roku zaleceniach pokontrolnych (pismo KF-3340-2/06). Przeprowadzona kontrola obejmowała 7,8% wykonanych przez jednostkę wydatków z 2004 roku.

Ponadto inspektor ds. kontroli wewnętrznej, skontrolował prawidłowość postępowania przy wyborze wykonawców na wykonanie zadań inwestycyjnych realizowanych przez Miasto: Wybór zarządcy nieruchomości należących do Miasta Brzeziny, II etap termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach, Rozbudowa parkingu przy Urzędzie Miasta Brzeziny, Wymiana stolarki I piętra w budynku przy ul Sienkiewicza 11, Wykonanie koncepcji rozdziału kanalizacji sanitarnej i deszczowej w m. Brzeziny. W żadnym z protokołów z przeprowadzonych kontroli nie odnotowano nieprawidłowości.

Zgodnie z zapisami zarządzenia Burmistrza nr 24/04 z 1 marca 2004 roku, inspektor ds. kontroli przeprowadza kontrole w oparciu o plan pracy zatwierdzony przez Burmistrza. Przedłożony kontrolującym plan pracy nie został zatwierdzony. Kserokopia planu kontroli stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli. Ponadto jak wynika z zapisów protokołu (w miejscu „podstawa kontroli” ujmowano zapis „plan kontroli na 2005 rok”), kontrole, które wynikały z planu kontroli, przeprowadzano bez upoważnienia wystawionego przez Burmistrza Miasta, co pozostawało w sprzeczności z unormowaniami wynikającymi z § 6 zarządzenia nr 24/04, zgodnie z którym „kontrolujący po przybyciu do jednostki ma obowiązek przedstawić kierownikowi jednostki upoważnienie do przeprowadzenia kontroli”. Kserokopia przykładowego protokołu oraz zarządzenia nr 24/04 stanowią załącznik nr 18 do niniejszego protokołu.    

Z 9 jednostek organizacyjnych podległych Miastu, w 2005 roku skontrolowano tylko trzy jednostki: MOPS, Przedszkole nr 3 i Gimnazjum obejmując kontrolą zakres 5% wydatków, ale tylko z roku 2004. Skoro z zapisów zarządzenia wynikała częstotliwość kontroli co dwa lata, to w związku z powyższym kontrolą w 2005 roku powinna być objęta przynajmniej połowa podległych jednostek a zakres kontroli powinien obejmować okres dwóch lat. O wyjaśnienie czy  i jak zrealizowano obowiązek kontroli wobec jednostek organizacyjnych wynikający z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym kontroli należy poddać wszystkie jednostki organizacyjne w zakresie co najmniej 5% wydatków poniesionych w każdym roku, kontrolujący poprosili Burmistrza Miasta, które stanowi załącznik nr 19 do niniejszego protokołu kontroli. Od 1 stycznia 2006 roku do powyższych zagadnie ma zastosowanie art.187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104). Zgodnie z treścią wyjaśnienia p. Burmistrz, p…………….- inspektor ds. kontroli, oprócz zadań kontrolnych wykonuje w jednostce zadania w zakresie obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego. W roku 2005 jak wyjaśnia p. Burmistrz, znacznie wzrosła ilość zadań związanych z bezpieczeństwem ludności i miasta, dlatego by ograniczyć czas przeprowadzanych kontroli, poleciła zmniejszyć zakres i ilość wykonywanych w 2005 roku kontroli. Pozostałe nieskontrolowane jednostki objęte zostaną kontrolą w roku 2006.

Kontrola wykonywana przez Komisję Rewizyjną

Zasady przeprowadzania kontroli przez Komisję Rewizyjną, sposób dokumentowania ich przeprowadzenia, określa dział V ustęp 2,3,4,5,6 Statutu Miasta Brzeziny. Zgodnie z powyższym Komisja Rewizyjna przeprowadza kontrole kompleksowe, problemowe i sprawdzające na podstawie ustalonego i zatwierdzonego przez Radę Miasta planu pracy. Zgodnie z § 80 pkt 2 ust.2 Statutu, Rada może podjąć decyzje w sprawie przeprowadzenia kontroli nie objętej planem pracy. Czynności kontrolnych w zakresie kontroli kompleksowej dokonują zespoły kontrolne, składające się co najmniej z dwóch członków komisji. Kontrole problemowe i sprawdzające powinny być przeprowadzane przez co najmniej dwóch członków komisji. Kontrole przeprowadzane są na podstawie pisemnych upoważnień wydanych przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, w którym określa się podmiot kontroli, jej zakres oraz osoby oddelegowane do sprawowania kontroli. Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie czynności kontrolnych jest protokół kontroli sporządzony w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, Protokół powinien zawierać: dane podmiotu kontrolowanego, personalia przeprowadzających kontrole, termin trwania kontroli, zakres kontroli, przebieg i wynik kontroli (stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole). Protokół może zawierać wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli. Ponadto komisja zgodnie z zapisami Statutu, sprawuje funkcje kontrolne na posiedzeniach zwoływanych przez jej przewodniczącego zgodnie z planem pracy. Ta forma pracy komisji również jest dokumentowana stosownymi protokołami.

Plan pracy Komisji Rewizyjnej na rok 2005, zatwierdziła Rada Miasta uchwałami nr XXVIII/140/04 z dnia 28 grudnia 2004 rok na I półrocze i uchwałą nr XXXIV/53/05 z dnia 29 czerwca 2005 roku na II półrocze.

Z przedłożonych kontrolującym protokołów z prac komisji wynika, że Komisja Rewizyjna w Mieście Brzeziny  pracowała w 2005 na posiedzeniach co zostało odnotowane w następujących protokołach:

-          protokół z dnia 24 stycznia 2005 roku, którego tematem była analiza projektu budżetu Miasta na 2005 rok i analiza projektu Miejskiego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 22 lutego 2005 roku, którego tematem było rozliczenie finansowe dotacji udzielonych dla organizacji pozarządowych, rozliczenie zaległości podatkowych za 2004 rok, oraz ulg w zapłacie podatku (umorzenia),

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 21 marca 2005 roku, którego tematem było analiza sprawozdania z wykonania budżetu Miasta za 2004 rok i wypracowanie wniosku w sprawie absolutorium, analiza dokumentów dotyczących zadania związanego z wycinką drzew na terenie Miasta Brzeziny,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 21 kwietnia 2005 roku, w trakcie którego analizowano projekt zmiany nazwy ulicy Armii Czerwonej w Brzezinach, oraz opinię RIO o sprawozdaniu z wykonania budżetu i wniosku komisji,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 9 maja 2005 roku, na którym zakończono analizę dokumentów dotyczących wycięcia drzew prowadzonych w Brzezinach w 2004 roku. W wyniku posiedzenia skierowano do p. Burmistrz Miasta pisemne zapytanie w zakresie powyższej sprawy,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 30 maja 2005 roku, którego tematem była działalność spółek Miasta: Zakładu Usług Komunalnych, Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej i Towarzystwa Budownictwa Społecznego,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 28 czerwca 2005 roku, na którym ustalano zakres prac komisji w II półroczu, dokonano analizy realizacji inwestycji miejskich prowadzonych w I półroczu 2005 roku, sprawa budowy i utylizacji śmieci, analizowano skargę naczelnego obserwatora  koluszkowsko-brzezińskiego na działalność Burmistrza Miasta w sprawie funkcjonowania BIS-u, pismo grupy mieszkańców w sprawie dopłat za wodę i analiza odpowiedzi Burmistrza w sprawie wycięcia drzew prowadzonego w 2004 roku,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 18 lipca 2005 roku w trakcie którego kontynuowano analizę skargi na działalność Burmistrza w zakresie funkcjonowania „BIS”,

-          protokół z wyjazdowego posiedzenia komisji z dnia 16.08.2005 roku, odbytego w Sądzie Rejonowym w Łodzi, w sprawie powołania na likwidatora Spółdzielni Właścicieli Nieruchomości VIP w Brzezinach p. Ewę Mądrą,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 29 sierpnia 2005 roku, tematem którego była analiza sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Brzeziny za I półrocze 2005 roku, z informacjami o zaległościach podatkowych i ulgach w zapłacie podatków, opracowanie sprawozdania z półrocznej pracy komisji, analiza skargi grupy mieszkańców na działalność Burmistrza Miasta,

-          protokół z posiedzenia komisji odbytego w dniu 27 września 2005 roku, którego tematem było: rozliczenie wydatków poniesionych na obchody Dni Ziemi Brzezińskiej, analiza dochodów i wydatków BIS za 2004 rok i I półrocze 2005 roku, realizacja przez organ wykonawczy uchwał Rady Miasta Brzeziny za II półrocze 2004 i I półrocze 2005,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 25 października 2005 roku, na którym dokonano kontroli zaległości podatkowych oraz zaległości z opłat za dzierżawę p. …………………………….,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 28 listopada 2005 roku , w trakcie którego analizowano projekt budżetu na 2006 rok, analiza projektów uchwał w sprawach stawek podatkowych, oraz analiza informacji o stanie mienia komunalnego,

-          protokół z posiedzenia komisji z dnia 19 grudnia 2005 roku, tematem którego było opracowanie projektu planu pracy Komisji Rewizyjnej na I półrocze 2006 roku.    

Kontrole zewnętrzne

Kontrole przeprowadzone przez RIO

Ostatnią kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Brzeziny, przeprowadzili inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 16.05.2002 rok do 26.07.2001 roku. Kontrolą objęto dokumentację źródłową z roku 2000 i 2001. W okresie od 21.01.2004 roku do 16.02.2004 roku, inspektorzy RIO w Łodzi przeprowadził w Urzędzie Miasta Brzeziny, kontrolę sprawdzającą wykonanie zaleceń pokontrolnych sformułowanych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w okresie wymienionym wyżej oraz kontrolę doraźną w zakresie prawidłowości udzielania zamówień publicznych. W okresie od 17.06 do 2.07.2004 roku inspektorzy kontroli RIO przeprowadzili kontrolę doraźną, obejmującą swym zakresem zagadnienia związane z gospodarowaniem majątkiem, realizacją zadań związanych z gospodarowaniem odpadami oraz udzielaniem zamówień publicznych.

Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty - lata 2004 - 2005

Z książki kontroli prowadzonej w Urzędzie Miasta Brzeziny wynika, że w latach 2004-2005 roku w Mieście Brzeziny, kontrolę w zakresie gospodarki finansowej przeprowadzał Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w zakresie prawidłowości wykorzystania środków z udzielonych pożyczek inwestycyjnych oraz środków pochodzących z umorzeń pożyczek: kontrole z dnia 8.07.2004r.,-realizacja umowy pożyczki nr 48/OW/P/, z dnia 23.11.2004r.,- kontrola realizacji umowy pożyczki nr 159/WP/OW/04, z dnia 2.12.2004r.,- kontrola realizacji umowy pożyczki nr 135/OW/P/, z dnia 9.02.2005r.,-  kontrola realizacji umowy nr 85/OA/P/02 i 262/)W/P/04, z dnia 11.03.2005r.,- kontrola realizacji umowy nr 262/OW/P/04, z dnia 15.05.2005r., kontrola realizacji umowa nr –139/OA/04, z dnia 14.07.2005r.,- kontrola wniosku nr NO50516W, z dnia 6.09.2005r.,- kontrola umowy pożyczki na budowę ul Orzeszkowej  Konopnickiej, z dnia 28.10.2005r.,- kontrola realizacji umowy nr 116/OA/P/2005, z dnia 29.11.- 1.12. 2005r., kontrola realizacji umowy nr 116/OA/P/ II etap, z dnia 15.12.2005r., - kontrola realizacji umowy nr 107/OW/P.

Bank wykonujący obsługę bankową jednostki.

Wybór banku

W toku kontroli ustalono, że w latach 2004-2005r. bankową obsługę budżetu Miasta Brzeziny, wykonywał Bank Polski Kasa Opieki S.A Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi ul. Strykowska 5 Bank Polski Kasa Opieki S.A. I Oddział w Brzezinach ul. Piłsudskiego 2/8.

Wyboru banku dokonano w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Burmistrza Miasta w dniu 1 kwietnia 2004 roku, a przedmiotem zamówienia była bankowa obsługa budżetu Gminy Miasto Brzeziny i jej jednostek organizacyjnych. Wartość zamówienia ustalona przez zamawiającego to 44.400,00zł, która wynikała z wyliczenia kosztów obsługi bankowej w okresie trzech lat.

Załącznikami do specyfikacji były:

-          wzór oferty,

oświadczenie o spełnianiu warunków art.22 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych,

wzór umowy.

Zamawiający ustalił dwuetapowy tryb oceny ofert tj. I etap – ocena w zakresie wymagań formalnych i kompletności ofert, II etap – ocena merytoryczna wg kryteriów. Kryteria określone przez zamawiającego to:

A) oprocentowanie środków gromadzonych na rachunkach oraz lokat krótkoterminowych – waga 45%, punkty obliczane wg wzorów podanych w specyfikacji, a ostateczną notę kryterium wyliczano wg wzoru: suma punktów oferty badanej : sumę oferty max x 100 x 45%,

B) koszty prowadzenia bankowej obsługi rachunków- waga kryterium 45%, wyliczane wg wzoru - cena najniższa : cenę oferty  badanej x 100 x 45%,

C) dostępność usług – waga 10%, ilość przyznanych punktów określał szablon przedstawiony tabelarycznie, natomiast ostateczną notę kryterium wyznaczano wg wzoru: suma punktów oferty badanej : sumę punktów oferty najkorzystniejszej x 100 x 10%.

Ogłoszenie o przeprowadzaniu przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 30.03.1004 roku, zamieszczone na stronie internetowej jednostki w dniu 31 marca 2004r., oraz opublikowane w gazecie lokalnej BIS. W ogłoszeniu zawarto informacje zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert ustalono na dzień 16 kwiecień 2004 rok do godz. 12 00.  

W wyznaczonym terminie ofertę złożył jeden oferent - Bank Polska Kasa Opieki S.A. I Oddział Brzeziny. Oceny oferty dokonała komisja przetargowa powołana zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 5/04 z dnia 14.01.2004 rok, ze zmianami składu osobowego komisji, określonymi w zarządzeniu nr 35/04 z dnia 14.04.2004 rok. Z przeprowadzonego postępowania przetargowego sporządzono protokół, z którego wynika, że oferta Bank Polska Kasa Opieki S.A. I Oddział Brzeziny, spełniała wymogi specyfikacji oraz ustawy Prawo zamówień publicznych i została wybrana do obsługi bankowej jednostki. Wynik pracy komisji zatwierdziła Burmistrz Miasta w dniu 6 maja 2004r., a 7 maja 2004 roku wysłano do oferenta zawiadomienie o wyborze jego oferty. Ogłoszenie o rozstrzygnięciu przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta. Wybór banku zatwierdziła Rada Miasta w dniu 28 kwietnia 2004 roku, uchwałą nr XX/44/04 w sprawie wskazania banku prowadzącego obsługę bankową Gminy Miasto Brzeziny. W dniu 14 maja 2004 roku, pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Panią Burmistrz E. Mądrą, a Bankiem Polska Kasa Opieki S.A Centrum Klientów Korporacyjnych w Łodzi ul. Strykowska 5, Bank Polski Kasa Opieki S.A. I Oddział w Brzezinach ul. Piłsudskiego 2/8, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta, została podpisana umowa nr Fn 49/04 na bankową obsługę budżetu Miasta Brzeziny i jednostek organizacyjnych na okres trzech lat.

Rachunki bankowe

Stan środków finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2004 rok i na 31.12.2005 rok, przedstawia poniższa tabela. Salda końcowe wykazane na poszczególnych kontach tych rachunków są zgodne z saldami kont ewidencji księgowej.

Lp.

Nazwa rachunku bankowego

Numer rachunku bankowego

Stan środków na 31.12.04r.

Numer rachunku bankowego

Stan środków na 31.12.05r.

1.

Rachunek bieżący Urząd Miasta Brzeziny

 

724.273,99

 

684.356,03

2.

Rachunek bieżący ZFŚS

 

1.332,99

 

13.049,12

3

Rachunek bieżący Urząd Miasta Brzeziny

 

0,00

 

31.825,10

4.

Muzeum Regionalne

 

6.462,24

 

26.083,62

5.

Muzeum Regionalne - ZFŚS

 

3,71

 

4,22

6.

Miejska Biblioteka Publiczna

 

1009,99

 

38.622,11

7.

Miejska Bibli. Publiczna - ZFŚS

 

97,01

 

64,27

8.

Gimnazjum

 

222,94

 

147,48

9.

Szkoły - ZFŚS

 

27.989,15

 

21.799,20

10.

Szkoła Podst. Nr 1

 

102,37

 

167,00

11.

Szkoła Podst. Nr 2

 

191,28

 

53,27

12.

Przedszkole Nr 1

 

128,21

 

31,77

13.

Przedszkole Nr 3

 

251,40

 

166,55

14.

Przedszkola - ZFŚS

 

182,00

 

1.022,89

15.

Gimnazjum - Socrates

 

2.761,11

 

8.527,76

16.

Rachunki

depozytowe

śr. specjalny

 

60.902,11

 

--------

17.

Rachunki depozytowe

GFOŚ

 

23.048,88

 

 

5.342,26

18.

Rachunki depozytowe

 

22,01

 

8.681,74

19.

Rachunki depozytowe

 

27.521,19

 

8.022,43

20.

Rachunki depozytowe

 

13.378,90

 

13.951,33

21.

Rachunki depozytowe

 

15.437,19

 

16.097,68

22.

Rachunki depozytowe

 

28.676,49

 

29.903,46

 

23.

Rachunki depozytowe

 

-

 

10.478,92

24.

Rachunki depozytowe

 

-

 

8.478,96

25.

Rachunki depozytowe

 

-

 

2.695,53

 

Wszystkie rachunki bankowe prowadzone są przez bank wskazany przez organ stanowiący.

Kredyty, pożyczki, obligacje, poręczenia, akcje i udziały

Zaciągnięte kredyty i pożyczki - 2005 rok

Na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)

Na podstawie uchwały Rady Miasta Brzeziny nr XXVI/112/04 z dnia 26 października 2004 roku, w sprawie zaciągnięcia pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, Burmistrz Miasta Brzeziny p. E. Mądra podpisała z przedstawicielami Funduszu umowę pożyczki nr 262/OW/P/2004 na kwotę 320.000zł, z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania pn. „Kanalizacja sanitarna z przyłączami w ul. Orzeszkowej i ul. Konopnickiej”. Kwotę pożyczki zgodnie z umową przekazywano sukcesywnie na podstawie faktur: kwotę 92.676zł do dnia 31.12.2004 roku, oraz kwotę 227.324zł przekazano w 2005 roku. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty pożyczki w okresie kredytowania w wysokości 3 % w stosunku rocznym, co dawało kwotę 26.964,49zł. Spłatę pożyczki ustalono na 17 rat począwszy od 31.03.2006 roku do 31.03.2009 roku, w tym 13 rat po 16.000zł i 4 raty po 28.000zł. 

Uchwałą nr XXXV/55/05 z dnia 30 sierpnia 2005 roku, Rada Miasta Brzeziny podjęła decyzję o zaciągnięciu pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 269.000zł z przeznaczeniem na finansowanie zadania „Budowa Kanalizacji sanitarnej na osiedlu Szydłowiec – etap IV”. Planowana spłata pożyczki to okres 4 lat. Na podstawie powyższej uchwały w dniu 31 sierpnia 2005 roku, pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza p. Ewę Mądrą z kontrasygnatą Skarbnika Miasta, a przedstawicielami WFOŚiGW w Łodzi podpisano umowę, której przedmiotem było udzielenie Miastu pożyczki w kwocie 269.000zł z przeznaczeniem na realizację zadania określonego przez organ stanowiący w uchwale nr XXXV/55/05. Strony ustaliły, iż spłata pożyczki nastąpi w 13 ratach w tym osiem rat po 19.400zł każda, jedna rata w wysokości 19.650zł, trzy raty po 23.500zł i jedna rata w kwocie 23.650zł. Początek spłaty pożyczki określono na 31.08.2006 rok, a płatność ostatniej raty przypada na 31.08.2009 roku. Odsetki w wysokości 2% w stosunku rocznym (kwota odsetek 11.863,75zł), naliczane wg umowy: do dnia 31.08.2006 roku jednorazowo i potrącone z góry w dniu przekazania pożyczki, od dnia 1.09.2006r., odsetki naliczane w okresach miesięcznych i spłacane na bieżąco do dnia 10-go każdego miesiąca.

Rada Miasta Brzeziny w dniu 30 sierpnia 2005 roku, podjęła uchwałę nr XXXV/54/05 w sprawie zaciągnięcia pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na sfinansowanie zadania „Budowa kanalizacji deszczowej i drogi w ul. Kulczyńskiego, Berlinga, Mrockiej, Kilińskiego i ul. Reymonta”. Wysokość pożyczki to kwota 780.000zł, z okresem spłaty 4 lata. Powyższa uchwała stanowiła podstawę do spisania w dniu 31 sierpnia 2005 roku umowy pożyczki nr 107/OW/P/2005, pomiędzy przedstawicielami WFOŚiGW a Burmistrzem Miasta Brzeziny, na podstawie której Fundusz udzielił Miastu pożyczki w kwocie 780.000zł o stałym oprocentowaniu w stosunku rocznym 4%, z okresem spłaty do 31.08.2009 roku. Strony ustaliły spłatę pożyczki w 13 ratach w tym osiem rat po 56.300zł, jedna rata w wysokości 56.600zł i cztery raty po 68.250zł. Odsetki od udzielonej kwoty w wysokości 68.789,08zł, pożyczkobiorca zobowiązany został wpłacić do 31.08.2006 roku jednorazowo z góry w dniu przekazania pożyczki i od dnia 1.09.2006 roku, odsetki naliczane i spłacane miesięcznie na bieżąco do 10-go dnia każdego miesiąca.

Uchwałą nr XXXV/56/05 z dnia 30 sierpnia 2005 roku, Rada Miasta Brzeziny podjęła decyzję o zaciągnięciu pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 131.000zł, z przeznaczeniem na finansowanie zadania inwestycyjnego pn. „Termomodernizacja budynku przedszkola nr 3 w Brzezinach przy ul Moniuszki 15”. Umowę pożyczki nr 116/0A/P/2005 z WFOŚiGW podpisała Burmistrz Miasta Brzeziny p. Ewa Mądra w dniu 5 września 2005 roku. Oprocentowanie pożyczki ustalono na 4% w stosunku rocznym. Okres spłaty pożyczki 4 lata. Termin spłaty pożyczki określono na 12 rat, począwszy od 30.11.2006 roku. Wysokości rat ustalono następująco: pierwsza rata w kwocie 10.649zł, siedem kolejnych rat po 10.653zł, cztery raty po 11.462zł. Strony ustaliły, iż odsetki od kwoty pożyczki  (12.403zł), naliczone będą do dnia 30.11.2006 roku jednorazowo i zostaną potracone z góry w dniu przekazania pożyczki, od dnia 1.12.2006 roku w okresach miesięcznych i spłacane na bieżąco  do dnia 10-go każdego miesiąca.

W dniu 26 października 2005 roku, Rada Miasta podjęła uchwałę nr XXXVII/71/05 w sprawie zaciągnięcia pożyczki w WFOŚiGW w Łodzi w wysokości 133.000zł, na finansowanie zadania inwestycyjnego pn. „Temomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 1 – etap III”. Na podstawie niniejszej uchwały Burmistrz Miasta podpisała z przedstawicielami NFOŚiGW w Łodzi w dniu 4 listopada 2005 roku umowę pożyczki nr 179/OA/2005 na kwotę 133.000zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania określonego przez Radę Miasta. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty pożyczki w okresie kredytowania w wysokości 4% w stosunku rocznym co dawało kwotę 5.465,79zł. Okres spłat pożyczki to dwa lata w ośmiu ratach począwszy od 30.06.2006 roku. Ostateczny termin spłaty pożyczki wraz z odsetkami to 31 marzec 2008 rok.

Rada Miasta Brzeziny uchwałą nr XXXVI/64/05 z dnia 30 września 2005 roku, podjęła decyzję o zaciągnięciu pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 53.000zł z przeznaczeniem środków na finansowanie zadania „Termomodernizacja budynku biblioteki”. W dnu 11 października 2005 roku pomiędzy reprezentantami WFOŚiGW w Łodzi a Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza p. E. Mądrą, została podpisana umowa pożyczki na kwotę 53.000zł z przeznaczeniem na cel wymieniony wyżej. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty pożyczki w okresie kredytowania w wysokości 4% w stosunku rocznym. Ustalony okres spłat pożyczki to 14 rat począwszy od 15.12.2006 roku w tym pierwsza rata w kwocie 2.880zł, jedenaście kolejnych rat po 2.870zł, trzynasta rata w wysokości 4.639zł, oraz trzy ostatnie raty po 4.637zł. Ostateczny termin spłaty pożyczki wraz z odsetkami ustalono na 30 września 2010 rok.

W dniu 26 października 2005 roku, Rada Miasta podjęła uchwałę w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach, w wysokości 2.000.000zł z przeznaczeniem środków kredytu na dofinansowanie 18 zadań inwestycyjnych. Rada Miasta wykonanie uchwały powierzyła Burmistrzowi Miasta. Wyboru banku, w którym zostanie zaciągnięty kredyt jednostka dokonała w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych, przeprowadzając przetarg nieograniczony. Dokumentację postępowania o zamówienie publiczne na wybór banku kredytującego opisano w rozdziale VIII punkcie 6 niniejszego protokołu -„Wydatki na dostawę materiałów i usług”. Umowę nr 30402/2005/71 o kredyt obrotowy zawarto w dniu 1 grudnia 2005 roku pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny reprezentowaną przez Burmistrza Miasta p. E. Madrą a przedstawicielami Banku Spółdzielczego w Andrespolu ul. Rokicińska 130A Oddział Brzeziny, na podstawie której Bank udzielił Miastu kredytu w kwocie 2.000.000zł, na okres od daty podpisania umowy do dnia 31.12.2008 roku. Kredyt pozostawiono do dyspozycji Miasta w dwóch transzach po 1.000.000zł, pierwsza płatna w dniu 5 grudnia 2005 roku i druga w dniu 12.12.2005 roku. Kredytobiorca zobowiązał się do spłaty kredytu w 36 ratach w tym pierwsza w wysokości 55.555zł płatna do dnia 31.01.2006 roku, kolejne 34 raty po 55.555 zł każda płatna miesięcznie do ostatniego roboczego dnia każdego miesiąca i ostatnia 36 rata w wysokości 55.575zł, płatna do 31.12.2008 roku. Kredyt oprocentowany wg zmiennej stawki procentowej obowiązującej w Banku w okresach, za które naliczano odsetki. W dniu podpisania umowy oprocentowanie kredytu wynosiło 4,8% w stosunku rocznym. Odsetki płatne przez kredytobiorcę w terminach spłat rat kredytu, począwszy od 31.06.2006 rok.

Wartość zaciągniętych przez jednostkę w 2005 roku pożyczek, wynosiła łącznie 1.593.324zł. Zaciągnięte pożyczki ewidencjonowano na koncie 260, ujmując po stronie Wn konta wartość spłaconych pożyczek a na stronie Ma- wartość pożyczek zaciągniętych. Ewidencja szczegółowa, którą prowadziła jednostka do kona 260 (22 konta analityczne), umożliwiała ustalenie  zobowiązań wg poszczególnych umów pożyczek.

Wartość zaciągniętych kredytów w 2005 roku to kwota 2.000.000zł. Zobowiązania z tytułu zaciągniętego kredytu ewidencjonowano na koncie 134, ujmując po stronie Wn konta spłatę kredytu, a na stronie Ma konta – kredyt udzielony jednostce przez bank i przelany na rachunek bieżący. Odsetki od kredytu, księgowano jako koszty związane z obsługą długu  przez konta 400 i 201.

Wszystkie wymienione wyżej zaciągnięte zobowiązania wchodziły do limitu zadłużenia, o którym mowa w art. 114  ust. 1 ustawy o finansach publicznych.                

 

Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.48 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych)

Kontrolowana jednostka nie zaciągała zobowiązań w wymienionych wyżej tytułów.

Na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)

Jednostka nie zaciągała zobowiązań na podstawie art.48 usy.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.   

Udzielone gwarancje i poręczenia - 2005 rok

Rada Miasta w Brzezinach uchwałą nr VI/15/03 z dnia 27 marca 2003 roku wyraziła zgodę na udzielenie poręczenia finansowego dla Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie z tytułu zaciągniętego kredytu przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. w Brzezinach za środków Krajowego Funduszu Mieszkaniowego, na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego przy ul. Bohaterów Warszawy w Brzezinach. Wysokość poręczenia określona przez Radę Miasta to 450.000zł, która to kwota  obejmowała świadczenie główne i wszystkie koszty związane z udzielonym kredytem. Poręczenie zgodnie z cytowaną uchwałą Rady, obowiązuje przez okres kredytowania i spłaty całego zadłużenia tj. do dnia 31 grudnia 2038 roku. Rada Miasta upoważniła Burmistrza Miasta do zawarcia stosownej umowy poręczenia. Umowę taką w dniu 30 czerwca 2003 roku podpisała Burmistrz Miasta Brzeziny p. E. Mądra z przedstawicielami Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie. Kwotę wynikającą z umowy poręczenia, Rada Miasta w Brzezinach ujmuje corocznie w uchwale budżetowej.     

Wyemitowane papiery wartościowe

Jednostka ani w latach wcześniejszych ani w okresie objętym kontrolą nie emitowała papierów wartościowych.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych

Kontrolowana jednostka posiada 100% udziałów w trzech spółkach prawa handlowego: Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Brzezinach sp. z o.o., w Zakładzie Usług Komunalnych w Brzezinach spółka z o.o. oraz Towarzystwie Budownictwa Społecznego sp. z o.o.

Uchwałą Rady Miasta nr XVII/12/04 z dnia 26 lutego 2004 roku, Miasto Brzeziny wniosło do spółki z o.o Zakład Usług Komunalnych wkład niepieniężny w postaci własności urządzeń:

sieci kanalizacji sanitarnej do Międzyszkolnej Krytej Pływalni w Brzezinach o wartości 8.570,00zł,

przyłącza wodociągowego do Międzyszkolnej Krytej Pływalni w Brzezinach wraz z wodomierzem zainstalowanym w studzience wodomierzowej, o łącznej wartości 3.234,00zł.

W zamian za niepieniężny wkład Miasto objęło 11 udziałów o wartości nominalnej 1.000zł każdy.

Uchwałą nr XXI/51/04 z dnia 26 maja 2004 roku, Rada Miasta uchwaliła wniesienie wkładu niepieniężnego w postaci własności urządzeń:

sieci cieplnej K7 do KTp o wartości 17.384zł,

sieci cieplnej K7 do K5 o wartości 45.530zł,

sieci cieplnej K7 do WG o wartości 22.731zł,

kocioł o wartości 123.682zł.

Ogółem wartość wniesionych urządzeń wynosiła 209.327zł, w zamian za który Miasto objęło 418 udziałów o wartości nominalnej 500zł każdy.

W dniu 28 lutego 2005 roku na podstawie uchwały Rady Miasta nr XXX/9/05, Gmina Miasto Brzeziny wniosła do Zakładu Usług Komunalnych wkład pieniężny w wysokości 100.000zł z przeznaczeniem powyższej kwoty na wykonanie dokumentacji, modernizacji i rozbudowy oczyszczalni ścieków w Brzezinach. W zamian za wniesiony wkład Miasto objęło 100 udziałów o wartości nominalnej 1.000zł każdy.     

Stan zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego – art.113 i art.114 ustawy
o finansach publicznych - 2005 rok

Zadłużenie jednostki na 31.12.2005 rok wynosiło 4.834.025zł, które wynikało: z zaciągniętych w 2005 roku pożyczek, w wysokości 1.593.324zł, kwoty kredytu bankowego w wysokości 2.000.000zł, kwot pożyczek zaciągniętych w latach poprzednich, a nie spłaconych do 31.12.2005 roku w wysokości 790.701zł oraz kwoty poręczenia w wysokości 450.000zł. Dług jednostki na 31.12.2005 rok stanowił 27% dochodów planowanych jednostki i 26,7% dochodów wykonanych. W trakcie roku budżetowego na 30.06.2005 rok, zadłużenie jednostki wynosiło 1.729.570zł i wynikało z zaciągniętych pożyczek w latach wcześniejszych oraz poręczenia w wysokości 450.000zł. Dług za I półrocze 2005 roku stanowił 9,9% planowanych dochodów w roku 2005. Łączna kwota przypadających do spłaty w 2005 roku rat kredytów, pożyczek oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonego poręczenia wynosiła 1.209.060zł i stanowiła 7% dochodów planowanych. W kontrolowanym okresie jednostka nie zaciągała kredytów i pożyczek nie wliczanych do limitu zadłużenia.   

Spłata zaciągniętych zobowiązań - w szczególności z tytułu kredytów
i pożyczek

W celu sprawdzenia terminowości spłacania przez jednostkę zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów, przeanalizowano spłatę pożyczek  wynikających z umów:

pożyczki zawartej z WFOŚiGW  umowa nr 225/OA/P/2003 – termin spłaty jak wynika z umowy, przypadał na 28.02.2005r., 31.05.2005r., 31.08.2005r., 30.11.2005r. Zapłaty wymienionych rat jednostka dokonała w dniach 21.02.2005r., 17.05.2005r., 2.08.2005r. i 15.11.2005 rok,

pożyczki zawartej z WFOŚiGW umowa nr 048/OW/P/2004 – termin spłat planowanych umową w 2005 roku to: 31.05.2005r., 31.08.2005r., 30.11.2005r. Zapłaty przypadających do spłaty rat kredytu jednostka dokonała 17.09.2005r., 2.08.2005r., 15.11.2005 rok. Wysokość rat zgodna z kwotami wynikającymi z umowy,

pożyczki zawartej z WFOŚiGW umowa nr 085/OZ/P/2004 – terminy spłat rat wg umowy to 31.07.2005r., 31.10.2005r., 31.01.2006r. Spłaty wymienionych rat jednostka dokonała 6.07.2005r., 13.10.2005r. i 13.01.2006r., w kwotach wynikających z umowy pożyczki,

pożyczki zawartej z WFOŚiGW umowa nr 090/OA/P/2004 – określone na 2005 i początek 2006 roku terminy spłat rat to 31.10.2005r. i 31.01.2006r. Zapłaty dokonano w dniach 13.10.2005r i 13.01.2006r. w kwotach określonych w umowie,

pożyczki zawartej w WFOŚiGW umowa nr 139/OA/P/2004 – ustalone do spłaty w 2005 roku raty pożyczki to 31.08.2005r., w kwocie 9.125zł i 30.11.2005r., w kwocie 9.125zł. Zapłaty wymienionych kwot dokonała jednostka w dniu 2.08.2005r., i 15.11.2005 roku,

umowy nr 30402/2005/71  o kredyt – ustaloną do spłaty pierwszą ratę kredytu w wysokości 55.555zł na 31.01.2006 rok, jednostka spłaciła wraz z odsetkami w dniu 25.01.2006 rok. Przelana kwota to 55.555zł plus odsetki w wysokości 14.039,45zł.

Jak wynika z przeanalizowanych powyżej dokumentów, kontrolowana jednostka zaciągnięty dług spłaca w ustalonych terminach i w kwotach wynikających z treści spisanych umów.   

III.                Ewidencja księgowa. Sprawozdawczość.

1.            Opis przyjętych zasad rachunkowości. Zabezpieczenie danych przetwarzanych w systemach informatycznych.

Przyjęte przez Urząd Miasta w Brzezinach zasady rachunkowości, opisano w Zakładowym planie kont, oraz w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta wprowadzonymi w życie zarządzeniem nr 119 Burmistrza Miasta z dnia 30.09.2005 rok. Do dnia wydania powyższego zarządzenia obowiązywała w jednostce Instrukcja w sprawie obiegu dokumentów księgowych, wprowadzona zarządzeniem nr 19/2002 Burmistrza Miasta z dnia 31.12.2002 roku, ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami Burmistrza odpowiednio: nr 64 z dnia 10 czerwca 2003r., nr 119 z dnia 20.10.2003r., nr 4 z dnia 8 stycznia 2004 roku, nr 49 z 20 maja 2004 roku, nr 100 z 10 września 2004 roku, nr 6 z dnia 31 stycznia 2005 roku, nr 44 z dnia 4 maja 2005 roku, nr 47 z 5 maja 2005 roku, nr 86 z 18 lipca 2005 roku. Wymienioną dokumentację opracowano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), oraz  przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752), ze zmianami wprowadzonymi rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 roku Dz. U. nr 128, poz. 1069.

Zakładowy plan kont w swojej treści zawierał :

opis zasad prowadzenia ewidencji księgowej (komputerowo),

określał rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, (rokiem obrotowym określono rok kalendarzowy, okresem sprawozdawczym ustalono miesiąc, kwartał i rok),

opis metod wyceny aktywów i pasywów, oraz ustalanie wyniku finansowego,

wykaz ksiąg rachunkowych prowadzonych w Urzędzie, zasady i sposób ich prowadzenia i dokonywania w nich zapisów,

plan kont dla jednostki samorządu terytorialnego z podziałem na konta bilansowe i pozabilansowe wraz z ich opisem, oraz plan kont dla jednostki budżetowej z podziałem na konta bilansowe i pozabilansowe.

Zgodnie z art.4 ust.3 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), rachunkowość jednostki obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych. Pojęcie, rodzaje dowodów księgowych występujących w kontrolowanej jednostce, oraz ich obieg, w okresie objętym kontrolą określała Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych.

Ponadto  przedmiotowa instrukcja w dziale VII, opisywała zasady ochrony danych w stosowanych systemach komputerowych, oraz w części VIII sposób archiwizowania dokumentów księgowych. Zgodnie z powyższymi, dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są przez ……………………………………………………………………………. Ponadto szczegółowe informacje w zakresie  zabezpieczenia danych  przetwarzanych w systemach informatycznych, zawierała instrukcja w sprawie zarządzania i zabezpieczenia systemu informatycznego, wydana zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 6/99 z dnia 28 października 1999 roku. Zgodnie z powyższą dla zabezpieczenia danych ………………………………………………………………………………………………………………………… . 

2.      Urządzenia księgowe.

Wg przyjętych zasad rachunkowości księgi rachunkowe prowadzone są w systemie komputerowym. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

dzienniki – dziennik jednostki i dziennik organu,

konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna),

wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz),

zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie kont ksiąg pomocniczych.

Zapisy księgowe zawierały datę dokonania operacji, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz jego datę, skrót opisu operacji. Zapisy w dziennikach dokonywane były w porządku chronologicznym. Zawierały podsumowane obroty miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w całym roku. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna) stanowił zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej, poprzedzane były zapisami  w dzienniku. Zbiór danych kont księgi głównej był uzgadniany z zapisami dziennika obrotów na wszystkich kontach. Stwierdzeniem dokonania operacji zapisanych w księgach rachunkowych były dowody źródłowe: zewnętrzne, zewnętrzne własne, wewnętrzne oraz noty księgowe i polecenia księgowania  (PK).  

Konta ksiąg pomocniczych wg planu kont prowadzone były dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, dla kosztów i dochodów.

Dla sprawdzenia prawidłowości ewidencji operacji finansowych na kontach przeanalizowano księgowania:

Wpływ i przekazanie subwencji oświatowej

wpływ subwencji na rachunek bankowy Urzędu – konto Wn 133 / Ma 901,

przekazanie subwencji do jednostki – konto Wn 223/ Ma 133 –2 (subkonto wydatków,

 

Ksiegowanie udzielenia dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego

przekazanie dotacji - konto Wn 810 / Ma 130,

równolegle konto - Wn 902/ Ma 133-2,

 

Wpłata podatku do kasy Urzędu

konto Wn 130/ Ma 221

konto Wn 221 z podziałem na dany podatek / Ma 750

konto Wn 133 / Ma 901,

 

Wpływ dotacji celowej

konto Wn 133 / Ma 901,

 

Przekazanie środków na wydatki dla MOPS

konto Wn 223 / Ma 133-2,

 

Ewidencjonowanie pobrania należytego zabezpieczenia wykonania umowy

konto Wn 139 / Ma 240 ( z analityką) wpłata,

konto Wn 240 / Ma 139 zwrot zabezpieczenia.

Jak wynika z przedstawionych księgowań operacji finansowych, wpływ podatku do kasy Urzędu nie miał odzwierciedlenia w ewidencji księgowej. Brak zapisów na koncie 101, konto, na którym wg planu kont ujmuje się wpływ gotówki. Wyjaśnienie p. Skarbnik w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 20 do protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia raporty kasowe dochodów podłączano pod wyciąg bankowy danego dnia i dochody ewidencjonowano bezpośrednio na koncie bankowym (130), a nie na kasie (101).

Prawidłowość prowadzenia ewidencji operacji finansowych i gospodarczych, opisano także w odpowiednich częściach protokołu dotyczących rozrachunków i roszczeń, zadłużenia jednostki, dochodów podatkowych, realizacji inwestycji, ewidencji środków trwałych i wydatków osobowych.         

3.            Sprawozdawczość i bilans jednostki. Zgodność danych wykazywanych w sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową

Z wykonania budżetu Miasto Brzeziny sporządzało sprawozdania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) w odniesieniu do sprawozdawczości za rok 2004 oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426) załącznik nr 32 w odniesieniu do sprawozdawczości za rok 2005. Wg powyższych jednostka sporządziła:

sprawozdanie Rb-27S o dochodach budżetowych, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-28S o wydatkach budżetowych, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie NDS o nadwyżce i deficycie sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-N o należnościach, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-Z o zobowiązaniach wg tytułów dłużnych, sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych,

sprawozdanie Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych,

sprawozdanie Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych w okresach półrocznych i rocznych,

sprawozdanie Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej,

sprawozdanie Rb-50 – sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych.

Analiza sporządzonych sprawozdań Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2004 i 2005 rok, wykazała rozbieżności pomiędzy kwotami wydanych decyzji, a wykazanymi w sprawozdaniach wartościami skutków udzielonych ulg zwolnień, umorzeń, odroczeń. Z uchwał organu stanowiącego na 2004 i 2005 rok w sprawie stawek podatkowych nie wynikały żadne inne zwolnienia w opłatach podatku w związku z powyższym, sprawozdania powinny zawierać skutki ulg, umorzeń i odroczeń wynikające z decyzji Burmistrza Miasta. W sprawozdaniu za 2004 rok wartość skutków wynikających z wydanych decyzji wynosiła 45.304zł, natomiast zgodnie z wydanymi decyzjami skutki zastosowanych umorzeń, odroczeń, rozłożeń na raty wynosiły łącznie za 2004 rok w podatku od nieruchomości:

skutki umorzeń zaległości osoby prawne – 20.930,20zł,

skutki umorzeń zaległości osoby fizyczne - 3.748,90zł,

skutki decyzji w sprawie rozłożenia zaległości na raty – 24.374,20zł.

Razem skutki zastosowanych ulg wynikające z wydanych decyzji to kwota 49.053,30zł a nie 45.304zł, którą wykazano w sprawozdaniu. Czyli zaniżono kwotę  skutków w sprawozdaniach o 3.748,90zł.

Różnicę w wysokości 3.748,90zł stanowiła nie ujęta w sprawozdaniu cała kwota  wynikająca z umorzeń zaległości podatku od nieruchomości od osób fizycznych.

Skutki wykazane w sprawozdaniu za okres od 1-01 do 30.06.2004 rok, (półrocznym) były zgodne z wydanymi w tym okresie decyzjami w sprawie umorzeń, rozłożeń i odroczeń).

Skutki udzielonych ulg i zwolnień wynikające z wydanych decyzji w 2005 roku to:

skutki decyzji umarzających zaległość osobom prawnym – 130.315,10zł,

skutki decyzji umarzających zaległość osobom fizycznym – 47.089,76zł,

skutki decyzji rozkładających zaległości na raty osobom fizycznym – 5.372,10zł.

Razem kwota skutków wg wydanych w 2005 roku decyzji to 182.776,86zł, a w sprawozdaniu Rb-27S oraz Rb-PDP na 31.12.2005 rok wykazano kwotę skutków w wysokości 194.700zł, czyli zawyżono o kwotę 11.923,20zł. Powyższa różnica wynika z ponownego ujęcia w 2005 roku skutku decyzji nr 3110-2/4/04 wydanej w 3.12.2004 roku, rozkładającej zaległość 23.846,70zł na 24 raty, płatne od 1 stycznia 2005 roku. Skutek tej decyzji w wysokości 23.846,70zł wykazano już w sprawozdaniach za 2004 rok. W 2005 roku wykazano go w sprawozdaniu ponownie pomniejszając kwotę skutku o wartość spłaconych w 2005 roku 12 rat, czyli o kwotę 11.923,20zł.

Zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust.1 pkt 10 instrukcji stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, obowiązującym do 31.12.2004 roku, w sprawozdaniach Rb-27S w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień...” wykazuje się kwoty wynikające z udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy ulg i odroczeń, umorzeń, zwolnień, stanowiących dochód budżetu jednostki. Natomiast w 2005 roku w powyższej sprawie mają zastosowanie przepisy określone w § 3 ust.1 pkt 10 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz.1426), zgodnie z którymi w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, umorzeń i zwolnień...” wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy ulg za okres sprawozdawczy; wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwego organu”. Wyjaśnienie w sprawie powyższych nieprawidłowości złożyła Skarbnik Gminy, które wraz z kserokopią sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP, kserokopiami wymienionych decyzji, zestawieniem sporządzonym na potrzeby kontroli, wydanych decyzji w sprawie rozłożeń na raty zaległości podatkowych, oraz zestawieniem decyzji umorzeniowych na 2004 rok stanowią załącznik nr 21 do niniejszego protokołu.

Z treści wyjaśnienia wynika, że powyższe nieprawidłowości wykazane w 2004 roku, były skutkiem nieuwagi pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za prowadzenie spraw w powyższym zakresie.

Przeprowadzono kontrolę skutków udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień w podatku rolnym, wydanych w postaci decyzji organu podatkowego a także skutków wynikających ze zwolnień i ulg wprowadzonych uchwałami Rady Miasta:

1.      Rada Miasta Brzeziny nie podejmowała w 2004 i 2005 roku uchwał w sprawie obniżenia ceny skupu żyta, stanowiącej podstawę naliczenia podatku rolnego.

2.      W sprawozdaniu Rb-PDP za 2004 rok w odniesieniu do podatku rolnego wykazano w kolumnie 4 skutki w wysokości 490 zł, kwota powyższa jest zgodna z wysokością umorzeń zastosowanych w wydanych decyzjach nr: 3111-1-4/04 na kwotę 25,00 zł, 3111-1/3/04 na kwotę 386,70 zł, 3111-1/1/04 - 16,60 zł i 3113/1/2/04 na kwotę 61,40 zł, łącznie 489,70 zł.

3.       W sprawozdaniu Rb-PDP za 2005r. w kolumnie 4 i takie same skutki w sprawozdaniu Rb-27S za 2005r. w kolumnie 13 wykazano skutki w podatku rolnym w wysokości 2.461 zł, w tym:

·                 zwolnienia z płacenia podatku z tytułu nabycia gruntów na podstawie sześciu decyzji: podatnik nr 12253 zwolnienie 75 % w wysokości 431,76 zł i zwolnienia 100 % podatnik nr 12492 na kwotę 78,00 zł, nr 12666 na kwotę 46,92 zł, nr 12969 na kwotę 105,73 zł, nr 12720 na kwotę 115,80 zł i nr 12741 na kwotę 185,04 zł, łączna kwota zwolnień wynosiła 963,25 zł,

·                 ulga inwestycyjna wydana na podstawie decyzji nr 3254/15/97 z dnia 25.08.1997r. kwota zwolnienia 1.059,42 zł,

·                 zwolnienie z płacenia podatku Pracowniczych Ogródków Działkowych BRATEK i TULIPAN na kwotę 438,00 zł. Łączna kwota zwolnień 2,460,67zł.

Wykazanie skutków decyzji organu podatkowego w sprawie zastosowania zwolnień i ulg ustawowych w kolumnie nr 4 sprawozdania Rb-PDP i kolumnie 13 sprawozdania Rb-27S za 2005 rok było działaniem sprzecznym z §3 ust.1 pkt10 zamieszczonym w załączniku nr 32 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426). Z powyższego przepisu wynika, że w kolumnie tej nie uwzględnia się zwolnień i ulg ustawowych. Jednostka w wymienionych sprawozdaniach zawyżyła skutki o wykazaną kwotę 2.461 zł, nie powinna ich wykazać w ogóle. W trakcie trwania kontroli Miasto Brzeziny złożyło do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Z/Z Skierniewice korekty sprawozdań w tym zakresie.

Kserokopia sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2005r. stanowi załącznik nr 21 do protokołu.

- w kolumnie 5 w wysokości 608 zł, na którą składały się dwie decyzje umorzeniowe nr 3113-1-2/05 z dnia 6.06.2005r. na kwotę 262,40 zł i nr 3113-1-3/05 z dnia 15.12.2005r. na kwotę 107,00 zł i dwie decyzje w sprawie rozłożenia zapłaty zaległości na raty nr 3113-1-2/05 z dnia 6.06.2005r. skutek na koniec 2005 r. 131,60 zł i decyzja nr 3113-1-3/05 z dnia 15.12.2005r. skutek na koniec 2005 roku w wysokości 107,00 zł.

Przeprowadzono kontrolę skutków udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień w podatku od środków transportowych, wydanych w postaci decyzji organu podatkowego a także skutków wynikających ze zwolnień i ulg w podatku wprowadzonych uchwałami Rady Miasta:

W sprawozdaniu Rb-PDP i Rb-27S za 2004 rok jednostka wykazała skutki w wysokości 10.621 zł, ustalono, że na powyższą kwotę składało się 6 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatku. W sprawozdaniu tym nie wykazano:

a)     skutków decyzji dotyczących rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowych, w sytuacji kiedy rozłożona na raty zaległość nie została zapłacona w całości w danym roku. Organ podatkowy w 2004 roku wydał dwie takie decyzje:

·                   nr 3114/7/2004-U w sprawie rozłożenia na 10 rat spłaty zaległości podatkowej w kwocie 600 zł, okres spłaty od 20 maja 2004 roku do 28 lutego 2005 roku, w sprawozdaniu należało wykazać jako skutek kwotę 120 zł,

·                   nr 3114/7/2004 w sprawie rozłożenia zapłaty zaległości podatkowej w kwocie 5.851,90 zł na 60 rat po 97,50 zł, płatnych do końca każdego miesiąca począwszy od października 2004 roku do końca września 2009 roku, ostatnia rata 99,40 zł. W sprawozdaniu należało wykazać pozostałą do spłaty kwotę 5.559,40 zł.

Kserokopia decyzji nr 3114/7/2004 stanowi załącznik nr 22 do protokołu. 

b)     skutków wynikających ze zwolnień i ulg w podatku wprowadzonych uchwałami Rady Miasta. W uchwale nr XIV/80/03 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2004 rok, że w §1 pkt 5 i 6 ustalono zwolnienia z płacenia podatku od przyczep i naczep związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą od 7 do 12 ton oraz równą i wyższą od 12 ton. W toku kontroli stwierdzono, że jeden podatnik wykazał w deklaracji przyczepę wykorzystywaną wyłącznie do działalności rolniczej, zwolnienie w zapłacie podatku w wysokości 700 zł. Kwota ta również powinna być wykazana w skutkach.

Łącznie jednostka nie wykazała jako skutki kwotę 6.379,40 zł, co było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279).

Kserokopia sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2004 rok stanowi załącznik nr 23 do protokołu. 

W sprawozdaniu Rb-PDP za 2005 rok jednostka wykazała w kolumnie 5 skutki w wysokości 35.612 zł, ustalono, że są to skutki wydanych 4 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatku, nie wydano w tym roku decyzji w sprawie innych ulg, odroczeń i zwolnień. Przeprowadzono kontrolę skutków wynikających ze zwolnień i ulg w podatku wprowadzonych uchwałą Rady Miasta nr XXVII/125/04 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2005 rok stwierdzono, że w §1 pkt 5 i 6 ustalono zwolnienia z płacenia podatku od przyczep i naczep związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą od 7 do 12 ton oraz równą i wyższą od 12 ton. W toku kontroli stwierdzono, że podatnik podatku rolnego, który w 2004 roku posiadał przyczepę (wykorzystywaną tylko do celów rolniczych) zwolnioną na mocy uchwały Rady Miasta z zapłaty podatku, sprzedał ją pod koniec 2004 roku. W 2005 roku nie stwierdzono przypadku środka transportowego objętego zwolnieniem z zapłaty podatku na mocy uchwały Rady Miasta.  

W zakresie sprawozdania Rb-27S sprawdzono również prawidłowość wykazania dochodów z tytułu podatku rolnego, od nieruchomości i podatku leśnego pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Podatki pobierane w wymienionej formie wykazano w sprawozdaniu w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Kwoty każdego podatku ustalono przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Szczegółowo zagadnienie powyższe opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym dochodów z podatku rolnego.

Analiza sprawozdań Rb-28S z wykonania wydatków na koniec 2004 i 2005 roku, wykazała, że w sprawozdaniu Rb-28S na 31.12.2005 rok odnotowano większe wykonanie wydatków plus zobowiązania niż planowana kwota wydatków na 2005 rok po zmianach, w następujących pozycjach sprawozdania:

w dziale 750 rozdz. 75011 § 4300 o 181,00zł,

w dziale 750 rozdz. 75023 § 4210 o 216,00zł,

w dziale 750 rozdz. 75023 § 4260 o 4.611,00zł,

w dziale 750 rozdz. 75023  § 4300 o 4.701,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80101 § 4210 o 40,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80101 § 4260 o 7.038,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80104 § 4300 o 1.341,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80110 § 4260 o 3.637,00zł,

w dziale 801 rozdz. 80110 § 4430 o 63,00zł,

w dziale 852 rozdz. 85214 § 3110 o 3.097,00zł,

w dziale 852 rozdz. 85219 § 4260 o 69,00zł,

w dziale 852 rozdz. 85219 § 4300 o 745,00zł,

w dziale 900 rozdz. 90003 § 4300 o 2.357,00zł.

Wyjaśnienie w sprawie odnotowanych przekroczeń złożyła Skarbnik Miasta, które wraz z kserokopią sprawozdania Rb-28S na 31.12.2005 rok stanowią załącznik nr 24 do niniejszego protokołu.    

Sprawozdanie Rb-Z

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 148, poz. 1653), kontrolowana jednostka sporządzała sprawozdania : Rb-Z kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz sprawozdania Rb-N kwartalne sprawozdania o stanie należności. Jednostki podległe Urzędowi Miasta w Brzezinach a mianowicie:  jednostki budżetowe, zakład budżetowy, samorządowe instytucje kultury, sporządzały sprawozdania jednostkowe, na podstawie których sporządzano sprawozdania łączne i zbiorcze. Kontrolujący dokonali analizy sprawozdań jednostkowych za 2005 rok i stwierdzono, że wszystkie jednostki budżetowe, zakład budżetowy, instytucje kultury złożyły sprawozdania jednostkowe i dane wykazane w sporządzonych na ich podstawie sprawozdaniach łącznych i zbiorczych były zgodne.

Sprawozdanie Rb-NDS

Sprawozdania Rb - NDS o nadwyżce budżetowej, sporządzano w zakresie planu i wykonania. Przeanalizowano sprawozdanie na 31.12.2005 rok i stwierdzono, że dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budżetu jednostki, natomiast dane dotyczące wykonania odpowiadały informacjom ustalonym na koniec okresu sprawozdawczego na podstawie kont księgowych (dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS odpowiadały kwocie konta księgowego 901, wydatki wykazane w Rb-NDS odpowiadały wartości konta księgowego 902, oraz informacjom wykazanym w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S (dochody wykazane w poz. A sprawozdań Rb-NDS były zgodne z danymi ze sprawozdań Rb-27S kol.7 – dochody wykonane, dane wykazane z poz. B sprawozdań Rb-NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdań Rb-28S z kolumny 6 - wydatki wykonane).

Bilans

Na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki budżetowe i zakład budżetowy, sporządzały bilanse jednostkowe. Bilanse jednostkowe podpisywali kierownicy jednostek oraz główni księgowi. Bilans Urzędu Miasta podpisała Burmistrz Miasta oraz Skarbnik Urzędu. Bilanse jednostkowe łączono w grupy i sporządzano bilanse łączne. Bilanse łączne przekazywano do RIO w Łodzi         

Analiza bilansów (jednostki i organu) sporządzonego na 31.12.2004 rok wykazała, że w bilansie organu  w części II poz. 2 i 3 wykazano zamiennie wartości, a mianowicie w poz. 2 winna być wykazana wartość księgowa konto 224 wykazująca należności od budżetów w wysokości 321.533zł, a wykazano wartość konta 223 (rozliczenie z jednostkami budżetowymi w wysokości 99zł). Natomiast w pozycji 3 powinna być wykazana wartość księgowa kont 223 i 240 jak wynika z ewidencji księgowej w wysokości 99zł, natomiast wpisano wartość konta 224 w kwocie 321.533zł. Po stronie pasywów w części I w poz. 2 powinna być wykazana wartość księgowa konta 224 czyli kwota 4.848zł, (nie wykazano żadnej kwoty), natomiast pozycja 3  powinna wykazywać wartość kont 223 i 240 czyli kwotę 54.923zł, a wykazywała kwotę 59.771zł czyli (54.923zł + 4.848zł). Kserokopia bilansu stanowi załącznik nr 25 do protokołu. Skarbnik jednostki zobowiązała się wykonać bilans za 2005 rok uwzględniający prawidłowe kwoty bilansu otwarcia ujęte w odpowiednich pozycjach i załączyć do bilansu przekazywanego do RIO stosowne wyjaśnienie.   

IV.                Rozrachunki i roszczenia

Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Terminowość regulowania zobowiązań (lata 2004 - 2005)

Zobowiązania

Lp.

Wyszczególnienie

Numer konta

Stan na 31.12.2004r.

Stan na 31.12.2005r.

1.

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami

201

30.614,21

15.392,01

2.

Rozrachunki z budżetami

225

-

13.690,00

3.

Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne

229

15.966,45

15.895,62

4.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231

81.130,02

80.770,37

5.

Pozostałe rozrachunki z pracownikami

234

-

-

6.

Pozostałe rozrachunki

240

54.922,40

98.696,15

                          

Należności

Lp.

Wyszczególnienie

Numer konta

Stan na 31.12.2004r.

Stan na 31.12.2005r.

1.

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami

201

-

72,75

2.

Rozrachunki z budżetami

225

-

-

3.

Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne

229

-

-

4.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231

-

-

5.

Pozostałe rozrachunki z pracownikami

234

-

-

6.

Pozostałe rozrachunki

240

-

31.479,00

 

Na podstawie sprawozdań Rb-Z sporządzonych na koniec 2004 i 2005 roku jednostka nie posiadała zobowiązań wymagalnych.

W obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont ujęto konto 201, opisano zasady prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej tego konta. W toku kontroli ustalono, że jednostka prowadzi ewidencję analityczną zapewniającą możliwość ustalenia stan należności i zobowiązań wobec poszczególnych kontrahentów.

W zakładowym planie kont obowiązującym w jednostce nie uregulowano zagadnienia prowadzenia ewidencji zobowiązań wymagalnych, ponadto prowadzona z wykorzystaniem programu komputerowego ewidencja księgowa nie pozwala na wyodrębnienie z niej takich zobowiązań. Brak uregulowania w Zakładowym planie kont powyższego zagadnienia pozostawał w sprzeczności z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – z którego wynika, że określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto na podstawie §12 ust.1 pkt5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

Wyjaśnienie ustne w sprawie kontrolowania dokumentów i niedopuszczenia do faktu powstania zobowiązań wymagalnych, złożyła p. ……………………….. pełniąca obowiązki Zastępcy Skarbnika Miasta. Wynika z niego, że kontrola dokumentów (faktury i rachunki) w zakresie terminów ich zapłaty jest dokonywana na bieżąco, w momencie ich wpływu do Wydziału Finansowego, poprzez analizę terminu zapłaty zapisanego na nich, w sytuacji, gdy dokumenty te wystawione zostały na podstawie podpisanej umowy, dokonywana jest analiza jej zapisów i następnie zgodnie z tymi ustaleniami dokonywane są zapłaty zobowiązań.

W trakcie kontroli ustalono, że Urzędzie Miasta prowadzony jest jeden dziennik księgowań – Dziennik Główna, nie są prowadzone dzienniki częściowe, dowody księgowe numeruje się w sposób ciągły od początku roku.

Objęta kontrolą populacja dowodów księgowych z grudnia 2004 roku wynosiła 234 dokumenty, z czego do kontroli wybrano 1 i każdy następny, co 10-ty dokument, czyli 11, 21, 31, 41, itd. Ponadto wybrano 5 dokumentów o największych wartościach, tak ustalona próba w 2004 roku objęła 29 dokumentów, co stanowiło 12,4 % populacji.

Dokumenty objęte kontrolą:

1. F-ra VAT 2004/422 z dnia 24.11.2004r., ……………… na kwotę 288,00zł.

2. F-ra VAT 11/W/2004 z dnia 1.12.2004r., …………………………… na kwotę 12.330,39 zł.

3. F-ra VAT 22/2004 z dnia 26.11.2004r., ……………………………. na kwotę 2.867,25 zł.

4. F-ra VAT fr/162/04  z dnia 26.11.2004r., …………………………. na kwotę 64.990,62 zł. 

5. F-ra VAT 72/2004 z dnia 30.11.2004r., ………………………………….. na kwotę 780,80 zł.

6. F-ra VAT 1277/2004 z dnia 30.11.2004r…………………………………..na kwotę 326,00 zł.

7. F-ra VAT 576/V/2004 z dnia 30.11.2004r., ……………………………….. na kwotę 366,00 zł.

8. F-ra 46/2004 z dnia 3.12.2004r. ………………………………………… na kwotę 2.293,81zł.

9. Wezwanie sądowe z dnia 8.12.2004r., …………………………. opłata na kwotę 402,60 zł.

10. F-ra VAT 2941/04 z dnia 14.12.2004r…………………………………….. na kwotę 257,00 zł.

11. F-ra VAT F01417/04 z dnia 8.12.2004r., ……………………………….. na kwotę 2.888,96 zł.

12. F-ra VAT 40000537/00053/218 z dnia 14.12.2004r.,  ………………... na kwotę 411,24 zł.

13. F-ra VAT 3/2004/P z dnia 22.12.2004r., PIOTR …………………….. na kwotę 80,00 zł.

14. R-ek 634 z dnia 16.12.2004r., ………………………………………………………. na kwotę 520 zł.

15. F-ra VAT R/04 1650 z dnia 21.12.2004r., ……………………………..  na kwotę 623,97 zł.

16. R-ek 92/04 z dnia 20.12.2004r., ………………………………………… na kwotę 1.750,00 zł.

17. F-ra VAT 734/04 z dnia 17.12.2004r.,………………………………….. na kwotę 5.639,00 zł.

18. F-ra VAT FL06056643/012/04 z dnia 20.12.2004r., ……………... na kwotę 1.721,38 zł.

19. F-ra VAT 989/12/04/EZ4 z dnia 23.12.2004r., ………………….. na kwotę 4.150,00 zł.

20. F-ra VAT R/04 1687 z dnia 23.12.2004r., ………………………………. na kwotę 98,71 zł.

21. F-ra VAT 142/2004 z dnia 22.12.2004r., ………………………………. na kwotę 373,73 zł.

22. F-ra VAT 303/WN/2004 z dnia 30.12.2004r…………………………… na kwotę 530,81 zł.

23. F-ra VAT 495157-01-2-R z dnia 23.12.2004r., …………………….. na kwotę 202,28 zł.

24. F-ra VAT 5037/1 z dnia 13.12.2004r., ……………………………………. na kwotę 93,76 zł.  

25. F-ra VAT 202/12/2004 z dnia 1.12.2004r., …………………….. na kwotę 42.076,53 zł.

26. F-ra VAT 109/2004 z dnia 17.12.2004r., ………………………. na kwotę 154.222,01 zł.

27. F-ra VAT 128/2004 z dnia 21.12.2004r., ………………………… na kwotę 59.886,81 zł.

28. F-ra VAT 3/12/2004 z dnia 23.12.2004r., …………………. na kwotę 57.340,00zł.

29. F-ra VAT 37/2004 z dnia 21.12.2004r., …………………….. na kwotę 92.676,00 zł.

Ustalenia dokonane w odniesieniu do 2004 roku zostały przedstawione w teście załączonym do protokołu.

W toku kontroli powyższych faktur stwierdzono jeden przypadek faktury VAT FLZ06056643/012/04 wystawionej przez…………………………. z nieprawidłowym adresem nabywcy: Urząd Miasta, Sienkiewicza 16, 96-140 Łódź, Brzeziny. Na dokumencie tym adres korespondencyjny wpisano Urząd Miasta, Sienkiewicza 16, 96-140 Łódź. Załącznik do faktury stanowiła specyfikacja usług, w której wyszczególniono numery telefonów oraz miejsca ich instalacji, z dokumentu tego wynika, iż są to poszczególne wydziały Urzędu Miasta Brzeziny. Przyjęcie powyższego dokumentu jako prawidłowego naruszyło postanowienia art.21 ust.1 pkt2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.), z którego wynika, że dowód księgowy powinien zawierać adresy stron dokonujących operacji gospodarczej.  

Kserokopia faktury i specyfikacji usług stanowi załącznik nr 26 do protokołu. Wyjaśnienie pisemne w powyższej sprawie złożyła Skarbnika Miasta stanowi ono załącznik nr 27 do protokołu. Wynika z niego, że telekomunikacja stosuje jeszcze błędnie stary kod pocztowy Miasta Brzeziny 96-140, obecnie kod ten na numer 95- 060, natomiast zapis „Łódź” pojawiał się prawdopodobnie z powodu adresowania, jakie było stosowane powszechnie w latach ubiegłych, Brzeziny k. Łodzi. W dniu ustalenia powyższych nieprawidłowości do ………………….. wystąpiono z wnioskiem o zmianę danych adresowych Miasta.

W grudniu 2005 roku populacja dowodów księgowych wynosiła 272 sztuki, do kontroli wybrano 1 i każdy następny, co 10-ty dokument, czyli: 11, 21, 31, 41, itd. Wybrano również do kontroli 5 dokumentów o największych wartościach, ustalona w opisany sposób próba w 2005 roku wynosiła 33 dokumenty, co stanowiło 12,1 % populacji.

Kontrolą objęto niżej wyszczególnione dokumenty:

1.    F-ra VAT 2365/2005 z dnia 17.11.2005r. na kwotę 90,00 zł  -……………………………...

2.    F-ra VAT 156/05 z dnia 22.11.2005r. na kwotę 2.325,93 zł - ……………………………...

3.    Zestawienie naliczonych odsetek od umów 225/OA/2003, 4048/2004, 4085/2004, 4139/2004 i 4090/2004 na kwotę 2.162,72 zł –……………………………...

4.    F-ra VAT 300/WN/2005 z dnia 30.11.2005r. na kwotę 871,07 zł - ………………………..

5.    F-ra VAT 18 z dnia 1.12.2005r. na kwotę 6.514,90 zł – …………………………………….

6.    Sądowe wezwanie do zapłaty z dnia 2.12.2005r. na kwotę 736,20 zł – ………………...

7.    F-ra VAT 81/2005 z dnia 5.12.2005r. na kwotę 927,20 zł – ……………………………….

8.        Dodatek mieszkaniowy z dnia 8.12.2005r. na kwotę 109,48 zł – nr decyzji 71433-1-512/05 z dnia 12.09.2005r.

9.        F-ra VAT 2 z dnia 2.12.2005r. na kwotę 240,00 zł – …………………………………………...

10.    F-ra VAT 32 z dnia 7.12.2005r. na kwotę 100,00 zł - ………………………………………...

11.    F-ra VAT 43/2005 z dnia 9.12.2005r. na kwotę 7.986,12 zł – ……………………………...

12.      F-ra VAT 381/12/2005/B z dnia 9.12.2005r. na kwotę 852,78 zł – ………………………...

13.      F-ra VAT 55/12/05 z dnia 7.12.2005r. na kwotę 1.152,90 zł – ………………………...

14.      F-ra VAT 4110617196 z dnia 1.12.2005r. na kwotę 53,50 zł – …………………………..

15.      F-ra VAT 116/2005 z dnia 14.12.2005r. na kwotę 1.464,00 zł –………………………….

16.      F-ra VAT FV/429/2005 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 18.011,00 zł – ………………...

17.      F-ra VAT 101/2005 z dnia 19.12.2005r. na kwotę 12.200,00 zł – ……………………...

18.    F-ra VAT ELFA/1431/2005 z dnia 22.12.2005r. na kwotę 1.353,60 zł – ……………...

19.      F-ra VAT F00025929 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 195,20 – …………………………….

20.      F-ra VAT 75 z dnia 19.12.2005r. na kwotę 240,00 zł – ……………………………………...

21.      F-ra VAT 0549/05/FVS z dnia 15.12.2005r. na kwotę 3.426,42 z ……………………...

22.      F-ra VAT 22 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 2.258,59 zł – …………………………………..

23.      F-ra VAT 5244/05/BR z dnia 28.12.2005r. na kwotę 1.09o,40 zł ……………………….

24.      F-ra VAT 000470 z dnia 23.12.2005r. na kwotę 38,48 zł – ………………………………...

25.      F-ra VAT 1280/05 z dnia 29.12.2005r. na kwotę 180,00 zł –…………………………..

26.      F-ra VAT 328/WN/2005 z dnia 29.12.2005r. na kwotę 530,81 zł – …………………….

27.      F-ra VAT 02111/241/PE/DO/05 z dnia 31.12.2005r. na kwotę 2.064,20 zł – ………………………………..

28.      F-ra VAT 8/01 z dnia 4.01.2006r. na kwotę 1.722,64 zł – ………………………………….

29.      F-ra VAT 2/12/05 z dnia 7.12.2005r. na kwotę 68.930,00 zł – ………………………….

30.      F-ra VAT 82/J/2005 z dnia 6.12.2005r. na kwotę 71.350,96 zł – …………………………….

31.      F-ra VAT 36/2005 z dnia 2.12.2005r. na kwotę 366.025,78 zł – …………………...

32.      F-ra VAT 86/J/2005 z dnia 21.12.2005r. na kwotę 217.451,58 zł – ……………………………...

33.      F-ra VAT 80/J/2005 z dnia 6.12.2005r. na kwotę 85.159,61 zł-                       …………………...

Ustalenia dokonane na podstawie powyższych faktur zostały przedstawione w tabeli załączonej do protokole.

W toku ich kontroli stwierdzono:

- Faktura VAT 8/01/2006 wystawiona w dniu 4.01.2006r. przez ………………., datę sprzedaży usługi wpisano również 4.01.2006r. Usługa dotyczyła hotelowania zwierząt w okresie od kwietnia do grudnia 2005 roku, zatem data sprzedaży usługi powinna odnosić się do roku 2005 a nie 2006. Dokument nie spełniał wymogu określonego w art.21 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Kontrolowana jednostka przed zatwierdzeniem tego dokumentu do ujęcia w ewidencji księgowej powinna się zwrócić do kontrahenta z wnioskiem o skorygowanie jego zapisów w zakresie daty sprzedaży usługi,

- Faktura VAT 4110617196 z dnia 1.12.2005r. wystawiona przez ……………….. na Ochotniczą Straż Pożarną w Brzezinach ul. Reformacka 9, z tytułu świadczonej usługi polegającej na wywozie odpadów komunalnych, na kwotę 53,50 zł, faktura ta została zapłacona przez Miasto Brzeziny. Z wyjaśnienia uzyskanego od Skarbnika Miasta wynika, że powyższy wydatek potraktowano jako koszty utrzymania ochotniczej straży pożarnej, do czego jednostka samorządowa została zobowiązana na podstawie przepisów ustawy z 21 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej. Ponadto Pani Skarbnik wskazała, iż podobne wydatki OSP jednostka pokrywała sporadycznie.

Saldo zobowiązań na koniec 2004 roku wynosiło 30.614,21 zł, na koniec 2005 roku 15.392,01 zł, są to kwoty zobowiązań wynikające z faktur, które wpłynęły do urzędu pod koniec 2004 lub 2005 roku i nie zostały zapłacone w starym roku lub wpłynęły w styczniu roku następnego. W dokumentacji jednostki znajdują się zestawienia sporządzone na koniec 2004 i 2005 roku dotyczące powyższych faktur, w 2004 roku zestawienie obejmuje 12 faktur, w 2005 - 17 faktur. Z wyjaśnienie udzielonego przez Panią Skarbnik wynika, że zobowiązania te zostały zapłacone w terminie.

Rozrachunki publicznoprawne

Zgodnie z Zakładowym planem kont konto 225 służyło do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysku do budżetu, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Analityka była prowadzona z podziałem na: 225-1 – podatek dochodowy od umów zleceń, 225-2 – podatek dochodowy od wynagrodzeń, 225-3 – podatek VAT naliczony, 225-4 – podatek VAT należny i 225-5 – rozrachunki z tytuły podatku VAT z urzędem skarbowym.

Konto 225 nie wykazywało salda na koniec 2004 roku, na koniec 2005 roku wykazywało saldo Ma w wysokości 13.690,00 zł, były to zobowiązania wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT.

Konto 229 służyło do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Konto 229 na koniec 2004 roku wykazywało saldo w wysokości 15.966,45 zł, 229-1 - 13.978,72 zł i 229-2 - 1.987,73 zł, na koniec 2005 roku wykazywało saldo 15.895,62 zł, w tym 229-1 - 13.916,70 zł i 229-2 - 1.972,92 zł. W trakcie kontroli ustalono, że powyższe salda stanowiły kwoty składek na ubezpieczenie społeczne naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego płaconych przez pracodawcę. Nie ewidencjonowano na tym koncie na koniec 2004 i 2005 roku kwot składek na ubezpieczenie społeczne naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego opłaconych przez pracownika. 

Przeprowadzono kontrolę terminów wpłat składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników wpłacanych do Urzędu Skarbowego w Brzezinach w odniesieniu do miesięcy czerwiec i lipiec 2005 roku. Stwierdzono, że składki do ZUS za czerwiec zostały przekazane w dniu 30.06.2005r., za lipiec w dniu 3.08.2005r., zaliczki na podatek dochodowy za czerwiec przekazano w dniu 30.06.2005r., za lipiec w dniu 4.08.2005r.

Pozostałe rozrachunki

Konto 231 służyło do rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, saldo konta na koniec 2004 roku wynosiło 81.130,02 zł i na koniec 2005 roku 80.770,37 zł, dotyczyły one naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników urzędu za 2004 i 2005 rok w wysokości brutto łącznie z podatkiem dochodowym od tych wynagrodzeń i składkami na ubezpieczenie społeczne płacone przez podatnika.

Zgodnie z obowiązującym w jednostce planem kont konto 234 służyło do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z tytułów innych niż wynagrodzenia. Na podstawie kontroli zapisów księgowych w ewidencji analitycznej ustalono, że ewidencjonowano na nim zaliczki udzielane pracownikom jednostki. Zarówno na koniec 2004 jak i koniec 2005 roku saldo tego konta wynosiło zero, udzielone zaliczki rozliczono.

Konto 240 służyło do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234, konto to mogło być używane do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, krótko i długoterminowych należności funduszy celowych. Ewidencję analityczną prowadzono z podziałem na rozrachunki z tytułu pożyczek, sum depozytowych, sum na zlecenie i długoterminowych funduszy celowych.

Konto na koniec 2004 roku wykazywało saldo Ma w wysokości 54.922,40 zł, na koniec 2005 roku saldo Wn 31.479,00 zł i saldo Ma 98.696,15 zł.

Wykazane kwoty zobowiązań stanowiły wpłacone wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów wpłacone przez kontrahentów, jednostka prowadziła ewidencję analityczną w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów.

Saldo Wn w 2005 roku stanowiła kwota zapłaty faktury, dokonanej błędnie przez bank nie z tego konta bankowego, w styczniu 2006 roku zagadnienie wyjaśniono. 

V.                  Gospodarka kasowa

Zabezpieczenie wartości pieniężnych i druków ścisłego zarachowania. Kontrola kasy. Instrukcja kasowa

Kasa Urzędu Miasta w Brzezinach znajduje się na drugim piętrze budynku w odrębnym pomieszczeniu. Wpłata i wypłata gotówki odbywa się przez okratowane okienko kasowe. W …………………………………………………………………………………………………………. 

Zasady gospodarki kasowej określono  w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Brzeziny, wprowadzonej w życie zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 119 z dnia 30 września 2005 roku. Wg postanowień zawartych w ww. instrukcji, wysokość niezbędnego zapasu gotówki – pogotowie kasowe jest ustalana przez kierownika jednostki i na 2005 rok pogotowie kasowe określiła p. Burmistrz Miasta w dniu 09.04.2004 roku w wysokości ………………. Do dnia przeprowadzania kontroli wysokość pogotowia kasowego nie uległa zmianie.

Kontrolę kasy przeprowadzono w dniu 31 marca 2006 roku, protokół stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu kontroli.

Dokumentowanie operacji kasowych

W sposób wyrywkowy skontrolowano udokumentowanie operacji kasowych przeprowadzonych w 2005r. Szczegółowej kontroli poddano operacje kasowe z miesięcy: maj i grudzień, zaewidencjonowane w następujących raportach kasowych:

nr 216/05 z dnia 5.05.2005 roku – raport wydatków,

nr 218/05 z dnia 6 maja 2005 roku raport wydatków,

nr 226/05 z dnia 10 maja 2005 roku – raport wydatków,

nr 253/05 z dnia 30 maja 2005 roku – raport wydatków,

nr 256/05 z dnia 31 maja 2005 roku – raport wydatków,

nr 594/05 z dnia 06 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 602/05 z dnia 09 grudnia 2005 roku - raport wydatków,

nr 605/05 z dnia 12 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 613/05 z dnia 13 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 617/05 z dnia 15 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 625/05 z dnia 9 grudnia 2005 roku  - raport wydatków,

nr 628/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 658/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 654/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 644/05 z dnia 23 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 634/05 z dnia 22 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 632/05 z dnia 21 grudnia 2005 roku – raport wydatków,

nr 215/05 z dnia 5 maj 2005 roku – raport z dochodów,

nr 209/05 z dnia 2-4 maj 2005 roku – raport dochodów,

nr 217/05 z dnia 6 maj 2005 roku – raport dochodów,

nr 229/05 z dnia 13 maja 2005 roku – raport dochodów,

nr 230/05 z dnia 16 maja 2005 roku – raport dochodów,

nr 240/05 z dnia 2o maja 2005 roku – raport dochodów,

nr 603/05 z dnia 12 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 614/05 z dnia 14 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 624/05 z dnia 18 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 626/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku – raport dochodów

nr 645/05 z dnia 27 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 652/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 655/05 z dnia 29 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

nr 657/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku – raport dochodów,

W wyniku kontroli stwierdzono co następuje:

wszystkie obroty gotówkowe były udokumentowane dowodami kasowymi (dowody wpłaty, rachunki, faktury, listy wypłat, wnioski o zaliczki, polecenia wyjazdu służbowego),

rozchodowe dowody kasowe, oznaczono według numerów i pozycji w raporcie kasowym,

dochodowe dowody kasowe nie nosiły numeru i pozycji raportu, raport z dochodów nie był ewidencjonowany na koncie 101, tylko bezpośrednio na rachunku bankowym (powyższe opisano w rozdziale III punkt 2 niniejszego protokołu), na raport kasowy nanoszono numer rachunku bankowego,   

-          na fakturach i rachunkach dotyczących wydatków zamieszczano opis pod względem zastosowanego trybu ustawy o zamówieniach publicznych,

-          zapisów w raportach kasowych dokonywano chronologicznie,

pod rachunkami i fakturami dokumentującymi zakup materiałów i usług, znajdują się zlecenia – karty wydatków z krótkim uzasadnieniem potrzeby dokonania wydatku, podpisane przez Skarbnika i zatwierdzone przez kierownika jednostki,

pracownicy merytoryczni sprawdzali zgodność danych zawartych na  rachunkach i fakturach ze stanem faktycznym, w przypadku gdy wystawienie faktury poprzedzało podpisanie umowy, ww. pracownicy stwierdzali zgodność wykonanej usługi czy roboty z umową. Na dowód potwierdzenia prawidłowości danych zamieszczonych na fakturze, merytoryczni pracownicy składali swój podpis lub parafę z imienną pieczęcią wpisując datę dokonania ww. czynności. Prawidłowość formalno-rachunkową na dokumentach potwierdzał pracownik Wydziału Finansowego. Zabezpieczenie środków finansowych w budżecie na powyższy wydatek stwierdzała Skarbnik Miasta, dokument do wypłaty zatwierdzała Burmistrz Miasta,

Regulacje wewnętrzne jednostki przewidują możliwość udzielania zaliczek pracownikom kontrolowanej jednostki. Unormowania w powyższym zakresie zawarto w rozdziale IV § 13 Instrukcji z dnia 30 września 2005 roku w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Brzeziny. W świetle powyżej wymienionych uregulowań, pracownikom jednostki kontrolowanej, mogą być wypłacane zaliczki jednorazowe na poczet podróży służbowej, zakupu materiałów, sprzętu i usług, po uprzednim zatwierdzeniu wniosku o ich wypłatę przez kierownika jednostki i zaliczki stałe na dokonywanie bieżących powtarzających się wydatków. Zaliczki jednorazowe pobrane na podróż służbową powinny być rozliczane w ciągu 7 dni po zakończeniu podróży, zaliczki pobrane na inne wymienione wyżej cele podlegały rozliczeniu w terminie 14 dni od daty ich pobrania. Pracownik dysponujący zaliczką stałą, zobowiązany był ją rozliczyć do 20 grudnia danego roku. Wysokość zaliczek stałych określono do wysokości 2.000zł, natomiast jednorazowych do wysokości 4.000zł.

W toku kontroli ustalono, że w kontrolowanej jednostce udzielano w 2005 roku jednej zaliczki jednorazowej na poczet podroży służbowej oraz dwóch zaliczek stałych po 1.000zł każda p. ………………….. oraz p ………………– inspektorom Wydziału Organizacyjnego. Zaliczki stałe ww. wypłacono w dniach 5 i 7 stycznia 2005 roku na wnioski wystawione przez p. Sekretarz Miasta. Wnioski podpisała Skarbnik oraz zatwierdziła zaliczki do wypłaty Burmistrz Miasta Brzeziny.  Z udzielonych zaliczek pracownicy dokonywali bieżących zakupów: m.in. tablice informacyjne do lokalów wyborczych, artykuły biurowe, zakup telefonu, naprawa sprzętu itp. Obydwie zaliczki rozliczono w ustalonym terminie 20 grudnia 2005 roku.

Zaliczkę jednorazową w wysokości 4.000zł na poczet podróży służbowej zagranicznej czteroosobowej delegacji Miasta Brzeziny do Francji, udzielono 6 maja 2005 roku p. ……………….. Podróż miała miejsce w okresie od 7-14 maja 2005 roku. Zaliczkę rozliczono 29 czerwca 2005 roku, czyli nie zachowano terminu określonego w instrukcji, zgodnie z którym rozliczenie zaliczki jednorazowej na poczet podróży służbowej powinno mieć miejsce w 7 dni po odbyciu podróży. Wydruk stron obrotów z księgi głównej oraz wniosek o wypłatę zaliczki stanowią załącznik nr 28 do protokołu.

Nie stwierdzono faktu udzielania zaliczek osobom nie będącym pracownikami Urzędu Miasta.

VI.                Wykonywanie budżetu jednostki. Zagadnienia ogólne

1.             Informacje ogólne – 2005 rok.

Dochody i przychody budżetu (w tym dotacje celowe z budżetu Państwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki z budżetu Unii Europejskiej)

Rada Miasta w Brzezinach podjęła w dniu 27 stycznia 2005 roku uchwałę nr XXIX/1/05 w sprawie uchwalenia budżetu miasta na 2005 rok, wg której dochody Miasta zaplanowano na kwotę 17.271.199zł, wydatki na 21.565.931zł. W trakcie roku budżet Miasta był zmieniany, ostateczne wysokości zaplanowanych i zrealizowanych dochodów, wydatków i rozchodów przedstawia poniższa tabela.

Wyszczególnienie

Plan po zmianach

Wykonanie

Dochody ogółem

17.898.488

18.113.939

Z tego:

-

-

Dochody własne

7.959.419

8.318.399

Dotacje

3.787.751

3.644.222

z tego:

-

-

- z budżetu Wojewody

3.721.751

3.578.222

- z funduszy celowych np. WFOŚ
i GW (wymienić z jakich i ile)

0

0

Środki zagraniczne

0

0

Inne

0

0

Subwencja

6.151.318

6.151.318

Przychody

4.342.355

4.342.299

Z tego:

-

-

Kredyty i pożyczki

3.593.380

3.593.324

Nadwyżka z lat poprzednich

748.975

748.975

Inne (np. prywatyzacja)

-

-

 

Jednostka w 2005 roku. nie otrzymała środków finansowych w ramach kontraktów wojewódzkich oraz środków zagranicznych. Otrzymała natomiast dotacje z budżetu Wojewody w wysokości 3.578.222zł, z przeznaczeniem na:

utrzymanie grobów wojennych – 4.000zł,

na utrzymanie stanowisk pracy realizujących zadania administracji rządowej – 88.498zł

na prowadzenie i aktualizację spisu wyborców 2.020zł,

na przeprowadzenie wyborów parlamentarnych i prezydenckich- 46.775zł,

na obronę cywilną 1.000zł,

utworzenie Gminnego Zespołu Reagowania – 10.000zł,

sfinansowanie zakupu wyprawek szkolnych dla uczniów klas I oraz sfinansowanie prac komisji egzaminacyjnych dotyczących awansu zawodowego nauczycieli – 3.740zł,

na zadania z zakresu opieki społecznej – 3.422.18zł     

Wydatki i rozchody budżetu.

Wyszczególnienie

Plan po zmianach

Wykonanie

Wydatki ogółem

21.938.643

21.352.593

Z tego:

-

-

Wydatki majątkowe

4.590.012

4.570.156

Wydatki bieżące

17.348.631

16.782.437

Rozchody

302.200

302.190

w tym: spłata kredytów i pożyczek

302.200

302.190

 

2                Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonych
   w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych

Podstawą dokonywania wydatków przez kontrolowaną jednostkę był plan finansowy, który stanowiła uchwała budżetowa oraz układ wykonawczy do uchwały budżetowej. W trakcie realizacji budżetu plan finansowy ulegał zmianom, które wprowadzane były uchwałami Rady Miasta (zmiany budżetu Miasta) i zarządzeniami Burmistrza Miasta (zmiany w budżecie). W celu sprawdzenia przestrzegania zasady wynikającej z art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, dokonano szczegółowej analizy wydatków ewidencjonowanych w dziale 750 rozdziale 75023 w paragrafie 4210 oraz w paragrafie 4300, dokonanych do maja 2005 roku oraz wydatków dotyczących realizacji inwestycji w 2004 i 2005 roku. Wydatkowane kwoty wynikające z faktur, zawartych umów i ewidencji księgowej, porównano z uchwałami Rady Miasta w sprawie budżetu i jego zmian oraz z zarządzeniami Burmistrza Miasta i stwierdzono, że wydatki  dokonywane były w wysokościach zgodnych w danym momencie z kwotami określonymi w planie finansowym.

VII.              Wykonywanie budżetu. Realizacja dochodów budżetowych

Dochody z podatków i opłat lokalnych - 2004 - 2005.

Rachunkowość w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Zasady rachunkowości dotyczące podatków i opłat lokalnych określono w załączniku nr 3 do zarządzenia Burmistrza Miasta Brzeziny nr 119 z dnia 30.09.2005 rok roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny. Opisane w zarządzeniu Burmistrza Miasta zasady, uwzględniają postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 z późn. zm.).

Zgodnie z powyższymi unormowaniami do należności z tytułu podatków i opłat służą jednostce konta:

-          011- środki trwałe konto służące do ewidencji zwiększenia wartości środków trwałych z tytułu zapłaty podatku dokonanej w formie niepieniężnej. Na stronie Wn – zaplanowano księgowanie zapłaty podatku dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki w korespondencji ze stroną Ma konta 221,

-          020- konto służące do ewidencji zwiększenia wartości niematerialnych i prawnych z tytułu zapłaty podatku w formie wartości niematerialnych i prawnych, w korespondencji z kontem 221,

-          konto 101 – ewidencja gotówki, którą podatnicy regulują zobowiązania w kasie, strona Wn – wpływ gotówki w korespondencji ze stroną Ma konta –221,

-          konto 130 – ewidencja gromadzonych dochodów na rachunku bankowym: strona Wn – wpływ z tytułu podatków wpłaconych na rachunek bankowy w korespondencji ze stroną Ma konta 221, na stronie Ma konta – ewidencjonuje się zwroty nadpłat oraz ich oprocentowanie wypłacone za pośrednictwem banku w korespondencji ze stroną Wn konta 221,

-          konto 221 służące do ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu należnych i wpłaconych przez podatników podatków i opłat. Przy zakładaniu konta dla podatnika zapisuje się kwotę zaległości z poprzedniego roku, kwotę nadpłaty z poprzedniego roku, kwotę przypisu na dany rok, wysokość rat kwartalnych. Ewidencję na koncie prowadzi się; po stronie Wn- konta księgowane są przypisy należności, naliczone odsetki za zwłokę w korespondencji ze stroną Ma konta 750, zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną konta 130 lub 101. Po stronie Ma konta księguje się odpisy należności w korespondencji ze stroną Wn konta 750. Do konta 221 prowadzi się konta pomocnicze z podziałem na dłużników: 221-5 podatek od nieruchomości osoby prawne, 221-6 podatek od nieruchomości osoby fizyczne, 221-8 podatek rolny osoby fizyczne, 221-9 podatek leśny osoby fizyczne, 221-10 podatek od środków transportowych, 221-11 podatek leśny od osób prawnych, 221-12 podatek rolny od osób prawnych, 221-13 odsetki od zaległości podatkowych. Konto zamyka się dwoma saldami. Saldo Wn – oznacza przypisane a nie zrealizowane podatki i opłaty. Saldo Ma oznacza wpłacone a nie przypisane podatki i opłaty tj. nadpłaty,

-          konto 226 – konto do ewidencjonowania wartości należności zahipotekowanych, 

-          konto 750 – do ewidencji przychodów budżetowych z tytułu podatków i opłat w korespondencji z kontem 221. Konto zamyka się saldem Ma, które oznacza należny przychód z tytułu przypisanych podatków i opłat.

Zgodnie z zapisami cytowanego wyżej zarządzenia Burmistrza Miasta nr 119, na koncie 226 powinny być zaewidencjonowane należności zahipotekowane. Kontrolujący stwierdzili zaniechanie ewidencjonowania na powyższym koncie należności z wymienionych tytułów chociaż takie występowały w kontrolowanym okresie. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem Skarbnika, należności zabezpieczane hipotecznie ewidencjonowane były na kontach 221 i 750. Z dniem 31.12.2005 roku dokonano przeniesienia zapisów z wymienionych kont na konto 226, odzwierciedlając wartość należności zahipotekowanych w korespondencji z kontem 840. Wydruk strony z księgi głównej oraz stosownej noty księgowej stanowią załącznik nr 29 do niniejszego protokołu.                 

Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

Zagadnieniami związanymi z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych zajmują się w jednostce pracownicy Wydziału Finansowego, którzy analizują deklaracje podatkowe oraz informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych, opracowują i wydają decyzje wymiarowe w zakresie podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, prowadzą postępowania podatkowe, wydają zaświadczenia w sprawach podatkowych, prowadzą rejestry podatków oraz opracowują decyzje w zakresie ulg i zwolnień w opłatach podatku. W zakresie księgowości ewidencjonują i kontrolują terminowość wpłat należności wpłacanych przez podatników, uzgadniają salda zaległości podatkowych i nadpłat, sporządzają sprawozdania w zakresie podatków.

Do prowadzenia powyższych spraw w zakresie  podatków od nieruchomości i rolnego od osób fizycznych, używany jest system komputerowy - „Podatki”, pozwalający wprowadzić pełne informacje dotyczące podmiotów i przedmiotów opodatkowania. Wymieniony wyżej program, umożliwia wydruk treści decyzji podatkowych od nieruchomości i rolnego dla osób fizycznych, pokwitowań-dowodu wpłaty, upomnień wzywających do zapłaty. Odręcznie wystawiane są tytuły wykonawcze dotyczące postępowań egzekucyjnych. Wszystkie dane w zakresie podatków od osób prawnych i podatku od środków transportowych ewidencjonowane są ręcznie. Zagadnieniami podatków zajmują się w jednostce odpowiednio pracownicy: P. ……………….. – inspektor odpowiedzialna za prowadzenie kartotek podatników podatku od nieruchomości, wymiar podatku od nieruchomości osoby fizyczne i prawne, ewidencja księgowa podatku od nieruchomości osoby prawne oraz windykacja zaległości w podatku od nieruchomości osoby prawne, p……………………… – inspektor odpowiedzialna za księgowość podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego osoby fizyczne oraz windykacja zaległości w wymienionych podatkach od osób fizycznych, p. ………………… – księgowość podatku rolnego  i leśnego od osób prawnych, wymiar podatku rolnego z gospodarstw rolnych oraz łączne zobowiązanie pieniężne, ………………………. – inspektor odpowiedzialna za prowadzenie całości spraw w zakresie podatku od środków transportowych.

W 2004 roku upoważnioną do wydawania decyzji w indywidualnych w sprawach z zakresu wymiaru podatku na 2004 rok od nieruchomości oraz łącznego zobowiązania pieniężnego w 2004 roku była p. Anna Nowowiejska – (na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta z dnia 13 lutego 2004 roku – zarządzenie nr 12/04). Na 2005 rok powyższego upoważnienia Burmistrz Miasta udzieliła Skarbnikowi Miasta  (upoważnienie z dnia 19 lipca 2004 roku- zarządzenie nr 82).

Wpłat należnego podatku, podatnicy dokonywali bezpośrednio w kasie Urzędu Miasta bądź za pośrednictwem banku lub poczty. Organ stanowiący nie podejmował uchwał umożliwiających pobór podatków w formie inkasa.        

 

Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2004 - 2005 roku przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach.


Tabela
Plan i realizacja dochodów własnych w 2004 roku

Lp.

Wyszczególnienie

Plan

(w zł)

Wykonanie

(w zł)

Procent

Wykonania

planu

Udział procentowy w wyko-naniu budżetu

1

2

3

4

5

6

DOCHODY BUDŻETOWE - ogółem

16.880.923

17.111.121

101

-

1.

Podatek od nieruchomości

2.135.000

2.153.122

101

13

2.

Podatek rolny

75.800

74.496

98

0,4

3.

Podatek leśny

1.600

1.625

102

0,01

4.

Podatek od środków transportowych

169.500

172.089

102

1

5.

Opłaty lokalne

43.000

48.994

114

0,3

6.

Pozostałe dochody własne

5.243.838

5.555.297

106

32

DOCHODY WŁASNE

7.668.738

8.005.623

104

47

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłożonych przez Urząd Miasta Brzeziny

 

Tabela
Plan i realizacja dochodów własnych w 2005 roku

Lp.

Wyszczególnienie

Plan

(w zł)

Wykonanie

(w zł)

Procent

Wykonania

planu

Udział procentowy w wyko-naniu budżetu

1

2

3

4

5

6

DOCHODY BUDŻETOWE - ogółem

17.898.488

18.117.379

101

-

1.

Podatek od nieruchomości

2.127.870

2.190.693

103

12

2.

Podatek rolny

80.000

82.476

103

0,5

3.

Podatek leśny

1.500

760

51

0,004

4.

Podatek od środków transportowych

131.800

132.118

100

0,7

5.

Opłaty lokalne

61.000

68.465

112

0,4

6.

Pozostałe dochody własne

5.557.249

5.843.887

105

32

DOCHODY WŁASNE

7.959.419

8.318.399

105

46

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłożonych przez Urząd Miasta Brzeziny

 

Podatek od nieruchomości

Stawki podatku od nieruchomości na 2004 i 2005 rok, określiła Rada Miasta w Brzezinach uchwałami odpowiednio na 2004 rok uchwałą nr XIV/76/03 z dnia 26 listopada 2003 roku i na 2005 rok uchwałą nr XXVII/121/04 z dnia 29 listopada 2004 roku.

Prawidłowość przyjętych przez Radę Miasta stawek podatku od nieruchomości, skontrolowano porównując je ze stawkami określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 roku, w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M. P. nr 51, poz. 804) do stawek podatku obowiązujących w 2004 roku, oraz ze stawkami określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 26 października 2004 roku w sprawie wysokości górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P nr 46, poz. 794) do stawek obowiązujących w 2005 roku.  

Obowiązujące na terenie Miasta Brzeziny stawki podatku od nieruchomości, przyjęte wymienionymi wyżej uchwałami ustalono jak niżej:

Przedmiot opodatkowania

Górne granice

Stawki podatku

na rok 2004 

stawek podatkowych   

 uchwalone przez Radę

      na rok 2005

1

2

3

Od budynków mieszkalnych lub ich części od 1m2 (art.5 ust.1 pkt 2 li a)

0,52zł

0,40zł

0,54zł

0,40zł

 

Od budynków lub ich części związanych z działalnością gospodarczą oraz części budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarcze (art.5 ust.1 pkt 2 lit.b)

 

17,42zł

12,50zł

 

17,98zł

12,50zł

Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym (art.5 ust.1 pkt 2 lit. c)

 

8,11zł

6,60zł

 

8,37zł

6,60zł

Od budynków zajętych na prowadz. działalności gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych od 1m2(art.5 ust.1 pkt 2 lit. d)

 

3,49zł

2,50zł

 

 

3,61zł

0,50zł

Od pozostałych budynków lub ich części od m.2 pow. użyt. w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego i pozostałe pozarządowe (art.5 ust.1 pkt 2 lit. e)

 

5,82zł

4,50zł

 

6,01zł

4,50zł

Od 1m2 powierzchni gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków(art.5 ust.1 pkt1 lit. a)

 

0,63zł

0,45zł

 

0,66zł

0,45zł

Od pozostałych gruntów od 1m2 w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pozarządowe(art.5 ust.1 pkt 1 lit. c)

 

0,31zł

0,15zł

 

0,32zł

0,15zł

Grunty pod jeziorami, zbiornikami wodnymi, elektrowniami wodnymi od 1ha powierzchni (art.5 ust.1 pkt 1 lit. b)

 

3,41zł

3,41zł

 

3,52zł

3,41zł

Od budowli art.5 ust.1 pkt .3)

a) 2% ich wartości określonej w art.4 ust.1 pkt 3 i ust.3-7ustawy,

    

      b) 0,5% ich wartości określonej w art. 4 ust.1 pkt.3 i ust. 3-7 – rurociągów i przewodów sieci rozdzielczej wody oraz budowli służących do odprowadzania i oczyszczania ścieków

a) 2% ich wartości określonej w art.4 ust.1 pkt 3 i ust.3-7,

 

b) 0,5% ich wartości określonej w art. 4 ust.1 pkt.3 i ust 3-7 – rurociągów i przewodów sieci rozdzielczej ciepła i wody oraz budowli służących do odprowadzania i oczyszczania ścieków

 

Jak wynika z danych zawartych w powyższej tabeli, obowiązujące w 2004 i 2005 roku stawki podatku od nieruchomości na terenie Miasta Brzeziny, nie przekraczały górnych stawek podatku określonych w cytowanych wyżej przepisach prawa.

Wymienione uchwały ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, weszły w życie po upływie 14 dni od dnia publikacji i miały zastosowanie odpowiednio: uchwała nr XIV/76/03 od 1 stycznia 2004 roku i uchwała nr XVII/121/04 od 1 stycznia 2005 roku. Wymienionymi wyżej uchwałami, organ stanowiący nie dokonał zwolnień z opłat podatku od nieruchomości.

Uchwałą nr XIV/79/03 z dnia 26 listopada 2003 roku, Rada Miasta Brzeziny określiła wzór informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych składanych przez osoby fizyczne oraz wzór deklaracji na podatek od nieruchomości. Wzory wymienionych formularzy obowiązywały na rok. 2004.

Na rok 2005 wzory obowiązujących formularzy dotyczących podmiotu i przedmiotu opodatkowania, stanowiących podstawę wymiaru i poboru podatku od nieruchomości, ustaliła Rada Miasta Brzeziny uchwałą nr XXVII/122/04 z dnia 29 listopada 2004 roku.

Wszystkie uchwały dotyczące stawek podatkowych, wzorów formularzy i zwolnień przedmiotowych, przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej niezwłocznie po ich podjęciu, co odnotowano w książce korespondencji Urzędu Miasta. 

Podatek od nieruchomości od osób prawnych

Wg prowadzonej w jednostce ewidencji, podatkiem od nieruchomości w 2004 roku objętych było 60 podmiotów prawnych, dla których przypis wynosił 1.251.870,11zł. Uzyskane dochody z powyższego tytułu w 2004 roku wynosiły 1.003.875,86zł, w tym wpłaty wynikające z przypisu bieżącego to kwota 982.306,57zł, oraz wpłaty podatku zaległego w wysokości 21.569,29zł. Uzyskane w 2004 roku dochody z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stanowiły 5,86% wykonanych ogółem dochodów roku 2004 i 12,5% dochodów własnych Miasta.

W 2005 roku podatkiem od nieruchomości objęto 61 osób prawnych, dla których przypis wynosił 1.192.486,14zł. Dochody wykonane w 2005 z powyższego tytułu wynosiły 1.011.306,37zł w tym wpłaty należności roku bieżącego w kwocie 985.354zł i wpłaty zaległe 25.947,67zł. Wykonane dochody roku 2005 stanowiły odpowiednio 5,58% dochodów ogółem oraz 12,6% dochodów własnych.

Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od nieruchomości osoby prawne stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

Pod względem prawidłowości zadeklarowanego podatku, terminowości wpłat, powszechności opodatkowania, kontrolą objęto 14 wybranych podatników. Wykaz wybranej próby stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli. W dalszej części niniejszego protokołu podatnicy identyfikowani będą wg numeracji z powyższego wykazu. Kryterium wyboru próby stanowiła wysokość deklarowanej kwoty podatku – wybrano podatników z najwyższym wymiarem podatku. Przypis dla wybranej próby wynosił na 2004 rok 949.861,10zł, na 2005 rok 904.950,50zł i stanowił 75,9% ogólnego przypisu podatku od nieruchomości osoby prawne na 2004 rok i 75,9% ogólnego przypisu roku 2005.

Analiza przedłożonych deklaracji oraz indywidualnych kart kontowych dla wybranych podatników wykazała:

na 14 wybranych podatników z 2004 roku, w trzech przypadkach odnotowano przedłożenie deklaracji z przekroczeniem ustawowego terminu 15 styczeń, a mianowicie podatnik oznaczony numerem 13 („…………………………….) przedłożył na 2004 rok deklarację podatkową w dniu 28.01.2004 roku, podatnik nr 12 (……………………….) przedłożył  deklarację 20.01.2004 roku, podatnik nr 11 (………………………..) przedłożył deklarację 19.01.2004 roku. Na 2005 rok w dwóch przypadkach odnotowano nieterminowe złożenie deklaracji, a mianowicie podatnik nr 9 ………………………..) i podatnik nr 1  ……………………) przedłożyli deklaracje 20 stycznia 2005 roku. Organ podatkowy w 2004 wezwał na podstawie art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa ( tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), podatników nr 13, 12, 11, do złożenia deklaracji (załączone wezwania ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru z dnia 19 styczeń 2004 roku), natomiast w 2005 roku wystosował do podatników pisma informujące o obowiązującym (ustawowym) terminie składania deklaracji podatkowych,  

stawki podatków w deklaracjach podatkowych i ich korektach, zostały określone zgodnie z uchwałami Rady Miasta,

analiza danych zawartych w deklaracjach oraz ich korektach wykazała zgodność co do powierzchni gruntów, w porównaniu z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów,

złożone przez podmioty prawne deklaracje podatkowe na 2004 i 2005 rok zawierają adnotacje pracowników organu podatkowego - podpis osoby przyjmującej i analizującej deklarację, co potwierdza dokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa,

w deklaracjach złożonych przez podatników objętych kontrolą, nie stwierdzono przypadków nieprawidłowego określenia przedmiotu opodatkowania,

stwierdzono przypadek, w którym korekta deklaracji nie zawierała dokumentów czy informacji uzasadniających zmianę w przedmiocie opodatkowania oraz okresu, od którego dana zmiana jest wprowadzana, (korekta deklaracji z 2004 roku przez podatnika nr 14),

treść deklaracji złożonych przez wybranych podatników - osoby prawne porównano z deklaracjami składanymi wstecz (2003 rok) i odnotowano, że podatnik nr 6 (………………………………..) na 2003 rok wykazał do opodatkowania budowle o wartości początkowej 1.649.932,90zł, od której naliczona kwota podatku wynosiła 32.998,66zł, natomiast na 2004 wartość wykazanych budowli wynosiła 3.299.814,99zł, od której naliczony podatek wynosił 65.996,28zł. Na 2005 rok wartość wykazanych do opodatkowania budowli wynosiła 3.430.432,53zł. Do deklaracji na 2004 rok nie załączono informacji  uzasadniających powyższą zmianę. Wykaz budowli pozostających w prawie użytkowania przez podatnika, przekazał podmiot na wezwanie organowi podatkowemu dopiero w maju 2005 roku. Wg powyższego wykazu, wartość początkowa budowli, stanowiąca podstawę opodatkowania wynosiła 3.430.432,53zł, od której naliczony podatek to kwota 68.608,65zł. Kserokopia deklaracji z 2003 roku, 2004 i 2005, wykaz budowli podlegających opodatkowaniu oraz wyjaśnienie inspektora p. A Nowowiejskiej stanowi załącznik nr 32 do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia różnice wynikały z oddawania nowych budynków …………… do użytkowania.  Podatnik w trakcie trwania niniejszej kontroli przedłożył wykaz budowli stanowiących różnicę kwotową pomiędzy rokiem 2003 i 2004, dla których to budowli obowiązek podatkowy powstał z dniem 1 stycznia 2004 roku,

jednostka nie przeprowadzała w okresie 2004-2005 rok kontroli podatkowych u osób prawnych w zakresie zgodności danych wykazanych w deklaracjach ze stanem faktycznym. Możliwość przeprowadzenia takich kontroli wynika z art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa, 

kontrola terminowości wpłat wykazała, że w 2004 i 2005 roku nieterminowo opłacali należność podatkową podatnicy: podatnik oznaczony w wykazie numerem 14 (…………………………..)  należny podatek za m-c styczeń 2004 rok opłacił 26 stycznia, organ podatkowy naliczył i pobrał odsetki w wysokości 1,80zł plus koszty egzekucyjne w wysokości 8,90zł,  podatnik oznaczony nr 13 (”……….”) podatek za m-c styczeń 2004 roku opłacił dopiero 15 kwietnia, naliczono i pobrano odsetki w wysokości 52,40zł. Powyższy podatnik nieterminowo wpłacił także należność wynikającą z X raty, którą opłacił 9 listopada 2005 roku. Od nieterminowej wpłaty naliczono odsetki w wysokości 12,30zł. Podatnik oznaczony nr 12 ……………..) podatek wynikający z I i II raty 2004 roku, opłacił dopiero 1 kwietnia, należność z III raty opłacił dopiero 6 kwietnia 2004 roku, należność wynikającą z IV i V raty wpłacono odpowiednio 18.05.2004 za kwiecień i 1 czerwca za maj, raty VI, VII i IX również opłacono po ustawowym terminie, a mianowicie wpłat dokonano odpowiednio 26 lipca, 30 września i 26 października. Od wszystkich nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w łącznej wysokości 104,80zł plus koszty postępowania 88,00zł. Raty X, XI i XII/2004 ww. podatnik opłacił  dopiero w 2005 roku, wyciąg bankowy z 24 marca 2005 roku. Powyższą wpłatę podzielono proporcjonalnie na zaległość główną, odsetki w wysokości 48zł, plus koszty egzekucyjne w kwocie 8,80zł. Nieterminowych wpłat należności podatkowych dokonał także powyższy podatnik w roku 2005 - podatek z tytułu I raty opłacił dopiero 4 marca 2005 roku – naliczono i pobrano odsetki w wysokości 13,50zł,  należność II raty opłacił podatnik dopiero 10 kwietnia 2005 roku, ratę III i IV ratę w części (z należnej kwoty 671,50zł wpłacono 168,90zł) wyegzekwował od podatnika Urząd Skarbowy 13 lipca 2005 roku. Jednostka zaliczyła proporcjonalnie wpłaconą kwotą na odsetki i należność główną. Brakującą kwotę raty IV oraz część raty V w wysokości łącznej 904,90zł, opłacił podatnik za pośrednictwem Urzędu Skarbowego w dniu 13 października 2005 roku. Jednostka zaliczyła wpłatę na należność główną w wysokości 891,30zł i odsetki w wysokości 52,40zł. W 2004 roku nieterminowych wpłat dokonał także podatnika nr 8 (…………………….). Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w wysokości łącznej 6,60zł. Powyższy podatnik dokonywał wpłat po terminie również w roku 2005, należność wynikającą  z II raty opłacił 21 lutego, należność za marzec opłacono dopiero 5 kwietnia oraz ratę za maj wpłacono 13 czerwca 2005 roku. Od nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w łącznej kwocie 41,05zł. Nieterminowych wpłat dokonał w 2005 roku podatnik oznaczony nr 10 (……….), a mianowicie ratę I opłacono 20 stycznia, należność raty IV, której termin płatności upływał 15 kwietnia wpłacił 19.04, oraz ratę 11 opłacił 18 listopada. Od nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w wysokości łącznej 37,80zł plus koszty upomnienia w wysokości 8,80zł. Nieterminowo opłacał także należność podatkową zarówno w 2004 jak i w 2005 roku podatnik nr 1 (……………………..). Należność podatkową wynikającą z 2004 roku w wysokości 8.780zł, egzekwował od podatnika Urząd Skarbowy w 2005 roku w okresie od 13.04 do 26.09.2005 roku. Wpłacane kwoty nie pokrywały należności głównej, organ podatkowy dokonywał więc proporcjonalnego podziału wpłaconej kwoty na należność główną i odsetki. Wysokość wpłaconych odsetek za powyższy okres to 638,90zł. Należność podatkową z 2005 roku wyegzekwował opłacał komornik w okresie od 26.09 do 25.11.2005 roku, w kwotach nie pokrywających wysokości rat i tak należność I raty w kwocie 2.191,60zł wpłacano częściowo w dniu 26.09.2005 roku kwotę 123,72zł, w dniu 31.10, kwotę 304zł, 21 listopada kwotę 609,90zł. Wpłaty zaliczono proporcjonalnie na należność główną i odsetki w wysokości 96,20zł. Należność raty II/2005 opłacano; 7 października 2005 roku w kwocie 973,80zł oraz w dniu 25.11.2005 rok w wysokości 1.107,30zł. Od wpłaconych kwot naliczono odsetki w wysokości 198,10zł. Ratę III opłacono w dniu 26.09.2005 roku w kwocie 487,40zł, w dniu 31.10.2005 w wysokości 614,40zł i w dniu 21.11.2005 w wysokości 609,90zł. Od ww. wpłat naliczono i pobrano odsetki w wysokości 111,72zł. W 2004 roku nieterminowe wpłaty odnotowano także u podatników nr 4 (……………………….) i nr 9 …………………..). Należną ratę za miesiąc luty 2005 roku, obaj podatnicy opłacili w opóźnieniem, a mianowicie podatnik nr 4 opłacił 23 lutego, natomiast podatnik nr 9 opłacił powyższą ratę 25 lutego. Od nieterminowych wpłat jednostka nie naliczyła i nie pobrała odsetek. Wartość nie naliczonych i nie pobranych odsetek wynosi łącznie 35,10zł w tym od podatnika nr 4 – 10,10zł od podatnika nr 9 – 25,00zł. Zaniechanie naliczania i egzekwowania odsetek od zaległości podatkowych narusza przepis art.53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

Na 31.12.2004 rok stwierdzono zaległości w podatku od nieruchomości-osoby prawne w wysokości 831.126,22zł, które stanowiły 82,79% wpłat z powyższego tytułu. Zaległości tylko roku bieżącego (2004) to kwota 202.545,80zł. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych na 31.12.2005 rok to kwota 834.304,41zł i stanowiła 82,5% dochodów uzyskanych z powyższego podatku. Zaległości roku bieżącego (2005) to kwota 148.234,83zł. Kwota zaległości w opłatach podatku od nieruchomości u wybranych wyżej osób prawnych wynosiła w 2004 roku 700.664,20zł i stanowiła 84,3% ogólnej kwoty zaległości w podatku od nieruchomości –osoby prawne, natomiast w 2005 roku kwota zaległości u wykazanych osób prawnych wynosiła 832.828zł i stanowiła 99,8% ogólnej kwoty zaległości w podatku od nieruchomości osoby prawne.

Największe zadłużenie odnotowano na kontach następujących podatników:

Rok 2004

…………………………………………) – zaległość 8.780,43zł (zaległość roku bieżącego),

……………………………………….i) –zaległość 571.786,51zł (w tym zaległość bieżąca to kwota 71.486,70zł i 500.299,81zł z lat poprzednich),

………………………………………..)—zaległość w kwocie 44.292,92zł  (zaległość z lat poprzednich),

………………………………………..– zaległość w kwocie 114.276,68zł (w tym 12.816,75zł zaległość z lat poprzednich i 101.459,93zł zaległość roku bieżącego,

……………………………………………..) – zaległość 83.987,69zł – zaległość z lat poprzednich,

…………………………………………. – zaległość w kwocie 1.346,49zł zaległość roku bieżącego,

………………………………………….. – zaległość w wysokości 1.391,49zł dotyczyła roku bieżącego,

………………………………………….. – zaległość w kwocie 4.429,09zł dotyczyła roku bieżącego,

…………………………………………… – zaległość w wysokości 834,92zł wynikała z nieopłaconego podatku roku bieżącego,

Zaległości na 31.12.2005 rok

………………………………… – zaległość w kwocie 20.441,32zł w tym zaległość z roku 2004 w kwocie 8.780,43zł i 11.660,89zł zaległość wynikająca z przypisu roku bieżącego,

………………………………… –zaległość 597.376,59zł (w tym zaległość wynikająca z lat poprzednich to kwota 571.786,51zł i zaległość z przypisu roku bieżącego w wysokości 25.590zł),

……………………………….. – zaległość w kwocie 209.986,28zł (w tym zaległość z lat poprzednich w wysokości 114.276,68zł oraz bieżący przypis w wysokości 95.709,60zł,

………………………………….. – zaległość w wysokości 5.019,19zł wynikają z przepisu roku bieżącego,

………………………………………… – zaległość w wysokości 796,80zł wynika z przypisu roku bieżącego.

Działania windykacyjne podejmowane przez jednostkę w celu wyegzekwowania powyżej przedstawionych zaległości, omówiono w pkt 8 niniejszego rozdziału protokołu.                  

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych

Dochody uzyskane w 2004 roku przez Miasto Brzeziny z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiły 1.149.245,81zł. Uzyskana kwota dochodów stanowiła 90,4% kwoty wynikającej z przypisu, 14,35% dochodów własnych miasta i 6,7% dochodów ogółem. W roku 2005 dochody z tytułu w/w podatku wynosiły 1.179.390,64zł i stanowiły odpowiednio 92,5% kwoty wynikającej z przypisu, 14,2% uzyskanych za dany okres dochodów własnych i 6,5% dochodów ogółem. Z ewidencji podatkowej wynika, że podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych objętych było w 2004 roku 1.582 podatników, w 2005 roku 1.683 podatników. Dane dotyczące podatku od nieruchomości od osób fizycznych przedstawia załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

Wśród podatników podatku od nieruchomości- osoby fizyczne, zarejestrowani byli także podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w stałej siedzibie na terenie Miasta Brzeziny. W 2004 roku zarejestrowanych było 280 podatników, natomiast w 2005 roku zarejestrowane były 289 osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Jako próbę do kontroli prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości, prawidłowości przedmiotu opodatkowania, terminowości wpłat należności podatkowych, przyjęto 24 wybranych podatników prowadzących działalność gospodarczą. Kryterium wyboru stanowiła kwota przypisu - wybrano podatników z największym wymiarem podatku. Wykaz osób fizycznych- płatników podatku od nieruchomości objętych kontrolą stanowi załącznik nr 33  do niniejszego protokołu.  

Przypis wybranej do kontroli grupy podatników wynosił na 2004 rok 26.155,20zł, natomiast w 2005 roku wartość przypisu badanej próby to kwota 26.829,20zł.

Kontrola dokumentów dotyczących podatku dla wybranej próby wykazała co następuje:

-          w wydanych decyzjach podatkowych zastosowano stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Miasta, określonymi na rok 2004 i 2005 rok,

-          decyzje wymiarowe na 2004 i 2005 rok doręczano podatnikom w okresie umożliwiającym terminową zapłatę I raty podatku, (potwierdzenia odbioru załączono pod kopie decyzji),

-          w przypadku zmian okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania, podatnicy składali niezwłocznie informacje o nieruchomościach i obiektach, natomiast organ podatkowy uchylał decyzje wymiarowe i wydawał nowe z uwzględnieniem zmian podanych przez podatnika,

-          w decyzji wymiarowej podatnika nr 10877 na 2004 i 2005 rok, przyjęto do opodatkowania oprócz gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, grunty w kategorii pozostałe o powierzchni 1.456m2. Z przedłożonych kontrolującym informacji (wyciąg rejestru gruntów) wynika, że zadeklarowane grunty jako pozostałe tworzy jedna działka przy ul. Stryjkowskiego 5, którą w części 504m2 wykazał podatnik jako grunty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i 1.456m2 jako grunty pozostałe. Na powyższych gruntach opodatkowanych jako pozostałe, nie znajdują się budynki mieszkalne, które wyłączały by te grunty z grupy gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zgodnie art.1a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.), grunty i budynki będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, to grunty i budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą z wyjątkiem gruntów o których mowa w art.5 ust.1 pkt 1 lit.b cytowanej ustawy. W związku z tym grunty te powinny zostać opodatkowane wg stawek najwyższych. Kserokopia informacji składanej przez podatnika, decyzji oraz informacji z ewidencji gruntów stanowią załącznik 34 do protokołu kontroli. Wg ustnych wyjaśnień p. ………………………. – inspektora ds. podatków, organ podatkowy podejmie działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego opodatkowania przedmiotowych gruntów,

-          w decyzji podatkowej na rok 2005 dotyczącej podatnika nr 10460 ujęto jako przedmiot opodatkowania budynki pod działalność gospodarczą o powierzchni - 80m2 po korekcie od III/2005 - 100m2, natomiast grunty o powierzchni 701m2 wykazano jako pozostałe. Z ustnego wyjaśnienia p. …………………………. odpowiedzialnej za prawidłowość wymiaru podatku od nieruchomości, oraz z przedłożonych dokumentów (informacja podatnika, wyciąg z rejestru zabytków dla Miasta Brzeziny wraz z fotografią przedmiotowej nieruchomości, kserokopia wymienionych dokumentów stanowi załącznik nr 35 do niniejszego protokołu) wynika, że budynek wykazany do opodatkowania jest budynkiem zabytkowym wpisanym do rejestru zabytków i tylko część zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej wyłączona jest ze zwolnienia i objęta podatkiem wg stawek najwyższych. Zgodnie  z załączonym wyciągiem z rejestru zabytków, grunty pod budynkiem nie zostały wpisane do rejestru, w związku z czym nie podlegały zwolnieniu z opodatkowania, zwolnieniu podlegał tylko budynek w części nie zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej. Grunty pod przedmiotowym budynkiem wykazano jako pozostałe.

-          w decyzjach wydanych dla podatnika nr 10063 na 2004 i 2005 rok, stwierdzono inny przedmiot opodatkowania niż podany przez podatnika w informacji złożonej w 2004 roku. Podatnik w informacji złożonej 7 kwietnia 2004 roku wykazał do opodatkowania budynki mieszkalne o ogólnej powierzchni 140,8m2 w tym kondygnacji o wysokości do 2,20m 84m2, dla których przyjmuje się do opodatkowania 50% ich powierzchni , natomiast 56,80m2 to budynki o wysokości powyżej 2,20m. W wydanych decyzjach  ujęto budynki mieszkalne o łącznej powierzchni 140,8m2, w tym 84m2 jako budynki o kondygnacji powyżej 2,20m opodatkowane stawką 0,40zł i 56,8m2 jako budynki o kondygnacji do 2,20m opodatkowane stawką 0,20zł (zamiast 50% powierzchni przyjęto połowę stawki). Wg informacji podatnika przypis podatku powinien wynosić 390,22zł a naliczona kwota podatku to 395,70zł. Kserokopia informacji złożonej przez podatnika oraz decyzji wydanej przez organ podatkowy stanowią załącznik nr 36 do protokołu kontroli,

-          w 2004 roku organ podatkowy przeprowadził na podstawie art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa, 24 kontrole podatkowe u 24 podatników. W wyniku przeprowadzonych kontroli wydano 14 decyzji w sprawie zmiany decyzji ostatecznych ustalających wymiar podatku od nieruchomości, zwiększając wysokość zobowiązania podatkowego o łączną kwotę 12.486,97zł. Podatnicy nie zgłaszali do opodatkowania lokali, budynków i gruntów wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej, nowo oddanych budynków mieszkalnych do użytkowania, czy faktu zwiększenia powierzchni użytkowej z tytułu rozbudowy budynku mieszkalnego. W 2005 roku organ podatkowy przeprowadził 13 kontroli w zakresie zgodności danych wykazanych w deklaracjach ze stanem faktycznym. W wyniku kontroli wydano 9 decyzji w sprawie zmiany decyzji ostatecznej ustalającej wymiar podatku od nieruchomości, zwiększając wysokość zobowiązania podatkowego o kwotę łączną 8.125,98zł,

-          kopie decyzji pozostające w organie podatkowym, nie są podpisane przez wydającego je. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem p. ……………………………….decyzje podpisywała Burmistrz Miasta p. Ewa Mądra,

-          nieterminowo podatek od nieruchomości w badanej próbie opłacali podatnicy oznaczeni numerami kont: 11419 należny podatek w wysokości 39,60zł wynikający z I raty podatku za 2004 rok, podatnik wpłacił dopiero 4 lipca 2004 roku , III ratę podatku opłacił 3 listopada 2004 roku i IV ratę 29 listopada 2004 roku. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w wysokości łącznej 3,80zł plus koszty upomnień 17,60zł. W dniu 30 listopada 2004 roku decyzją nr 3110-1-163 zwiększono podatnikowi wymiar podatku o kwotę 60,50zł. Powyższą należność podatnik opłacił dopiero 12 października 2005 roku. Od nieterminowej wpłaty naliczono i pobrano odsetki w wysokości 7,80zł plus koszty upomnienia w wysokości 8,80zł. Z należnego podatku za 2005 rok w wysokości 400,30zł podatnik wpłacił tylko 200,20zł: w dniu 12 października 2005 roku kwotę 100,10zł tytułem I raty i w dniu 19 grudnia 2005 roku kwotę 100,10zł tytułem II raty. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w łącznej kwocie 15zł plus koszty upomnienia w wysokości 17,60zł. Podatnik nr 11409 nieterminowo opłacał podatek w roku 2004. Należność raty I opłacił 25 marca 2004 roku, ratę II opłacono 3 czerwca 2004 roku, ratę III opłacił podatnik 5 października 2004 roku. Od nieterminowych wpłat naliczono i pobrano odsetki w wysokości 3,10zł.  Podatnik nr 10084 należność I raty 2004 roku w wysokości 201,50zł wpłacał częściowo, a mianowicie kwotę 101,50 opłacił 29 marca 2004 roku i kwotę 100,00zł dopiero 2 sierpnia 2004 roku. Od kwoty wpłaconej po terminie naliczono i pobrano odsetki w wysokości 5,90zł. Podatnik nr 10016 należny podatek z 2004 roku wpłacał nieterminowo a mianowicie: I ratę w kwocie 195,10zł wpłacił dopiero 25 kwietnia 2004 roku zamiast 15 marca, II ratę zamiast 15 maja wpłacił 25 lipca 2004 roku, ratę III, której termin płatności upływał 15 września opłacił dopiero 28 grudnia 2004 roku, natomiast należność wynikającą z raty IV podatnik opłacił 24 lutego 2005 roku. Od wymienionych wpłat dokonanych po terminie organ podatkowy naliczył i wyegzekwował odsetki w łącznej kwocie 25,70zł plus koszty upomnień 26,40zł. Nieterminowo opłacał podatek w 2004 i 2005 roku podatnik nr 10010. Wysokość przypadających do wpłat rat wynosiła 221,60zł każda. I ratę podatnik opłacił 30.03.2004 roku (15 dni po terminie) II ratę opłacił 8 czerwca 2004 roku (23 dni po terminie), III ratę opłacił 12 października 2004 roku (26 dni po terminie) i IV ratę opłacono 29 grudnia 2004 roku (44 dni po terminie). Podatek należny za 2005 rok ww. podatnik opłacił nie zachowując terminu płatności I i II raty, a mianowicie I ratę w wysokości 221,60 opłacono dopiero 22 kwietnia 2005 roku (36 dni po terminie) i II ratę opłacono 15 lipca 2005 roku (29 dni po ustawowym terminie). Od nieterminowo opłacanych rat podatku naliczano i pobrano odsetki w łącznej kwocie 15,90zł plus koszty upomnień 35,20zł. Podatnik nr 10004 opłacał nieterminowo podatek zarówno w 2004 jak i w 2005, a mianowicie: w 2004 roku w dniu 20 lipca podatnik opłacił zaległość IV raty z 2003 roku. Wysokość każdej z 4 rat z 2004 roku wynosiła 711,80zł. I i II ratę podatnik opłacił łącznie w dniu 29 lipca 2004 roku. Należność wynikającą z raty III opłacił dopiero 27 grudnia 2004 roku, a IV ratę opłacono 29 marca 2005 roku. Z należności 2005 roku w wysokości 2.847,20zł podatnik opłacił  tylko I ratę w dniu 16 czerwca 2005 roku w kwocie 711.80zł. Od wszystkich nieterminowo dokonanych wpłat naliczono i pobrano odsetki w łącznej wysokości 213,58zł, plus koszty postępowania egzekucyjnego w wysokości 35,20zł.

Na 31.12.2004 rok zaległości w podatku od nieruchomości osoby fizyczne wynosiły 292.249,28zł w tym kwota 130.759,24zł to zaległość roku bieżącego. Na 31.12.2005 rok zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły 268.369,31zł w tym kwota 96.532,24zł to zaległości roku bieżącego. Działania windykacyjne podjęte przez jednostkę w stosunku do podatników zalegających z opłatami, opisano w punkcie 8 niniejszego rozdziału protokołu kontroli wybierając 7 dłużników zalegających z opłatami na 31.12.2005 rok, posiadających zaległość łącznie na kwotę 207.373,10zł stanowiącą 77,3% ogólnej kwoty zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 31.12.2005 rok.  

Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2004 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota objęta
decyzjami pozytywne

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

32 w tym 11 odmownych

29.220.20zł w tym 4.541,30zł odsetki

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

5

126.058,80zł w tym 18.645,80zł odsetki

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

1

2.191,60zł

 

2005 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota objęta
decyzjami

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

28 w tym 3 odmowne

210.315,36zł w tym odsetki 32.910.50zł

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

5

6.207,50zł

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

-

-

 

Wykaz osób prawnych, w stosunku do których wydano decyzje w sprawie ulg podatkowych w roku 2004 i 2005 stanowi załącznik nr 37 do niniejszego protokołu. Z powyższego wynika, że w 2004 roku wydano w stosunku do osób prawnych 16 decyzji w tym 12 pozytywnych, 11 dotyczących umorzenia zaległości podatkowej i odsetek na łączną kwotę 21.791,20zł i jedną decyzję odraczająca zapłatę zaległości podatkowej na kwotę 2.191,60zł. W 2005 roku Burmistrz Miasta Brzeziny wydała w stosunku do osób prawnych 12 decyzji w tym jedną decyzję negatywną, a 11 pozostałych decyzji dotyczyło umorzenia zaległości podatkowych i odsetek na łączna kwotę 130.628zł.

Celem sprawdzenia prawidłowości postępowania przy udzielaniu podatnikom- osobom prawnym ulg w zapłacie podatku od nieruchomości, analizie poddano udokumentowanie wszystkich wydanych w 2004 i 2005 roku decyzji umorzeniowych.

Analiza wydanych decyzji wykazała, że:

wszystkie sprawy z wniosków podatników, dotyczących umorzeń zaległości, odsetek, odroczeń i rozłożeń na raty, zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa, zostały załatwione w drodze decyzji,

organem wydającym decyzje była Burmistrz Miasta,

pod decyzją nr 3110-4-1/04 z dnia 20.01.2004 roku, wydaną  na wniosek podatnika z dnia 20.11.2003 rok, umarzającej zaległość podatkową za okres od VI-XI 2003 roku, …………….…………………….., nie załączono żadnych informacji uzasadniających trudną sytuację podatnika. Organ podatkowy w dniu 27 listopada 2003 roku wezwał podatnika do przedłożenia dowodów uzasadniających trudną sytuację i tu wskazał na konieczność złożenia: deklaracji o dochodach analogicznej jaką przedkłada podatnik do Urzędu Skarbowego, wg stanu na 31.10.2003 rok, informacji o zatrudnieniu oraz informacji o źródłach finansowania działalności Stowarzyszenia.  W dniu 18 grudnia 2003 roku, poinformowano podatnika o przedłużeniu 30 dniowego terminu załatwienia sprawy ze względu na konieczność uzupełnienia materiału dowodowego. W dniu 31.12.2003 roku, organ podatkowy ponownie wezwał podatnika do przedłożenia żądnych materiałów. Zgodnie z art.169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli podanie o zastosowanie ulgi nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Mimo braku jakichkolwiek dokumentów organ podatkowy w dniu 8 stycznia 2004 roku postanowił wezwać podatnika w terminie 7- dniowym do zapoznania się z materiałem dowodowym. Niezrozumiałym jest działanie organu podatkowego, wzywające do zapoznania się z materiałem, którego praktycznie nie ma, cały materiał dowodowy (załączony pod decyzją), stanowiły wezwania organu podatkowego do złożenia przez podatnika żądanych dokumentów oraz wniosek podatnika z 20 listopada 2003 roku. W odpowiedzi na powyższe w dniu 13 stycznia 2004 roku, podatnik złożył ponownie prośbę o umorzenie zaległości za okres VI-XII/2003 nie składając wymaganych przez organ podatkowy informacji, chociaż to w interesie podatnika powinno być przedłożenie stosownych dokumentów by uzyskać tym samym wnioskowaną ulgę. Prośbę podatnika Burmistrz Miasta załatwiła pozytywnie wydając w dniu 20.01.2004 roku decyzję o umorzeniu zaległości podatkowych za wymieniony okres w kwocie 1.558,50zł, Umorzenia dokonano, pomimo nie przedłożenia przez podatnika żądnych dokumentów, potwierdzających sytuacją opisywaną we wniosku. Zgodnie z art. art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, organ podatkowy zobowiązany jest przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia faktycznej sytuacji podatnika i na podstawie materiału dowodowego wyjaśnić okoliczności sprawy w zakresie istnienia lub nie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej określonych w art.67a § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa.  Wymóg zebrania materiału dowodowego w sprawie stawia art.187 §1 ustawy Ordynacja podatkowa. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Burmistrz Miasta, które wraz z kserokopią opisanego materiału stanowi załącznik nr 38 do niniejszego protokołu. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, powyższy podmiot jest od lat partnerem samorządu w organizowaniu wielu imprez lokalnych dlatego też, pomimo braku żądanych dokumentów, organowi podatkowemu znana była sytuacja finansowa podatnika, która umożliwiała podjęcie pozytywnej decyzji w przedmiotowej sprawie,   

brak dokumentów potwierdzających opisywaną we wniosku podatnika sytuację stwierdzono także w przypadku wydania decyzji nr Fn.3110-4-6/04 z dnia 26 marca 2004 roku. Na podstawie powyższej decyzji umorzono zaległość podatkową za I i II 2004 roku ………………………….. w wysokości 417zł. W dniu 26 lutego 2004 roku podmiot zwrócił się z podaniem do Burmistrza Miasta o umorzenie podatku od nieruchomości za 2004 rok w kwocie 2.564,10zł, motywując takie działanie trudną sytuacją finansową podatnika. W dniu 27 lutego 2004 roku organ podatkowy postanowił odmówić wszczęcia postępowania z uwagi na brak kompetencji organu podatkowego do zwolnień podmiotu z opłaty podatku. Zgodnie z powyższym postanowieniem, wszczęto postępowanie podatkowe dot. umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości za okres I-II /2004 rok i wezwano podatnika do przedłożenia w terminie 7 dni od doręczenia wezwania, dokumentów świadczących o trudnej sytuacji finansowej. Odpowiedzią podatnika na wezwanie organu podatkowego było złożenie ponownej prośby o umorzenie zaległości za styczeń i luty 2004 rok, uzasadniając to trudną sytuacją finansową, na potwierdzenie czego wypisano zobowiązania jakie posiada ……. do uregulowania za 2003 rok. Wg kontrolujących nie jest to wystarczający dokument, uzasadniający podjęcie decyzji pozytywnej przez organ podatkowy. Ustalenie faktycznej sytuacji podatnika i na podstawie materiału dowodowego wyjaśnienie okoliczności sprawy w zakresie istnienia lub nie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej określonych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, wymaga art.122, natomiast zgodnie z art.187 organ podatkowy zobowiązany jest do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Kserokopia dokumentacji na podstawie której wydano decyzję oraz decyzja nr Fn.3110-4-6/04, stanowią załącznik nr 39 do niniejszego protokołu kontroli, natomiast wyjaśnienie Burmistrza Miasta w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 38. Należy zauważyć, że powyższy podatnik występował w okresie objętym kontrolą 12-krotnie (6 razy w 2004 roku i 6 razy w 2005 roku), z prośbą o umorzenie zaległości w opłatach podatku od nieruchomości i wszystkie podania załatwiono pozytywnie, wskutek czego podatnik ani w 2004, ani w 2005 roku nie zapłacił żadnej raty z należnego Miastu podatku. Podatek od nieruchomości jest podatkiem o charakterze majątkowym, należnym od posiadanego majątku, nieruchomości, z którego zawsze mogą być egzekwowane podatki. Rezygnacja z wierzytelności należnej Miastu nie tylko pomniejsza jej dochody ale odbywa się to kosztem innych podatników.                 

w pozostałych przypadkach przed wydaniem decyzji o zastosowaniu ulgi w opłatach podatku od nieruchomości, organ podatkowy przeprowadzał postępowanie podatkowe - w przypadku gdy wniosek złożony przez podatnika nie zawierał informacji potwierdzających opisywany we wniosku stan faktyczny i istnienie przesłanek do zastosowania ulgi podatkowej, bądź informacje załączone były niedostateczne, organ podatkowy wzywał podatnika do ich uzupełnienia. Wymagane dokumenty były przedkładane  w wyznaczonym terminie,

w 2005 roku wydano dwie decyzje umarzające zaległość podatkową dwóm podmiotom prawnym na podstawie art. 67d § 1 pkt.3 ustawy Ordynacja podatkowa. Załączony materiał dowodowy wskazywał na możliwość podjęcia przez organ podatkowy powyższych rozstrzygnięć,  

wszystkie skontrolowane decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania, zgodnie z art.210 ustawy Ordynacja podatkowa,

instytucję umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych,

przedsiębiorcy ubiegający się o pomoc, przedstawiali organowi podatkowemu informacje o pomocy udzielonej im w okresie 3 kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosków o udzielenie pomocy, zgodnie z art. 44 ust.1 ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz. 1177 z późn. zm.), obowiązującej do 30 maja 2004 roku i od 31 maja 2004 roku w myśl art. 37 ust.1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. nr 123, poz. 1291),

z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, że organ podatkowy przed wydaniem każdej decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku niezależnie od tego czy miała zostać wydana decyzja w całości uwzględniająca wniosek strony, czy też odmawiająca podatnikowi zastosowania ulgi, zawiadamiał podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego.

Prawidłowość postępowania przy udzielaniu ulg w zapłacie podatku od nieruchomości - osoby fizyczne, skontrolowano analizując dokumentację pięciu wydanych decyzji umorzeniowych z 2004 roku i trzy decyzje rozkładające płatność na raty, oraz sześć z trzynastu wydanych decyzji umorzeniowych z 2005 roku i dwie decyzje rozkładające termin płatności na raty. Kryterium wyboru próby do kontroli decyzji umorzeniowych była wartość umorzenia, natomiast w przypadku decyzji rozkładających płatność na raty uwzględniono decyzje, które przesuwały termin płatności powyżej 6 miesięcy. Wykaz osób fizycznych, w stosunku do których zastosowano umorzenie w 2004 i 2005 roku wraz z zaznaczonymi decyzjami wybranymi do kontroli, stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. W wyniku analizy wybranych decyzji stwierdzono co następuje:

przed wydaniem decyzji o zastosowaniu ulgi czy jej odmowie, organ podatkowy przeprowadził postępowanie podatkowe - zabrany materiał dowodowy załączony pod decyzjami, potwierdzał opisywany we wnioskach stan faktyczny i istnienie przesłanek do zastosowania ulgi podatkowej, który przywoływano w rozstrzygnięciu decyzji, natomiast w przypadku gdy wniosek złożony przez podatnika zawierał niedostateczne informacje organ podatkowy wzywał podatnika do ich uzupełnienia,

wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących ulg w zapłacie podatku zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa,

decyzje zgodnie z art. 210 § 4 i 6 cytowanej ustawy, zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne,

decyzje wydała Burmistrz Miasta,

instytucje umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych,

organ podatkowy przed wydaniem każdej decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku niezależnie od tego czy miała zostać wydana decyzja w całości uwzględniająca wniosek strony, czy też decyzja negatywna - odmawiająca podatnikowi zastosowania ulgi, zawiadamiał podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego

4)      Podatek rolny

Rada Miejska w Brzezinach nie podejmowała uchwał w sprawie obniżenia ceny skupu żyta, podstawę naliczania podatku rolnego stanowiły ceny skupu ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Opublikowana w Monitorze Polskim nr 49, poz. 771 przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za okres pierwszych trzech kwartałów 2003 roku cena skupu wynosiła 34,57 zł, stawka podatku rolnego w 2004 roku za hektar przeliczeniowy wynosiła 34,57 zł x 2,50 = 86,425 zł, podatek rolny od pozostałych gruntów 34,57 x 5 = 172,85 zł.

Cena skupu żyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2004 roku wynosiła 37,67 zł, opublikowana została w (M.P. nr 43, poz. 765). Stawka podatku rolnego w 2005 roku - 37,67 zł x 2,5 = 94,17 zł, podatek rolny od pozostałych gruntów 37,67 x 5 = 188,35 zł.

Rada Miasta podjęła w dniu 5 grudnia 2002 roku uchwałę nr II/14/02 w sprawie określenia wzorów formularzy dla celów podatku rolnego, w załączniku nr 1 określono wzór informacji o gruntach dla celów podatku rolnego, w załączniku nr 2 wzór deklaracji na podatek rolny. Powyższa uchwała obowiązywała w 2003 i 2004 roku, w dniu 29 listopada 2004 roku Rada Miasta podjęła uchwałę nr XXVII/123/04, którą zmieniła wzór informacji o gruntach i wzór formularza deklaracji na podatek rolny.

Miasto Brzeziny zostało zaliczone do II okręgu podatkowego.

Dochody z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych w 2004 roku wyniosły 74.496 zł i stanowiły 0,09 % dochodów własnych. W 2005 roku dochody wyniosły 82.476 zł i stanowiły 0,099 % dochodów własnych. Dane dotyczące dochodów z podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych przedstawia zestawienie stanowiące załącznik nr 41 do protokołu.

Skontrolowano dane wykazane w powyższym zestawieniu z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S. Na podstawie obowiązujących w 2004 roku przepisów, dane dotyczące dochodów z podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych wykazano w jednym rozdziale 76615, były one zgodne z ewidencją księgową, błędnie wykazano zaległości, gdyż odnosiły się one tylko do podatku od osób fizycznych (w wysokości 18.515 zł), nie wykazano zaległości z podatku od osób prawnych w wysokości 181,50 zł.

Kserokopia wyciągu sprawozdania Rb-27S za 2004 rok stanowi załącznik nr 23 do protokołu. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła Pani Skarbnik Miasta stanowi ono załącznik nr 42 do protokołu. Wynika z niego, że rozbieżność w wykazaniu zaległości wyniknęły ze zmiany pracownika zajmującego się tymi zagadnieniami, poprzedni pracownik nie przekazał nowo zatrudnionemu, dokumentów dotyczących naliczania i księgowania podatku podatnika (………………………………..). Sytuacja powyższa wyjaśniła się w 2005 roku, kiedy podatnik zapłacił podatek na 2005 rok i zaległość z 2004 roku. 

Podatek rolny od osób fizycznych

W sytuacji kontroli dochodów z podatku od nieruchomości tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, kontrolując podatek rolny z badanej próby, skontrolowano również podatników podatku od nieruchomości płacących łączne zobowiązanie pieniężne, jak również sam podatek od nieruchomości.

Przypis podatku na 2004 roku wynosił 80.617,93 zł, jednostka uzyskała dochody w wysokości 72.859,59 zł, przypis na 2005 rok wynosił 81.670,00 zł, uzyskano dochody w wysokości 80.522,96zł. W 2005 roku podatek rolny płaciło 194 podatników, łączne zobowiązanie pieniężne 359 podatników, łącznie 553 podatników (populacja).

Podstawę wyboru próby do kontroli stanowił prowadzony w jednostce rejestr wymiarowy podatku rolnego i rejestr wymiarowy łącznego zobowiązania pieniężnego. Wyboru próby do kontroli dokonano wybierając z prowadzonych rejestrów pierwszego i każdego co 10 podatnika, czyli 1, 11, 21, 31, 41, 51 itd. Przyjęta do kontroli próba w 2004 i 2005 roku była taka sama i wynosiła 56 podatników, w tym płacących podatek rolny 20 i łączne zobowiązanie pieniężne 36 podatników. Do końca 2004 roku kontrolowana jednostka do ewidencji podatków w tym łącznego zobowiązania pieniężnego, wykorzystywała program komputerowy, który nie był w stanie rozdzielić wymiaru podatku rolnego z łącznego zobowiązania pieniężnego. Z informacji uzyskanych od Skarbnika Miasta wynika, że wpływy z podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości pobierane w postaci łącznego zobowiązania pieniężnego wykazano w sprawozdaniu Rb-27S za 2004 roku odrębnie dla każdego podatku. Kwoty podatków ustalono przy pomocy wskaźników wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów. Wykorzystywany do ewidencji podatków w 2005 roku nowy program komputerowy, daje możliwość uzyskania informacji w odniesieniu do wpływów z poszczególnych podatków.

Przypis dla badanej próby w 2004 roku w łącznym zobowiązaniu pieniężnym wynosił 15.934,31 zł, wpłaty 15.833,91 zł, przypis w 2005r. łącznego zobowiązania pieniężnego wynosił 18.831,10 zł, w tym przypis podatku rolnego 7.789,50 zł, wpłaty łącznego zobowiązania 12.928,20 zł, wpłaty podatku rolnego 7.581,00 zł. Kontroli poddano prawidłowość wyliczenia wysokości podatku dla podatników z badanej próby, nieprawidłowości nie stwierdzono.

Nakazy płatnicze w 2004 roku doręczane były przez osoby nie zatrudnione w Urzędzie Miasta, natomiast w 2005 roku nakazy doręczali pracownicy urzędu. Kontrolując terminowość doręczanych nakazów z badanej próby stwierdzono, że w 2004r. 4 nakazy płatnicze przesłane pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zostały doręczone podatnikom po 1 marca 2004 roku, co było niezgodne z art.6a ust.6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993r. Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Skontrolowano termin zapłaty podatku przez podatników którym dostarczono nakazy z opóźnieniem i ustalono, że zapłacili oni podatek w terminie.  

Ponadto z badanej próby z 2004 roku nie dostarczono do kontroli 5 potwierdzeń doręczenia nakazów płatniczych, z 2005 roku 3 nakazów, kontroli poddano termin wpłaty I raty podatku przez tych podatników i ustalono, że terminowo wpłacili I raty podatku w tych latach.

Kontroli poddano terminowość wpłat poszczególnych rat podatku za okres objęty kontrolą, wyniki przedstawiono w poniższych tabelach:

2004r.

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

23

2.822,61

22,50

-

II

20

2.577,40

20,60

-

III

16

2.019,34

25,50

-

IV

16

1.678,10

5,30

-

 

Kwota ogółem

9.097,45

73,90

-

2005r.

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

17

2.107,60 (434,00)

40,10 (5,20)

-

II

17

1.998,30 (474,40)

7,10 (4,30)

-

III

19

3.515,40 (1.110,20)

-

-

IV

16

2.996,00 (602,60)

-

-

 

Kwota ogółem

10.617,30 (2.621,20)

47,20 (9,50)

-

W tabeli dotyczącej 2005 roku kwoty podane w nawiasach dotyczą tylko podatku rolnego.

Zaległości w zapłacie podatku z badanej próby na koniec 2004 roku wynosiły 3,60 zł, na koniec 2005 roku 5.788,80 zł, w podatku rolnym 96,70zł. Zaległości ogółem w zapłacie podatku na koniec 2004 roku 18.514,52 zł, na koniec 2005 rok 15.411,15 zł.

Największe zadłużenie na koniec 2005 roku posiadali podatnicy:

- nr 12064 – 13.576,00 zł - rolny,

- nr 12008 – 7.575,70 zł- łączne zobow. pieniężne, 753,06 zł – rolny,

- nr 12195 – 5.222,80 zł – nieruchomości,

- nr 12598 – 3.769,30 zł - rolny,         

- nr 12372 – 2.044,70 zł – łączne zobow. pieniężne, 51,80 - rolny.

Podejmowane działania windykacyjne wobec podatników posiadających największe zadłużenie w zapłacie podatku rolnego, zostały opisane w punkcie 8 niniejszego rozdziału.

Podatek rolny od osób prawnych

W 2004 roku podatnikami podatku rolnego były 4 podmioty w 2005 roku również 4 podmioty.

Przypis podatku rolnego od osób prawnych na 2004 roku wynosił 1.817,50 zł, wpłaty 1.636,00 zł. Na koniec 2004 roku zaległość posiadała …………………………… w wysokości 181,50 zł, została ona zapłacona w styczniu 2005 roku. Przypis w 2005 roku 1.836,50 zł, wpłaty 1.953,10 zł. Zaległość na koniec 2005 roku posiadała …………………. w wysokości 64,90 zł, podatek zapłacono w lutym 2006 roku. Z uwagi na fakt niskiej kwoty dochodów z tego podatku, zaniechano kontroli powyższego zagadnienia.

 

Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna, żołnierska i z tytułu nabycia gruntów)
 

2004 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
decyzji

Kwota
ulgi lub zwolnienia

Ulga inwestycyjna

-

-

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów

-

-

Ulga żołnierska

-

-

Umorzenie zaległości, odsetek

4

489,70

Rozłożenie na raty zapłaty podatku (zaległości)

-

-

Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości)

-

-

Uwaga – w przypadku ulg, zwolnień rozciągających się na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu objętego kontrolą.

2005 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
decyzji

Kwota
ulgi lub zwolnienia

Ulga inwestycyjna

-

-

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów

2

33,60

Ulga żołnierska

-

-

Umorzenie zaległości, odsetek

2

369,40

Rozłożenie na raty zapłaty podatku (zaległości)

2

238,60

Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości)

-

-

Uwaga – w przypadku ulg, zwolnień rozciągających się na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu objętego kontrolą.

Kontrola zwolnień z tytułu nabycia gruntu

W 2005 roku zostały wydane dwie decyzje:

·                                 nr 3113-1-12/2005 z dnia 2.06.2005r., wydana na wniosek podatnika z dnia 31.05.2005r., który nabył grunty aktem notarialnym repetytorium A nr 507/2005 z dnia 21.03.2005r. Ustalono błędny termin rozpoczęcia obowiązywania zwolnienie z płacenia podatku, w okresie od 1.04.2005r. do 31.03.2010r. Na podstawie art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 roku Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika stosuję się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. W kontrolowanej decyzji okres obowiązywania zwolnienia powinien być ustalony począwszy od 1.06.2005r. do 31.03.2010r.

·                                 nr 3113-1-31/2005 z dnia 20.09.2005r., wydana na wniosek podatnika z dnia 16.09.2005r., który nabył grunty aktem notarialnym repetytorium A nr 3235/2005 z dnia 21.07.2005r. Również w przypadku tej decyzji ustalono błędnie termin rozpoczęcia jej obowiązywania, od 1.09.2005r. do 31.08.2010r. Na podstawie art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym okres obowiązywania zwolnienia powinien być ustalony począwszy od pierwszego dnia miesiąca po złożeniu przez podatnika wniosku, czyli od 1.10.2005r. do 31.07.2010r.

Kserokopia dokumentów potwierdzających powyższy stan faktyczny stanowi załącznik nr 43 do protokołu.

Umorzenie zaległości podatkowych, rozłożenie zapłaty zaległości na raty

W trakcie kontroli ustalono, że w 2004roku organ podatkowy wydał:

·                                             3 decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w podatku rolnym, w tym w jednej umorzenia zaległości podatkowej w wysokości 50 % zadłużenia, pozostałą część rozkładając na raty,

·                                             1 decyzję w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowych,

·                                             1 decyzję w sprawie umorzenia łącznego zobowiązania pieniężnego (podatnik w ewidencji podatkowej był ujęty w łącznym zobowiązaniu, natomiast zobowiązany był do płacenia tylko podatku rolnego),

·                                             2 decyzje w sprawie odmowy umorzenia łącznego zobowiązania pieniężnego.

W 2005 roku:

·                               2 decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, w tym 1 dotyczącą umorzenia III raty podatku i rozłożenia zapłaty na raty IV raty podatku,

·                               3 decyzje w sprawie rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej.

Kontrolą objęto losowo wybrane decyzje:

1. Decyzja nr 3113-1-1/04 z dnia 15.07.2004r. w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowej i decyzja nr 3113/1/2/04 z dnia 15.10.2004r. w sprawie umorzenia zaległości. W dniu 18.06.2004r. podatnik złożył podanie o umorzenie zaległości podatku rolnego, wskazując na trudną sytuację finansową czteroosobowej rodziny, on był bezrobotny, rodzina utrzymywała się z zasiłku przedemerytalnego pobieranego przez żonę podatnika. W toku toczącego się postępowania organ podatkowy zgromadził materiał dowodowy w postaci: oświadczeń majątkowych podatnika i jego żony, zaświadczeń wystawionych przez Powiatowy Urząd Pracy, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej oraz dokumenty świadczące o bieżących wydatkach. Organ podatkowy pismem z dnia 7.07.2004r. wezwał podatnika do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego dotyczącego umorzenia zaległości podatkowej, podatnik w dniu 14.07.2004r. złożył oświadczenie, iż nie wnosi uwag do tego materiału. Burmistrz Miasta wydała w dniu 15.07.2004r. decyzję nr 3113-1-1/04 w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowej, wskazując w uzasadnieniu na przyczyny zastosowania instytucji umorzenia w sytuacjach wyjątkowy i nadzwyczajnych. Od wydanej decyzji w dniu 22.07.2004r. podatnik wniósł odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Łodzi. Decyzją nr K.O. 3406/04 z dnia 1.09.2004r. Kolegium postanowiło uchylić decyzję organu I instancji w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia. Kolegium wskazało na fakt, iż organ I instancji wziął jedynie pod uwagę okoliczności związane ze stanem posiadania i sytuacją dochodową rodziny i na tej podstawie uznał, że nie zachodzą przesłanki z art. 67 Ordynacji podatkowej. Zadaniem Kolegium do stwierdzenia takiego konieczna jest jeszcze analiza sytuacji majątkowej, rodzinnej i zdrowotnej podatnika, wskazał również na fakt rozpatrzenia materiału dowodowego pod kątem ważnego interesu podatnika i interesu publicznego. Organ podatkowy I instancji po ponownie przeprowadzonym postępowaniu postanowił decyzją nr 3113/1/2/04 z dnia 15.10.2004r. umorzyć zaległości podatkowe dotyczące I i II raty podatku.

2. Z 2005 roku kontrolą objęto decyzje: nr 3113-1-4/05 z dnia 28.12.2005r. w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, nr 3113-1-1/05 w sprawie umorzenia 50 % zaległości podatkowych i odsetek oraz rozłożenia na 12 rat zapłatę pozostałej kwoty zadłużenia. W toku prowadzonego postępowania organ podatkowy zebrał materiał dowodowy świadczący o sytuacji finansowej podatników i ich rodzin, były to m.in.:

·                               oświadczenia majątkowe podatników,

·                               zaświadczenia wystawione przez MOPS i Powiatowy Urząd Pracy,

·                               orzeczenia lekarskie stwierdzające przyznanie renty chorobowej,

·                               odcinki rent za ostatni miesiąc,

·                               roczne rozliczenia z osiąganych dochodów,

·                               dokumenty potwierdzające wysokość bieżących wydatków.

Uwag do skontrolowanych decyzji nie wniesiono.

5)         Podatek od środków transportowych

Stawki podatku od środków transportowych na 2004 rok określała uchwała Rady Miejskiej w Brzezinach nr XIV/80/03 z dnia 26 listopada 2003 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2004 rok. Kontrolując prawidłowość ustalenia stawek podatku, stwierdzono zaniżenie stawki podatku dla samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 23 do 25 ton, wyposażonych w inny system zawieszenia w stosunku do minimalnych stawek podatku dla takich pojazdów, określonych w załączniku nr 1 zamieszczonym w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2004 roku (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 83). W podjętej uchwale dla powyższego środka transportowego, ustalono podatek w wysokości 1.550,00 zł, natomiast w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku w załączniku nr 1 minimalną stawkę podatku dla takiego pojazdu ustalono w wysokości 1.576,31 zł. Kserokopia uchwały VI/80/03 stanowi załącznik nr 44 do protokołu.

 

W sytuacji wystąpienia rozbieżności pomiędzy minimalnymi stawkami określonymi w załączniku nr 2 obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2004 roku a stawkami maksymalnymi określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 roku (M. P. nr 51, poz. 804) w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych, gdzie:

1. W załączniku nr 1 obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku dla samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 29 do 31 ton i powyżej 31 ton, wyposażonego w cztery lub więcej osi, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.452,80 zł, natomiast w obwieszczeniu z 31 października 2003 roku maksymalną stawkę podatku w wysokości 2.368,25 zł.

2. W załączniku nr 2: 

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 31 ton wyposażonych w dwie osie minimalną stawkę ustalono w wysokości 1.937,76 zł, natomiast w obwieszczeniu z 31 października 2003 roku dla zespołu pojazdów do 36 ton, maksymalną stawkę ustalono w wysokości 1.830,48 zł,

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 40 ton, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.548,65 zł, natomiast w obwieszczeniu z 31 października 2003 roku dla zespołu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 36 ton maksymalną stawkę ustalono w wysokości 2.368,25 zł.

Rada Miasta w opisanej sytuacji zatwierdziła w uchwałach stawki podatku w wysokości minimalnej, określone w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2003 roku.

Stawki podatku na 2005 rok Rada Miasta ustaliła uchwałą nr XXVII/125/04 z dnia 29 listopada 2004 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2005 rok. Kontrola prawidłowości ustalenia stawek podatku w stosunku do obowiązujących w tym roku obwieszczeń Ministra Finansów: z dnia 26 października 2004 roku w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P. nr 46, poz.794) oraz z dnia 8 października 2004 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005r. (M. P. nr 43, poz.753), wykazała w podjętej uchwale zaniżenie stawki podatku dla samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 23 do 25 ton, wyposażonych w inny system zawieszenia, w stosunku do minimalnej stawki podatku określonej w załączniku nr 1 zamieszczonym w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005 roku. W podjętej przez Radę Miasta uchwale dla takich środków transportowych ustalono stawkę podatku w wysokości 1.550,00 zł, natomiast w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku minimalną stawkę ustalono w wysokości 1.576,31 zł.

Kserokopia uchwały Rady Miejskiej stanowi załącznik nr 45 do protokołu.

Przeprowadzona analiza złożonych deklaracji podatkowych z 2004 i 2005 roku wykazała, że wśród nich nie występowały takie samochody ciężarowe, w których przedziale tonażowym ustalono stawkę podatku w nieprawidłowej wysokości.

Ustalone stawki podatku na 2005 rok nie przekraczały wysokości stawek określonych w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 26 października 2004 roku w sprawie wysokości górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych oraz nie były niższe niż określone w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku w sprawie stawek podatku od środków transportowych obowiązujących w 2005r., za wyjątkiem sytuacji dotyczących rozbieżności pomiędzy wysokościami stawek określonymi w cytowanych rozporządzeniach.

1. W załączniku nr 1 obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku dla samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 29 do 31 ton i powyżej 31 ton, wyposażonego w cztery lub więcej osi, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.452,80 zł, natomiast w obwieszczeniu z 26 października 2004 roku maksymalną stawkę podatku w wysokości 2.444,04 zł.

2. W załączniku nr 2: 

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 31 ton wyposażonych w dwie osie, minimalną stawkę ustalono w wysokości 1.937,76 zł, natomiast w obwieszczeniu z 26 października 2004 roku dla zespołu pojazdów do 36 ton, maksymalną stawkę ustalono w wysokości 1.889,06 zł,

- dla ciągnika siodłowego lub balastowego o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów powyżej 40 ton, minimalną stawkę ustalono w wysokości 2.548,65 zł, natomiast w obwieszczeniu z 26 października 2004 roku dla zespołu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 40 ton maksymalną stawkę ustalono w wysokości 2.444,04 zł.

W przytoczonych przypadkach w kontrolowanej jednostce zastosowano stawki w wysokości minimalnej określonej w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku.

Ogółem dochody z tytułu podatku od środków transportowych w 2004 roku wynosiły 172.089 zł i stanowiły 2,15 % dochodów własnych, osiągnięte dochody w 2005 roku to kwota 132.118 zł, stanowiła 1,6 % dochodów własnych.

Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od środków transportowych osób fizycznych i prawnych stanowią załącznik nr 46 do protokołu.

Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne

Przypis podatku od środków transportowych od osób fizycznych w 2004 roku wynosił 135.101,90 zł, dochody 169.760,50 zł, przypis podatku w 2005 roku 137.886,70 zł, uzyskane dochody 129.408,10 zł.

Z informacji uzyskanych od pracownika Urzędu Miasta zajmującego się zagadnieniami związanymi z tym podatkiem p. ………………………….. wynika, że w 2004 roku opodatkowano 126 pojazdów, których właścicielami było 58 podatników, w 2005 roku opodatkowano 125 pojazdów, których właścicielami było 51 podatników. Aktualizacji stanu posiadanych pojazdów przez poszczególnych podatników dokonywano na podstawie deklaracji przedkładanych przez właścicieli pojazdów, korzystano także z informacji przekazywanych przez Wydział Komunikacji Starostwa Powiatowego w Brzezinach.

Jako próbę do kontroli przyjęto 8 podatników, którzy posiadali zarejestrowane na koniec 2004 roku 30 pojazdów, na koniec 2005 roku 32 pojazdy. Przypis dla badanej próby w 2004r. wynosił 32.605,00 zł, wpłaty wyniosły 32.553,10 zł. Przypis dla próby w 2005r. wynosił 30.993,40 zł, wpłaty 30.070,30 zł.

Deklaracje z badanej próby skontrolowano pod względem terminu ich złożenia do Urzędu Miasta i stwierdzono, że na 8 deklaracji poddanych kontroli w 2004 roku, 5 było złożonych po terminie 15 lutego 2004r., na 8 deklaracji złożonych w 2005r. 4 były złożone po terminie 15 lutego 2005r., było to niezgodne z art.9 ust.6 pkt 1) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Przykładowo deklaracja złożona przez podatnika na 2005 roku w dniu 5 lipca 2005 roku.

Ponadto ustalono, że korekty deklaracji podatnicy składali w terminie przekraczającym 14 dniowy termin określony w art.9 ust.6 pkt2) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Kserokopia przykładowych deklaracji stanowi załącznik nr 47 do protokołu.

W 2005 roku wystąpiły przypadki nie złożenia deklaracji przez podatników, organ podatkowy podejmował działania określone przepisami ustawy Ordynacja podatkowa: np. w przypadku p. ………………………:

-                      skierowano w dniu 29.04.2005r. wezwanie do złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych,

-                      w sytuacji braku działania ze strony podatnika organ podatkowy w dniu 7.06.2005r. wszczął postanowienie w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego,

-                      w dniu 21.06.2005r. skierowano do podatnika postanowienie w sprawie wyznaczenia siedmiodniowego terminu na wypowiedzenie się w zakresie zebranego materiału dowodowego,

-                      kolejny etap prowadzonego postępowania stanowiło wydanie w dniu 30.06.2005r. decyzji nr 3114/14/2005 w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego w wysokości 2.462,50 zł.

W trakcie prowadzonego postępowania korespondencja przesyłana do podatnika była przez niego odbierana, jednak wpłaty zaległego podatku nie dokonał. Działania windykacyjne podjęte wobec podatnika zostały opisane w pkt 8 niniejszego rozdziału dotyczącego windykacji zaległości.

Poddano kontroli prawidłowość zastosowanych stawek w stosunku do pojazdów z badanej próby, nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono. Podatnicy w deklaracjach wpisywali wszystkie dane dotyczące środka transportowego umożliwiające ustalenie podatku, stawki podatku, jakimi opodatkowano pojazdy były zgodne ze stawkami określonymi w uchwałach Rady Miasta.

Skontrolowano terminowość wpłat podatku z badanej próby, ustalenia zamieszczono w poniższych tabelach:

2004 rok                                                                    

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

5

8.858,30

178,50

14,20

II

7

14.341,70

277,90

-

                                                                                                                        

2005 rok

Raty

Ilość podatników wpłacających po terminie

Kwota wpłacona po terminie

Naliczone odsetki

Nie naliczone odsetki

I

4

5.575,10

91,50

210,50

II

5

10.358,30

102,30

3,50

 

Przeprowadzona kontrola terminów wpłat rat podatku i wysokości naliczania odsetek wykazała nieprawidłowości w naliczaniu odsetek w odniesieniu do czterech podatników z badanej próby:

………………………, wpłata rat podatku za 2004 rok dokonana po terminie, odsetki w prawidłowej wysokości, w 2005 roku podatnik wpłacił I ratę podatku po terminie w dniu 18.08.2005r., w wysokości 758,80 zł, inspektor ds. podatków p. ………………. naliczyła odsetki w wysokości 8,80 zł, a kwotę 750 zł zaliczyła na I ratę podatku, prawidłowa wysokość odsetek powinna wynosić 54,00 zł, czyli o 45,20 zł za mało, co było niezgodne z art.55 §2 ustawy Ordynacja podatkowa. Określony w powyższym przepisie prawidłowy sposób zaliczenia wpłaty, która nie pokrywa zaległości wraz z odsetkami, polega na zaliczeniu proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej i odsetek w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Kserokopia karty wpłat podatnika za 2005 rok stanowi załącznik nr 48 do protokołu.

……………….., 2004 rok zakończył z zadłużeniem w wysokości 51,90 zł, I ratę podatku za 2005 rok zapłacił z opóźnieniem w dniu 9.03.2005r., odsetki od zaległości z 2004 roku i z tytułu zapłaty z opóźnieniem I raty podatku nie zostały naliczone, powinny być w wysokości 18,80 zł, działanie powyższe było niezgodne z art.53 §1 i 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Odsetki za opóźnienie w zapłacie II raty za 2005 rok nie podlegały naliczeniu - art.54 §1 pkt5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Kserokopia karty wpłat podatnika za 2005 rok stanowi załącznik nr 49 do protokołu.

……………………….., I ratę podatku za 2005 rok w wysokości 2.025 zł zapłacił dopiero w dniu 18.08.2005r., odsetki zostały naliczone w kwocie 8,80 zł powinny w wysokości 145,90 zł, czyli o 137,10 zł za mało. Zastosowany mechanizm zaliczenia kwoty wpłaty na zaległość podatkową i odsetki był sprzeczny z art.55 §2 ustawy Ordynacja podatkowa. Kserokopia karty wpłat podatnika za 2005 rok stanowi załącznik nr 50 do protokołu.

……………………ł I ratę podatku za 2004 rok w kwocie 3.100 zł zapłacił z opóźnieniem w wysokości 2.933,30 zł z odsetkami w kwocie 40,40 zł, pozostała część tej raty w wysokości 166,70 zł była zapłacona w dniu 22.09.2004r., nie naliczono odsetek od zaległości w kwocie 14,20 zł, II ratę podatnik zapłacił w dniu 22.09.2004r. z odsetkami w wysokości 10,00 zł, powinien zapłacić 9,50 zł, zatem za 2004 roku nie naliczono odsetek w wysokości 13,70 zł.

W 2005 roku po uwzględnieniu odpisów i nadpłaty podatnik za I ratę powinien był zapłacić w kwocie 1.233,40 zł, za II 1.800 zł, I ratę zapłacił w dniu 5.08.2005r. w wysokości 1.100,10 zł i odsetki w wysokości 73,90 zł, powinien zapłacić odsetki 83,30 zł, zaniżone o 9,40 zł. Pozostałą z I raty zaległość w wysokości 133,30 zł, podatnik zapłacił łącznie z II ratą w dniu 16.11.2005r. wraz z odsetkami w wysokości 38,50 zł, powinien zapłacić odsetki 42,00 zł, zaniżone o kwotę 3,50 zł. Ogółem wobec tego podatnika w 2005 roku zaniżono kwotę należnych odsetek o 12,90 zł, łącznie za 2004 i 2005 o 26,60 zł. Zastosowany sposób zaliczania wpłaty na zaległość i odsetki był sprzeczny z art.55 §2 ustawy Ordynacja podatkowa. Kserokopia karty wpłat podatnika z 2004 i 2005r. stanowi załącznik nr 51 protokołu.

Łącznie zaniżono należne odsetki o 227,70 zł. Wyjaśnienie w powyższej sprawie złożyła inspektor ds. podatków p. ……………………., stanowi ono załącznik nr 52 do protokołu. Złożone wyjaśnienie potwierdza błędy popełnione w czasie zaliczenia powyższych wpłat na zaległość i odsetki, ponadto załączono do niego kserokopie postanowień skierowanych do tych podatników wydane na podstawie art.53 § 1 i 4, art.55 i art.66 §4 w trybie art.216 – 219 i art.236 ustawy w sprawie zaliczenia dokonanych wpłat. Z załączonych do wyjaśnienia kserokopii dowodów wpłat wynika, że trzech z czterech podatników dokonało wpłat zaległości w dniu 8 i 9.03.2006r. na kwotę 201,10 zł. Ostatni z podatników dokonał wpłaty w terminie późniejszym.

Zaległości z badanej próby na koniec 2004 roku wynosiły 51,90 zł, na koniec 2005 roku 2.775,00 zł. Zaległości ogółem na koniec 2004 roku wynosiły 25.560,70 zł, na koniec 2005 roku 25.184,50 zł. Zadłużenie w największej wysokości posiadali:

- ………………….14.734,30 zł,

- ………………… 4.681,90 zł,                  

- …………………. 2.025 zł,

- ………………… 933,30 zł,

- ……………………750,00 zł.

Podjęte działania windykacyjne zostały opisane w pkt 8 niniejszego rozdziału pn. Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.

Podatek od środków transportowych – osoby prawne

W 2004 roku podatkiem od środków transportowych od osób prawnych objęto 7 pojazdów, które posiadało 5 podatników, w 2005 roku objęto 4 pojazdy, które posiadały 4 osoby prawne. Przypis podatku w 2004 roku wynosił 6.101,70 zł, wpłaty 2.328,50 zł, przypis w 2005 roku 3.460,00 zł wpłaty 2.710 zł.

Szczegółową kontrolą objęto trzech podatników:……………………………………... Przypis podatku w 2004 roku wynosił 3.641,70 zł, przypis w 2005 roku 1.600 zł.

W skontrolowanych deklaracjach zastosowano prawidłowe stawki podatku.

Z sześciu skontrolowanych deklaracji trzy były złożone po terminie 15 lutego danego roku podatkowego, było to sprzeczne z art.9 ust.6 pkt1) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Przeprowadzona kontrola terminowości wpłat podatku wykazała, że I ratę w 2004 roku wpłaciło po terminie dwóch podatników na kwotę 640,00 zł, jednostka naliczyła odsetki w wysokości 74,30 zł, II ratę podatku w wysokości 321,70 zł po terminie zapłacił jeden podatnik, naliczono odsetki w wysokości 7,95 zł. W 2005 roku z badanej próby I i II ratę jeden podatnik zapłacił z opóźnieniem kilkudniowym, nie zostały naliczone odsetki, z uwagi na postanowienia wynikające z art.54 §1 pkt5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

Zaległości ogółem na koniec 2004 roku wynosiły 46.855,23 zł, na koniec 2005 roku 12.610,00 zł. Zadłużenie posiadali:

- …………………………………… 12.310,00 zł,

-…………………………………….. 300,00 zł.

Podjęte działania windykacyjne zostały opisane w pkt 8 niniejszego rozdziału pn. Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2004 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota
objęta decyzjami

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

6

10.620.90

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

2

6.451,90

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

-

-

2005 rok

Rodzaj decyzji

Ilość
wydanych decyzji

Kwota
objęta decyzjami

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek

5

35.611,93

Rozłożenie zapłaty podatku na raty

-

-

Odroczenie terminu płatności podatku

-

-

Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

-

-

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

-

-

Przeprowadzono kontrolę losowo wybranych decyzji:

-          decyzja nr 3114/7/2004/U z dnia 22.09.2004r. w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych za lata 2001-2003 w kwocie 1.950,70 zł, stanowiącej 25 % zaległości w wysokości 7.802,60 zł oraz umorzenia odsetek od zaległości w wysokości 2.201,30 zł i decyzja nr 3114/7/2004 z dnia 22.09.2004r. w sprawie rozłożenia zaległości podatkowej w kwocie 5.851,90 zł na 60 rat po 97,50 zł, ostatnia rata 99,40 zł, płatnych do końca każdego miesiąca począwszy od października 2004 roku do września 2009 roku. Decyzje zostały wydane na wniosek podatnika z dnia 22.07.2004r., w sprawie umorzenia zaległości podatkowej i odsetek. W trakcie prowadzonego postępowania podatkowego podatnik zmienił swój wniosek, prosząc o umorzenie części zaległości podatkowej i odsetek a pozostałą część zaległości o rozłożenie na raty,

-          decyzja nr 3114/9/2004/U z dnia 29.11.2004r. w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w wysokości 3.155,00 zł i umorzenia odsetek od zaległości w wysokości 199,30 zł,

-          decyzja nr 3114/15/05/U z dnia 12.09.2005r. w sprawie umorzenia z urzędu zaległości podatkowej za okres od 1.05.1999 do 22.10.2002r. w wysokości 32.783,53 zł wraz z odsetkami obciążające ………………………………………. Na podstawie dokumentacji stwierdzono, że Sąd Rejonowy w Skierniewicach, Wydział Gospodarczy w dniu 27 kwietnia 1999 roku ogłosił upadłość podatnika, wyznaczył syndyka prowadzącego postępowanie upadłościowe oraz wezwał wierzycieli do zgłaszania wierzytelności. Miasto Brzeziny przesłało wykaz wierzytelności w dniu 22 czerwca 1999 roku, następnie uaktualnione wykazy przesyłane były do 2003 roku. W dniu 25 listopada 2004 roku organ prowadzący postępowanie wydał postanowienie o zakończeniu postępowania upadłościowego. W toku prowadzonego postępowania Miasto Brzeziny otrzymało kwotę 11.370,74 zł. Decyzję o umorzeniu zaległości podjęto na podstawie art.207 i art.210 w związku z art.67d §1 pkt3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

W trakcie kontroli powyższych decyzji ustalono:

-                      decyzje w sprawie zastosowania ulgi wydawała p. Burmistrz Miasta,

-                      instytucję umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych, wydane decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne,

-                      przed ich wydaniem organ podatkowy zebrał materiał dowodowy potwierdzający sytuację finansową poszczególnych podatników, np.: oświadczenia o stanie majątkowym, zaświadczenia o wpisie do działalności gospodarczej, informacje o pomocy publicznej otrzymanej przez przedsiębiorcę w okresie 3 kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku, zeznania podatkowe PIT o wysokości uzyskiwanych przychodów, umowy leasingu dotyczące środków transportowych, umowy kredytowe zawarte z bankami dotyczące kredytów na prowadzenie działalności gospodarczej, zaświadczenia z MOPS potwierdzające, czy podatnik korzysta z pomocy ośrodka, zaświadczenie z Komendy Powiatowej Policji o zaistniałym wypadku drogowym, któremu uległ podatnik,

Nie wniesiono uwag do wydanych decyzji.

6)         Opłata targowa

Dochody z tytułu opłaty targowej w 2004 i 2005 roku zostały wykazane w sprawozdaniach o dochodach Rb-27S, w dziale 756, rozdziale 75616 w § 043, w 2004 roku na zaplanowaną kwotę 25.000 zł wpłaty wyniosły 26.733 zł, w 2005 roku zaplanowano 40.000 zł wpłaty wyniosły 44.654 zł.

Wysokość opłaty targowej na 2004 rok określała uchwała Rady Miasta nr XXXIV/38/97 z dnia 27 czerwca 1997 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej. Zgodnie z jej treścią stawka opłaty targowej przy sprzedaży:

-          zwierząt gospodarskich hodowlanych wynosiła od 0,50 do 2,50 zł/sztukę,

-          obnośnej z ręki, kosza - 1,50 zł,

-          za wjazd wozem konnym, ciągnikiem, samochodem osobowym lub dostawczym - 2,50 zł,

-          za wjazd samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej do 2,5 tony - 7,50 zł,

-          za wjazd samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 tony - 12,50 zł,

-          za zajęcie 1 m2 placu pod stoisko lub towar – 1,50 zł,

-          za zajęcie 1 m2 przez ladę służącą do sprzedaży – 2,50 zł.

W § 3 zapisano że, inkasenci wpłacają pobrane opłaty targowe do kasy Urzędu w terminie do 5 każdego dnia miesiąca.

Wynagrodzenie za inkaso ustalono w wysokości 20 % pobranych opłat, uchwała nr XXIII/39/96 z dnia 31 maja 1996 roku w sprawie zmiany uchwały nr 39 Rady Miejskiej w Brzezinach z dnia 25 września 1992 roku.

W okresie obowiązywania opisanych uchwał inkasentem opłaty targowej była p. …………………………….., pobierała ona opłatę na podstawie umowy dzierżawy i zlecenia z dnia 31 maja 2002 roku podpisanej na okres od 1 czerwca 2002 roku do 30 kwietnia 2005 roku. Zgodnie z obowiązującą w momencie podpisania umowy uchwałą Rady Miasta rozliczanie z pobranych biletów opłaty targowej oraz wpłacanie do kasy urzędu miało być dokonywane w terminie do 5 dnia miesiąca z dołu. Wynagrodzenie za wykonywanie czynności inkasenta ustalono w wysokości 20 % od zebranych kwot.

Rada Miasta Brzeziny dokonała zmian stawek opłaty targowej podejmując w dniu 26 października 2004 roku uchwałę nr XXVI/115/2004 w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, ustalono je:

-          przy sprzedaży obnośnej z ręki, kosza – 1,50 zł,

-          przy sprzedaży z placu, za 1 m2 zajętej powierzchni – 1,50 zł,

-          przy sprzedaży z lady, za 1 m2 powierzchni zajętej pod towar – 2,50 zł.  

Inkasentami opłaty targowej na podstawie postanowień uchwały byli dzierżawcy targowiska, termin wpłaty opłaty targowej do kasy urzędu ustalono na dzień jej pobrania, wynagrodzenie dla inkasentów w wysokości 20 % wpłaconych w danym miesiącu opłat. Uchwała ta weszła w życie 14 dni od dnia jej ogłoszenia w dniu 4 grudnia 2004 roku w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego ( Nr 318, poz. 2664).

Na podstawie postanowień tej uchwały była podpisana w dniu 26 kwietnia 2005 roku umowa dzierżawy i zlecenia nr IGM 100/2005 pomiędzy przedstawicielem Miasta Brzeziny a p. …………………………... Przedmiotem dzierżawy było targowisko miejskie, od której dzierżawca zobowiązany był płacić czynsz dzierżawny w wysokości 12.600 zł netto miesięcznie, w ramach zlecenia dzierżawca zobowiązany był do pobierania opłat targowych od osób dokonujących sprzedaży na terenie targowiska i w innych miejscach będących targowiskami. Zebrane kwoty opłaty targowej miały być wpłacane do kasy urzędu w dniu ich pobrania a w przypadku, „…gdy dniem pobrania jest dzień wolny od pracy, w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym od pracy”. Ustalenie w podpisanej umowie takiego terminu rozliczenia zebranych opłat pozostawało w sprzeczności z §3 uchwały Rady Miasta nr XXVI/115/2004 z dnia 26 października 2004 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, gdzie ustalono, że zebrane opłaty targowe mają być rozliczane w dniu ich pobrania. Ponadto stanowiło ingerencje w kompetencje organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego określone w art.19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Kserokopia uchwały Rady Miasta nr XXVI/115/2004 i umowy nr IGM 100/2005 stanowią załącznik nr 53 do protokołu.

W podjętej przez Radę Miasta w dniu 31 marca 2005 roku uchwale nr XXXI/12/05 w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej ustalono stawki opłaty na targowiskach położonych na terenie miasta. W uchwale tej wprowadzono dzienne stawki opłaty od sprzedaży okazjonalnej w wysokości 5 zł/m2 zajmowanej powierzchni. Pozostałe zasady poboru opłaty nie uległy zmianie poza zapisem dotyczącym dokonywania wpłat do urzędu pobranych na targowisku opłat, tzn. wpłata miała być dokonywana w dniu poboru opłaty, w przypadku, gdy dniem pobrania był dzień wolny od pracy, wpłatę do urzędu należało wnieść w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym. Uchwała ta weszła w życie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, który został opublikowany w dniu 27 czerwca 2005 roku.

Umowa nr IGM 100/2005 została rozwiązana z dniem 31 sierpnia 2005 roku. Burmistrz Miasta w dniu 30 sierpnia 2005 roku podpisała umowę (nr IGM 211/2005) na wydzierżawienie targowiska miejskiego i zlecenie pobierania opłat targowych od osób dokonujących sprzedaży na terenie targowiska i w innych miejscach będących targowiskami. W umowie nr IGM 211/2005 ustalono nieprawidłowy termin wpłacanie pobranych opłat do kasy urzędu, poprzez dodanie do postanowień wynikających z uchwały Rady Miasta zapisów, że wpłata do kasy może być dokonana w dniu następnym, jeżeli opłata została pobrania w godzinach popołudniowych. Rozszerzenie zapisów umowy ponad postanowienia dokonane przez Radę Miasta Brzeziny w uchwale nr XXXI/12/05 z dnia 31 marca 2005 roku, jest działaniem nieprawidłowym i sprzecznym z § 5 tej uchwały oraz stanowi ingerencję w kompetencje organu stanowiącego kontrolowanej jednostki wynikające z art.19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Kserokopia uchwały nr XXXI/12/05 i umowy dzierżawy nr IGM 211/2005 stanowią załącznik nr 54 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie ustalenia w podpisanych umowach terminów wpłaty pobranej opłaty targowej do kasy urzędu złożyła p. Burmistrz stanowi załącznik nr 55 do protokołu.

Przeprowadzono kontrolę wpłat do kasy urzędu miasta za II kwartał 2004 roku i stwierdzono, że inkasent wpłacał zebrane kwoty opłaty targowej w ostatnim dniu miesiąca, nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzenia dla inkasenta nie stwierdzono.

W 2005 roku skontrolowano wpłaty dokonane we wrześniu i październiku i ustalono, że inkasent dokonywał wpłat do kasy urzędu z pobranych kwot opłaty z dwóch dni, wystąpiły sporadyczne przypadki z trzech dni, szczegółowe zestawienie wpłat z tych miesięcy przedstawiają tabele:

Wrzesień 2005 roku

Lp.

Dzień miesiąca

Wpłata

Pobór opłaty

Wpłata do kasy

1.

1

1

Czwartek

Czwartek

2.

2

2

Piątek

Piątek

3.

3

5

Sobota

Poniedziałek

4.

5 i 6

6

Poniedziałek i wtorek

Wtorek

5.

7 i 8

8

Środa i czwartek

Czwaretk

6.

9, 10 i 12

12

Piątek, sobota i poniedziałek

Poniedziałek

7.

13 i 14

14

Wtorek i środa

Środa

8.

15 i 16

16

Czwartek i piątek

Piątek

9.

17 i 19

19

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

10.

20 i 21

21

Wtorek i Środa

Środa

11.

22 i 23

23

Czwartek i piątek

Piątek

12.

24 i 26

30

Sobota i poniedziałek

Piątek

13.

27 i 28

28

Wtorek i środa

Środa

14.

29 i 30       

30

Czwartek i piątek

Piątek

 

Październik 2005 roku

Lp.

Dzień miesiąca

Wpłata

Pobór opłaty

Wpłata do kasy

1.

1 i 3

3

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

2.

4 i 5

5

Wtorek i środa

Środa

3.

6 i 7

7

Czwartek i piątek

Piątek

4.

8 i 10

10

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

5.

11 i 12

12

Wtorek i środa

Środa

6.

13 i 14

14

Czwartek i piątek

Piątek

7.

15 i 17

17

Sobota i poniedziałek

Poniedziałek

8.

18 i 19

19

Wtorek i Środa

Środa

9.

20 i 21

21

Czwartek i piątek

Piątek

10.

22 i 24

24

Sobota i poniedziałek

Piątek

11.

25 i 26           

26

Wtorek i środa

Środa

12.

27 i 28

28

Czwartek i piątek

Piątek

13.

29, 30 i 31

31

Sobota, niedziela i poniedziałek

Poniedziałek

 

Szczegółową analizę terminów wpłat opłaty targowej przeprowadzono w odniesieniu do postanowień §5 uchwały Rady Miasta w dniu 31 marca 2005 roku nr XXXI/12/05 mówiącego o tym, że wpłata powinna być dokonana w dniu poboru opłaty, w przypadku, gdy dniem pobrania jest dzień wolny od pracy, wpłatę do urzędu należy wnieść w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym. Stwierdzono, że wpłaty w dniach: 3, 5, 7, 9, 13, 15, 20, 22, 27 i 29 września oraz 4, 6, 11, 13, 18, 20, 25, i 27 października wniesiono do kasy Urzędu Miasta niezgodnie z postanowieniami w/c uchwały Rady Miasta. Wymienione dni były dniami roboczymi i inkasent miał możliwość dokonania ich wpłaty zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Miasta.

Kserokopia rozliczeń wpłat z wybranych dni i dokumentów wpłat do kasy urzędu stanowi załącznik nr 56 do protokołu. Wyjaśnienie w sprawie wpłat opłaty targowej po terminie złożyła Burmistrz Miasta stanowi ono załącznik nr 55 do protokołu. Złożone wyjaśnienie potwierdza ustalenia dokonane w trakcie kontroli w przedmiocie ustalania w podpisanych umowach terminu dokonywania wpłat opłat targowych do kasy urzędu. Wykazana przy podpisywaniu tych umów „dobra wola” ze strony Urzędu Miasta w zakresie uelastycznienia terminu dokonywania ich wpłat do kasy urzędu, doprowadziła do naruszeń opisanych uchwał Rady Miasta oraz stanowiła ingerencję w kompetencję organu stanowiącego, opisane powyżej.  

 

7)      Opłata skarbowa

Dochody z tytułu opłaty skarbowej pobranej w 2004 roku wynosiły 260.791 zł, natomiast w 2005 roku 343.219 zł, zostały one wykazane w sprawozdaniu Rb-27S w dziale 756 rozdziale 75618 w §0410.

Kontroli poddano prawidłowość poboru opłaty skarbowej od zaświadczeń wystawionych w miesiącach od stycznia do marca 2005 roku oraz prawidłowość naliczenia i pobór opłaty skarbowej od wniosków dotyczących umorzeń zaległości podatkowych.

W toku kontroli nie stwierdzono, nieprawidłowości w zakresie poboru opłaty skarbowej oraz zastosowanych zwolnień, poza jednym zaświadczeniem nr 3118-1-8/05 z dnia 25.01.2005r. wydanym na wniosek podatnika dotyczący „O ilości gospodarstwa rolnego – czy figuruje w rejestrach podatkowych”. Wnioskujący wskazał, że będzie ono przedłożone u notariusza. W wystawionym zaświadczeniu wpisano wielkość gospodarstwa, opłatę skarbową pobrano w wysokości 16 zł, było to niezgodne z częścią III kolumna 4 pkt 11 ppkt 5 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004r. Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.). Przeprowadzona kontroli innych wniosków dotyczących wydania takiego samego zaświadczenia wykazała prawidłowe działania pracownika urzędu przyjmującego wnioski - nie pobierano opłaty skarbowej.

8)      Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych

Zaległości w poszczególnych rodzajach podatków oraz zestawienie działań windykacyjnych, podejmowanych przez jednostkę w okresie objętym kontrolą, przedstawiają poniższe tabele, sporządzone na podstawie prowadzonej w jednostce ewidencji upomnień i tytułów wykonawczych.

2004 rok

Rodzaj
podatku

Kwota odsetek naliczona na koniec roku

Kwota zaległości na koniec roku (z uwzględnieniem lat ubiegłych)